Czego dowiesz si\u0119 z tego wpisu?<\/h2>\n\n- Jaka jest r\u00f3\u017cnica mi\u0119dzy zarz\u0105dzaniem czasem a zarz\u0105dzaniem sob\u0105 w czasie?<\/li>\n
- Jakie s\u0105 4 generacje zarz\u0105dzania czasem?<\/li>\n
- Jak ustala\u0107 cele?<\/li>\n
- Jak planowa\u0107, wykorzystuj\u0105c metod\u0119 GTD?<\/li>\n
- Co to jest metoda TRZOS?<\/li>\n
- Co to jest metoda ALPEN?<\/li>\n
- Co to jest procedura OATS?<\/li>\n
- Jak ustala\u0107 czas pracy wed\u0142ug zasady 60:40?<\/li>\n
- Co to jest macierz Eisenhowera?<\/li>\n
- Jak okre\u015bla\u0107 priorytety wed\u0142ug zasady Pareto i ABC?<\/li>\n
- Co to jest metoda Pomodoro?<\/li>\n
- Co to jest metoda salami i sera szwajcarskiego?<\/li>\n
- Jak wykorzystywa\u0107 szczyt energetyczny?<\/li>\n
- Jak eliminowa\u0107 rozpraszacze?<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n\n
TL;DR<\/h2>\n
Aby efektywnie zarz\u0105dza\u0107 zadaniami w czasie, ustalaj cele, planuj swoje dzia\u0142ania i wyznaczaj priorytety. Istnieje wiele metod, dzi\u0119ki kt\u00f3rym u\u0142atwisz sobie organizacj\u0119 \u017cycia zawodowego i prywatnego. Cele sformu\u0142ujesz przy pomocy metody SMARTER oraz OKR, natomiast codzienne obowi\u0105zki zaplanujesz, korzystaj\u0105c z metody Getting Things Done. List\u0119 zada\u0144 stworzysz r\u00f3wnie\u017c przy pomoc metod TRZOS, ALPEN i OATS. Spo\u015br\u00f3d wszystkich dzia\u0142a\u0144 do wykonania wybieraj te priorytetowe i to nimi zajmuj si\u0119 w pierwszej kolejno\u015bci. Aby je ustali\u0107, korzystaj z matrycy Eisenhowera, zasady Pareto lub klasyfikacji ABC. Wydajno\u015b\u0107 swojej pracy zwi\u0119kszaj przy pomocy metody Pomodoro, a z\u0142o\u017cone projekty dziel na mniejsze zadania wed\u0142ug techniki salami lub sera szwajcarskiego. Poznaj sw\u00f3j rytm dnia i najtrudniejsze obowi\u0105zki staraj si\u0119 wykonywa\u0107 w porach, w kt\u00f3rych naj\u0142atwiej si\u0119 koncentrujesz.<\/p>\n<\/div>\n
Zarz\u0105dzanie sob\u0105 w czasie<\/h2>\n
Twoja doba ma 24 godziny. Nie rozci\u0105gniesz jej magicznie. Kiedy jednak zaczniesz zarz\u0105dza\u0107 sob\u0105 i swoimi zadaniami w czasie<\/strong>, zauwa\u017cysz, ile minut przecieka\u0142o Ci dot\u0105d przez palce. Te poj\u0119cia: \u201ezarz\u0105dzanie czasem\u201d i \u201ezarz\u0105dzanie sob\u0105 w czasie\u201d, nie s\u0105 to\u017csame. Pierwsze sugeruje, \u017ce nie masz na nic wp\u0142ywu \u2013 nie zatrzymasz czasu, nie odejmiesz sobie godziny z poniedzia\u0142ku i nie dodasz jej do \u015brody. Pos\u0142uguj\u0105c si\u0119 drugim, przejmujesz stery. Siebie, swoje dzia\u0142ania, plany, motywacje mo\u017cesz kontrolowa\u0107. Nie rz\u0105dzisz czasem, ale sprawiasz, \u017ce czas przestaje rz\u0105dzi\u0107 Tob\u0105<\/strong>.<\/p>\n4 generacje zarz\u0105dzania czasem<\/h3>\n
Stephen Covey, autor bestsellerowych poradnik\u00f3w na temat rozwoju osobistego i przyw\u00f3dztwa, stworzy\u0142 koncepcj\u0119 4 generacji zarz\u0105dzania czasem. Koncepcja ta opisuje sposoby planowania dzia\u0142a\u0144:<\/p>\n
\n- I generacj\u0119 tworz\u0105 ci, kt\u00f3rzy planuj\u0105 sw\u00f3j czas, wykorzystuj\u0105c najprostszy spos\u00f3b: list\u0119 zada\u0144<\/strong>. To, czego nie zrobi\u0105 w jeden dzie\u0144, przek\u0142adaj\u0105 na kolejne.<\/li>\n
- Do II generacji nale\u017c\u0105 zwolennicy dok\u0142adniejszego planowania. Pos\u0142uguj\u0105c si\u0119 kalendarzem<\/strong>, ustalaj\u0105 czas trwania ka\u017cdego zadania.<\/li>\n
- III generacja opisuje tych, kt\u00f3rzy nie tylko planuj\u0105, ale i ustalaj\u0105 priorytety, a tak\u017ce kontroluj\u0105 efekty swoich dzia\u0142a\u0144<\/strong>.<\/li>\n
- Do IV generacji nale\u017c\u0105 osoby, kt\u00f3re zarz\u0105dzaj\u0105 sob\u0105 w czasie<\/strong>. Chocia\u017c wykorzystuj\u0105 sposoby planowania dzia\u0142a\u0144 z poprzednich generacji, wyr\u00f3\u017cniaj\u0105 si\u0119 nastawieniem. Wiedz\u0105, czego chc\u0105, ustalaj\u0105 bliskie i dalekie cele i samodzielnie decyduj\u0105 o jako\u015bci swojego \u017cycia.<\/li>\n<\/ol>\n
Skoro czytasz ten artyku\u0142, prawdopodobnie znajdujesz si\u0119 pomi\u0119dzy III i IV poziomem. Jeste\u015b wi\u0119c o krok przed innymi, poniewa\u017c, jak s\u0105dzi Covey, wsp\u00f3\u0142cze\u015bnie dominuje generacja III. Aby skuteczniej wype\u0142nia\u0107 zadania, powiniene\u015b:<\/p>\n
\n- definiowa\u0107 swoje cele,<\/li>\n
- planowa\u0107 poszczeg\u00f3lne dzia\u0142ania,<\/li>\n
- wyr\u00f3\u017cnia\u0107 w\u015br\u00f3d nich priorytety,<\/li>\n
- eliminowa\u0107 rozpraszacze.<\/li>\n<\/ul>\n
Jak to zrobi\u0107 i nie zwariowa\u0107?<\/p>\n
Definiowanie cel\u00f3w<\/h3>\n
Nie wykonasz pierwszego kroku, je\u015bli nie wiesz, dok\u0105d biec. Dlatego ustalanie cel\u00f3w jest tak wa\u017cne \u2013 kiedy masz \u015bwiadomo\u015b\u0107, do czego zmierzasz, po prostu to realizujesz. Nie tracisz czasu na bezwarto\u015bciowe czynno\u015bci i zastanawianie si\u0119, co dalej.<\/p>\n
Okre\u015blanie cel\u00f3w bywa trudne. Przekonujemy si\u0119 o tym wszyscy wczesn\u0105 wiosn\u0105, gdy ostatecznie okazuje si\u0119, \u017ce nie wype\u0142nimy postanowie\u0144 noworocznych. Znowu, kolejny rok z rz\u0119du. Problem jednak nie do ko\u0144ca tkwi w braku konsekwencji i wytrwa\u0142o\u015bci. B\u0142\u0105d pope\u0142niamy bowiem ju\u017c na etapie obmy\u015blania zamierze\u0144 \u2013 nie precyzujemy ich. Chcemy przebiec maraton, schudn\u0105\u0107 13 kilo, nauczy\u0107 si\u0119 francuskiego i zwiedza\u0107 \u015bwiat, ale nie okre\u015blamy, jak to zrobimy. Nie ustalamy pierwszego kroku.<\/p>\n
Definiuj\u0105c cele, korzystaj ze sprawdzonych spos\u00f3b. Do najpopularniejszych metod okre\u015blania precyzyjnych zamierze\u0144 nale\u017c\u0105: metoda 5 filar\u00f3w, metoda SMARTER oraz metoda OKR.<\/p>\n
Metoda 5 filar\u00f3w<\/h4>\n
Metoda 5 filar\u00f3w jest dzie\u0142em Briana Tracy\u2019ego, najs\u0142ynniejszego na \u015bwiecie mentora w dziedzinie rozwoju osobistego i psychologii sukcesu. Tracy uwa\u017ca, \u017ce szcz\u0119\u015bcie i spe\u0142nienie osi\u0105gniemy tylko wtedy, gdy zadbamy o 5 sfer naszego \u017cycia<\/strong>: w\u0142asne pragnienia, relacje z bliskimi, zdrowie, finanse osobiste oraz rozw\u00f3j zawodowy.<\/p>\nKiedy wi\u0119c definiujesz swoje cele \u2013 marzenia, postanowienia noworoczne czy plany bliskie i dalekie \u2013 zadbaj o to, aby dotyczy\u0142y ka\u017cdego z pi\u0119ciu filar\u00f3w.<\/p>\n
W\u0142asne pragnienia<\/h5>\n
My\u015blenie o sobie postrzegamy jako egoizm. Wydaje nam si\u0119, \u017ce je\u015bli kto\u015b skupia si\u0119 na swoich potrzebach, to automatycznie lekcewa\u017cy potrzeby innych. Tymczasem, aby m\u00f3c zatroszczy\u0107 si\u0119 o \u017con\u0119, dzieci, rodzic\u00f3w czy przyjaci\u00f3\u0142, musimy czu\u0107 si\u0119 dobrze sami ze sob\u0105. Kiedy jeste\u015bmy sfrustrowani, przelewamy z\u0142o\u015b\u0107 i rozgoryczenie na bliskich. Realizacja osobistych pragnie\u0144 sprawia natomiast, \u017ce przyja\u017aniej patrzymy i na siebie, i na \u015bwiat.<\/p>\n
Planuj\u0105c osobiste cele, na moment b\u0105d\u017a egoist\u0105<\/strong>. Nie my\u015bl o innych, o pracy, utrzymaniu domu. Zastan\u00f3w si\u0119, co sprawia Ci rado\u015b\u0107. Podr\u00f3\u017ce, rozwijanie pasji, a mo\u017ce po prostu rzeczy materialne? Mog\u0105 to by\u0107 odwa\u017cne marzenia \u2013 zobaczy\u0107 Wielki Kanion, zdoby\u0107 koron\u0119 maraton\u00f3w, skoczy\u0107 ze spadochronem, ale i najmniejsze zachcianki \u2013 weekend poza miastem, nowa ksi\u0105\u017cka, gra, buty. Wa\u017cne, aby te marzenia i te zachcianki by\u0142y TWOJE.<\/p>\nRelacje z bliskimi<\/h5>\n
Wyznaczaj\u0105c cele, cz\u0119sto pomijamy dzia\u0142ania zwi\u0105zane z dbaniem o wi\u0119zi rodzinne i przyjacielskie. Wydaje nam si\u0119, \u017ce rodzina po prostu b\u0119dzie. Kiedy ju\u017c jednak wiesz, co chcia\u0142by\u015b zrobi\u0107 dla siebie, pomy\u015bl r\u00f3wnie\u017c o swoich relacjach z bliskimi<\/strong>. Jak je poprawi\u0107? Mo\u017ce powiniene\u015b cz\u0119\u015bciej odwiedza\u0107 rodzic\u00f3w, odnowi\u0107 kontakt z przyjacielem z liceum, od czasu do czasu zabra\u0107 \u017con\u0119 na randk\u0119?<\/p>\nZdrowie<\/h5>\n
Wiemy, jak wa\u017cne jest zdrowie. Panuj\u0105ca obecnie moda na fit, slow i clean nieustannie nam o tym przypomina. Uwzgl\u0119dnij wi\u0119c w swoich planach postanowienia dotycz\u0105ce zdrowia<\/strong>: przestan\u0119 pali\u0107 papierosy, zaczn\u0119 je\u015b\u0107 \u015bniadania, b\u0119d\u0119 regularnie spacerowa\u0107 albo chodzi\u0107 na si\u0142owni\u0119 i wykonywa\u0107 podstawowe badania.<\/p>\nFinanse osobiste<\/h5>\n
Nie oszukujmy si\u0119: pieni\u0105dze s\u0105 istotne. Bez nich nie zrealizujemy wielu marze\u0144, nie zadbamy o siebie i rodzin\u0119. Je\u015bli Twoja sytuacja finansowa nie do ko\u0144ca Ci\u0119 zadowala, zastan\u00f3w si\u0119, jak j\u0105 poprawi\u0107. Obiecaj sobie oszcz\u0119dzanie 100 z\u0142otych miesi\u0119cznie, za\u0142o\u017cenie lokaty albo lepsze gospodarowanie domowym bud\u017cetem.<\/p>\n
Rozw\u00f3j zawodowy<\/h5>\n
Niepowodzenia w \u017cyciu zawodowym rzutuj\u0105 na nasz\u0105 prywatno\u015b\u0107. Sp\u0119dzamy w pracy oko\u0142o 40 godzin tygodniowo, ale je\u015bli miewamy w niej problemy, my\u015blimy o nich nieustannie. Definiuj\u0105c cele, zastan\u00f3w si\u0119 wi\u0119c r\u00f3wnie\u017c nad rozwojem zawodowym<\/strong> \u2013 mo\u017cliwo\u015bci\u0105 wzi\u0119cia udzia\u0142u w szkoleniach podnosz\u0105cych kwalifikacje, ubiegania si\u0119 o podwy\u017ck\u0119 albo awans, a mo\u017ce i zmiany pracy.<\/p>\nMetoda SMARTER<\/h4>\n
Okre\u015blenie cel\u00f3w w obr\u0119bie ka\u017cdego filaru nie wystarczy \u2013 musisz je jeszcze odpowiednio sformu\u0142owa\u0107. S\u0142u\u017cy do tego metoda SMARTER. Nazwa jest akronimem, a ka\u017cda litera s\u0142owa oznacza inn\u0105 cech\u0119, kt\u00f3r\u0105 powinien charakteryzowa\u0107 si\u0119 dobrze zdefiniowany cel:<\/p>\n
S<\/strong> \u2013 specific<\/i> = szczeg\u00f3\u0142owy<\/p>\nM<\/strong> \u2013 measurable<\/i> = mierzalny<\/p>\nA<\/strong> \u2013 attainable<\/i> = atrakcyjny<\/p>\nR<\/strong> \u2013 realistic<\/i> = realistyczny<\/p>\nT<\/strong> \u2013 timely<\/i> = terminowy<\/p>\nE<\/strong> \u2013 exciting<\/i> = ekscytuj\u0105cy<\/p>\nR<\/strong> \u2013 recorded<\/i> = zapisany<\/p>\nZacznij wi\u0119c od ustalenia, co chcesz osi\u0105gn\u0105\u0107<\/strong>. Konkretnie. Cel Zaczn\u0119 wi\u0119cej \u0107wiczy\u0107<\/i> jest niejasny, rozmyty \u2013 nie wiesz dok\u0142adnie, ile oznacza \u201ewi\u0119cej\u201d. Zamiast tego zdecyduj, \u017ce 3 razy w tygodniu b\u0119dziesz chodzi\u0142 na si\u0142owni\u0119 albo co tydzie\u0144 przejedziesz 30 kilometr\u00f3w na rowerze. Tak sformu\u0142owany cel \u0142atwo r\u00f3wnie\u017c zmierzy\u0107<\/strong> \u2013 na ka\u017cdym etapie jego realizacji potrafisz okre\u015bli\u0107, jak wiele ju\u017c osi\u0105gn\u0105\u0142e\u015b (wiesz, ile trening\u00f3w wykona\u0142e\u015b albo ile kilogram\u00f3w straci\u0142e\u015b). Okre\u015bl tak\u017ce termin wype\u0142nienia<\/strong> swojego postanowienia, czyli jego pocz\u0105tek i koniec. Dzi\u0119ki temu unikniesz odk\u0142adania realizacji w niesko\u0144czono\u015b\u0107. Wszystkie szczeg\u00f3\u0142y dotycz\u0105ce celu zanotuj<\/strong> i trzymaj w miejscu, do kt\u00f3rego cz\u0119sto zagl\u0105dasz, np. w kalendarzu czy szufladzie biurka. Zapisuj\u0105c co\u015b, zw\u0142aszcza odr\u0119cznie, podpisujesz umow\u0119 z samym sob\u0105. Wszystko to, co utrwalone, ma dla nas wi\u0119ksze znaczenie.<\/p>\nNie podejmuj jednak postanowie\u0144, wiedz\u0105c, \u017ce ich nie zrealizujesz. Je\u015bli nie lubisz biega\u0107, nie przebiegniesz maratonu. Oczywi\u015bcie, ka\u017cdego dnia mo\u017cesz zmusza\u0107 si\u0119 do treningu, prawdopodobnie jednak z ka\u017cdym kilometrem b\u0119dziesz si\u0119 za to coraz bardziej nienawidzi\u0107. Cel powinien by\u0107 wi\u0119c realistyczny<\/strong> i atrakcyjny dla Ciebie<\/strong>, a droga do niego ekscytuj\u0105ca<\/strong>.<\/p>\nWi\u0119cej o metodzie SMART przeczytasz w tym artykule<\/a>.<\/p>\nMetoda OKR<\/h4>\n
Jako uzupe\u0142nienie metody SMARTER stosowa\u0107 mo\u017cesz OKR. Nazwa jest skr\u00f3tem angielskiej frazy Objectives and Key Results<\/i> oznaczaj\u0105cej cele i kluczowe rezultaty. Technik\u0119 t\u0119 stosuj\u0105 pracownicy najwi\u0119kszych na \u015bwiecie firm: Google, LinkedIn czy Intel. Polega na wyznaczaniu 3\u20134 najwa\u017cniejszych cel\u00f3w i regularnym mierzeniu stopnia ich wype\u0142nienia.<\/p>\n
Aby wprowadzi\u0107 OKR w \u017cycie:<\/p>\n
\n- Wybierz odcinek czasu, kt\u00f3ry chcesz zaplanowa\u0107. Zwolennicy tej metody planami wype\u0142niaj\u0105 najcz\u0119\u015bciej 3 kolejne miesi\u0105ce, dany kwarta\u0142 albo najbli\u017csz\u0105 por\u0119 roku.<\/li>\n
- Okre\u015bl wszystkie swoje cele (najlepiej z 5 filar\u00f3w), a potem wybierz spo\u015br\u00f3d nich 3\u20134 kluczowe. Dzi\u0119ki temu skoncentrujesz si\u0119 na tym, co w konkretnym czasie jest dla Ciebie najwa\u017cniejsze.<\/li>\n
- Ustaliwszy cele, do ka\u017cdego z nich dobierz 1\u20134 miary (mierzalne rezultaty), dzi\u0119ki kt\u00f3rym przekonasz si\u0119, jakie efekty przynosz\u0105 Twoje starania. Do niekt\u00f3rych zamierze\u0144 przyporz\u0105dkujesz tylko jedn\u0105 miar\u0119 (zrealizowane b\u0105d\u017a nie), do innych znajdziesz kilka \u2013 np. skuteczno\u015b\u0107 trening\u00f3w rowerowych zmierzysz liczb\u0105 przejechanych kilometr\u00f3w, zgubionych kilogram\u00f3w lub centymetr\u00f3w w obwodach.<\/li>\n
- \u015aled\u017a post\u0119py. Kontrolowanie rezultat\u00f3w jest najwa\u017cniejsz\u0105 cz\u0119\u015bci\u0105 ca\u0142ej metody. Wykorzysta\u0107 mo\u017cesz arkusz w Excelu \u2013 kiedy zanotujesz w nim wyniki, program wygeneruje czytelne wykresy z Twoimi rezultatami.<\/li>\n<\/ul>\n
![\"Planowanie](\"https:\/\/minicrm.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/11\/Zarz\u0105dzanie-czasem2-799x454.jpg\")
<\/h3>\nPlanowanie dzia\u0142a\u0144<\/h3>\n
Wyznaczaj\u0105c precyzyjny cel, wykonujesz pierwszy krok ku jego realizacji. Niezale\u017cnie od tego, czy definiujesz marzenie o podr\u00f3\u017cy do Tajlandii, czy proste postanowienie o sko\u0144czeniu pracy godzin\u0119 wcze\u015bniej \u2013 musisz rozpisa\u0107 plan jego wykonania. Je\u015bli opracujesz strategi\u0119 dzia\u0142a\u0144, \u017cadnego z nich nie podejmiesz przypadkowo.<\/p>\n
Getting Things Done<\/h4>\n
Getting Things Done (\u201edoprowad\u017a sprawy do ko\u0144ca\u201d) jest metod\u0105 zarz\u0105dzania czasem, kt\u00f3r\u0105 stworzy\u0142 David Allena, ameryka\u0144ski ekspert od 35 lat zajmuj\u0105cy si\u0119 zagadnieniami produktywno\u015bci. Metoda ta opiera si\u0119 na spisywaniu wszystkich spraw do za\u0142atwienia i uk\u0142adaniu ich w przejrzyste listy. Sk\u0142ada si\u0119 z 5 etap\u00f3w: gromadzenia, analizy, porz\u0105dkowania, przegl\u0105dania i realizacji.<\/p>\n
1. Gromadzenie<\/h5>\n
Na pocz\u0105tek pomy\u015bl o wszystkich sprawach, kt\u00f3re zaprz\u0105taj\u0105 Twoj\u0105 g\u0142ow\u0105 \u2013 nie tylko obowi\u0105zkach s\u0142u\u017cbowych, ale i osobistych, wi\u0119kszych i mniejszych: \u017car\u00f3wce do wymienienia, zakupach, rachunkach, prolongowaniu ksi\u0105\u017cek w bibliotece, przegl\u0105dzie samochodu, planowaniu wakacji, urodzinach c\u00f3rki\u2026 Wszystkie te sprawy, nawet b\u0142ahe, tkwi\u0105 w Twojej pami\u0119ci, wywo\u0142uj\u0105c uczucie psychicznego zm\u0119czenia. Ka\u017cd\u0105 z nich spisz wi\u0119c na oddzielnej kartce, a nast\u0119pnie umie\u015b\u0107 w tzw. skrzynce spraw wp\u0142ywaj\u0105cych (przychodz\u0105cych). Mo\u017ce si\u0119 ni\u0105 sta\u0107 zwyk\u0142a teczka, segregator, szuflada w biurku, koszyk czy folder na pulpicie komputera \u2013 wa\u017cne, aby\u015b wszystkie sprawy gromadzi\u0142 w fizycznym miejscu, a nie w swojej pami\u0119ci.<\/p>\n
2. Analiza<\/h5>\n
Kiedy sprawy znajd\u0105 si\u0119 w skrzynce, ka\u017cd\u0105 z nich musisz przeanalizowa\u0107 i zdecydowa\u0107, jakie dzia\u0142ania w zwi\u0105zku z nimi podj\u0105\u0107. Po kolei wyjmuj je wi\u0119c z koszyka, zadaj\u0105c sobie pytanie: czy mam co\u015b z tym zrobi\u0107? Je\u015bli sprawa nie wymaga \u017cadnego dzia\u0142ania, umie\u015b\u0107 j\u0105:<\/p>\n
\n- w koszu \u2013 skasuj z pami\u0119ci komputera lub ze skrzynki odbiorczej czy po prostu wyrzu\u0107;<\/li>\n
- w archiwum, gdzie trafiaj\u0105 wszystkie dokumenty, notatki, wizyt\u00f3wki, instrukcje obs\u0142ugi, rachunki i faktury \u2013 wszystkie te rzeczy, kt\u00f3rych akurat nie potrzebujesz, ale kt\u00f3re mog\u0105 przyda\u0107 Ci si\u0119 w przysz\u0142o\u015bci;<\/li>\n
- na li\u015bcie Kiedy\u015b\/mo\u017ce<\/i> \u2013 na li\u015bcie tej zapisujesz swoje marzenia, plany i cele, czyli zamierzenia, jakie chcia\u0142by\u015b kiedy\u015b zrealizowa\u0107.<\/li>\n<\/ul>\n
Sprawa, dzia\u0142anie, projekt<\/h6>\n
Kiedy sprawa wymaga podj\u0119cia aktywno\u015bci, staje si\u0119 dzia\u0142aniem \u2013 najbli\u017csz\u0105 czynno\u015bci\u0105, kt\u00f3r\u0105 musisz wykona\u0107, aby zrealizowa\u0107 cel. Je\u015bli wype\u0142nienie zadania zajmie Ci mniej ni\u017c 2 minuty, zr\u00f3b je od razu<\/strong>. Pozosta\u0142e dzia\u0142ania mo\u017cesz:<\/p>\n\n- oddelegowa\u0107, czyli zleci\u0107 innym osobom, a nast\u0119pnie jedynie skontrolowa\u0107 ich efekt (czynno\u015bci oddelegowane zapisz na li\u015bcie Oczekuj\u0105ce<\/i>);<\/li>\n
- wpisa\u0107 do kalendarza \u2013 je\u015bli ma zosta\u0107 wykonane w konkretnym dniu lub o konkretnej godzinie;<\/li>\n
- zanotowa\u0107 na li\u015bcie Nast\u0119pne dzia\u0142anie<\/i> \u2013 znajduj\u0105 si\u0119 na niej wszystkie czynno\u015bci, kt\u00f3re musisz podj\u0105\u0107 kolejno, ale nie w okre\u015blonym czasie.<\/li>\n<\/ul>\n
Dzia\u0142ania, na kt\u00f3re sk\u0142ada si\u0119 kilka aktywno\u015bci, staj\u0105 si\u0119 projektami. Ka\u017cdy projekt zanotuj na li\u015bcie Projekty<\/i>, rozpisuj\u0105c poszczeg\u00f3lne kroki, jakie musisz w jego obr\u0119bie wykona\u0107. Najbli\u017csz\u0105 czynno\u015b\u0107 umie\u015b\u0107 natomiast na li\u015bcie Nast\u0119pne dzia\u0142anie<\/i>.<\/p>\n3. Porz\u0105dkowanie<\/h5>\n
Podczas analizy spraw ze skrzynki tworzysz kilka list: Nast\u0119pne dzia\u0142anie<\/i>, Projekty<\/i>, Oczekuj\u0105ce<\/i> i Kiedy\u015b\/mo\u017ce<\/i>, a tak\u017ce kalendarz i archiwum. Wszystkie dzia\u0142ania musisz jednak uporz\u0105dkowa\u0107, aby zdecydowa\u0107, co i kiedy wykona\u0107. Allen sformu\u0142owa\u0142 3 kryteria grupowania spraw:<\/p>\n\n- kontekst<\/strong>, czyli warunki, jakich potrzebujesz do realizacji dzia\u0142ania. Najcz\u0119stszymi kontekstami s\u0105: miejsca (biuro, dom, na mie\u015bcie \u2013 lokalizacje, w kt\u00f3rych musisz si\u0119 znajdowa\u0107), narz\u0119dzia (telefon, komputer lub internet) oraz ludzie (wsp\u00f3\u0142pracownicy, bez kt\u00f3rych nie zrealizujesz zadania);<\/li>\n
- dost\u0119pny czas<\/strong> \u2013 w obr\u0119bie ka\u017cdego z kontekst\u00f3w dzia\u0142ania podziel wed\u0142ug tego, ile czasu potrzebujesz na ich wykonanie, np.: 10 minut, 30 minut, powy\u017cej 30 minut;<\/li>\n
- dost\u0119pna energia<\/strong> \u2013 na pocz\u0105tku pracy, kiedy poziom Twojej energii jest najwy\u017cszy, zajmij si\u0119 dzia\u0142aniami, kt\u00f3re wymagaj\u0105 skupienia lub kreatywno\u015bci; na koniec dnia zostaw czynno\u015bci rutynowe i powtarzalne, wykonywane bezrefleksyjnie.<\/li>\n<\/ul>\n
4. Przegl\u0105d<\/h5>\n
Codziennie przegl\u0105daj kalendarz oraz list\u0119 Nast\u0119pne dzia\u0142anie<\/i>, skre\u015blaj\u0105c wykonane dzia\u0142ania oraz dodaj\u0105c nowe. Raz w tygodniu przeprowad\u017a ca\u0142\u0105 procedur\u0119 raz jeszcze: umie\u015b\u0107 nowe sprawy w skrzynce, przeanalizuj je i uporz\u0105dkuj. Systematyczne przegl\u0105dy s\u0105 podstaw\u0105 skuteczno\u015bci GTD.<\/p>\n5. Realizacja<\/h5>\n
Wprowadzenie w \u017cycie metody Allena bywa trudne. W codziennej pracy wykonujesz nie tylko dzia\u0142ania zaplanowane, ale i bie\u017c\u0105ce, kt\u00f3re pojawiaj\u0105 si\u0119 nagle i wymagaj\u0105 natychmiastowej reakcji. GTD mobilizuje jednak do podj\u0119cia aktywno\u015bci \u2013 dzi\u0119ki przejrzystym listom z zadaniami, uporz\u0105dkowanymi wed\u0142ug dost\u0119pnego kontekstu, czasu i energii, wiesz, czym si\u0119 zaj\u0105\u0107. Niczego nie odk\u0142adasz na wieczne \u201ep\u00f3\u017aniej\u201d.<\/p>\n
To, jak wprowadzi\u0107 GTD w \u017cycie, szczeg\u00f3\u0142owo opisali\u015bmy tutaj<\/a>. Je\u015bli ta metoda wydaje Ci si\u0119 zbyt skomplikowana, na pocz\u0105tek skorzystaj z prostszych: TRZOS oraz ALPEN.<\/p>\nTRZOS<\/h4>\n
TRZOS jest prost\u0105 metod\u0105 planowania zada\u0144 kr\u00f3tkoterminowych \u2013 dziennych lub tygodniowych. Nazwa stanowi akronim s\u0142\u00f3w:<\/p>\n
T<\/strong> \u2013 Terminy zada\u0144 spisa\u0107,<\/p>\nR<\/strong> \u2013 Ramy czasowe uwzgl\u0119dni\u0107,<\/p>\nZ<\/strong> \u2013 Zaplanowa\u0107 rezerwy czasu,<\/p>\nO<\/strong> \u2013 Ograniczy\u0107 inne dzia\u0142ania,<\/p>\nS<\/strong> \u2013 Skontrolowa\u0107 rezultaty.<\/p>\nTRZOS opiera si\u0119 na spisywaniu planu dowoln\u0105 technik\u0105 \u2013 na kartce papieru albo w elektronicznym notatniku. Zanotuj wi\u0119c wszystkie zadania do wykonania w danym dniu b\u0105d\u017a tygodniu, a nast\u0119pnie okre\u015bl dok\u0142adny termin ich zako\u0144czenia. Je\u015bli zaplanujesz, do kiedy musisz zrealizowa\u0107 zlecenie, nie b\u0119dziesz go odk\u0142ada\u0107 w niesko\u0144czono\u015b\u0107. Ustal te\u017c orientacyjne ramy czasowe dla poszczeg\u00f3lnych etap\u00f3w zadania. Nie wype\u0142niaj jednak swojego planu co do minuty, zostawiaj\u0105c rezerwy czasowe na niespodziewane przerwy w pracy \u2013 wizyt\u0119 szefa czy konieczno\u015b\u0107 sporz\u0105dzenia wa\u017cnego dokumentu.<\/p>\n
Kiedy opracujesz plan, okre\u015bl, kt\u00f3re z zada\u0144 wykonasz w pierwszej kolejno\u015bci. Ustalanie priorytet\u00f3w pojawia si\u0119 w ka\u017cdej metodzie zarz\u0105dzania czasem \u2013 je\u017celi wiesz, co jest naprawd\u0119 wa\u017cne, skupiasz si\u0119 tylko na tym i nie rozpraszasz nieistotnymi kwestiami. Po realizacji wszystkich dzia\u0142a\u0144 skontroluj ich efekty.<\/p>\n
Metoda ALPEN<\/h4>\n
Technika ALPEN opiera si\u0119 na podobnych za\u0142o\u017ceniach. Powsta\u0142a w Niemczech, ale jej nazwa nie wi\u0105\u017ce si\u0119 z Alpami \u2013 jest akronimem 5 niemieckich s\u0142\u00f3w:<\/p>\n
\n- A<\/strong> (Aufgaben \u2013 zadania) \u2013 sporz\u0105d\u017a list\u0119 zada\u0144 do wykonania;<\/li>\n
- L<\/strong> (L\u00e4nge sch\u00e4tzen \u2013 szacowanie d\u0142ugo\u015bci) \u2013 oszacuj, ile zajmie Ci realizacja poszczeg\u00f3lnych zada\u0144;<\/li>\n
- P<\/strong> (Pufferzeiten einplanen \u2013 przerwy i pauzy) \u2013 kiedy obliczysz czas trwania wszystkich czynno\u015bci, zaplanuj sw\u00f3j dzie\u0144, bior\u0105c pod uwag\u0119 r\u00f3wnie\u017c przerwy w pracy;<\/li>\n
- E<\/strong> (Entscheidungen treffen \u2013 priorytety) \u2013 zdecyduj o priorytetach;<\/li>\n
- N<\/strong> (Nachkontrolle \u2013 kontrola) \u2013 kontroluj realizacj\u0119 swoich dzia\u0142a\u0144 i w razie potrzeby przenie\u015b zadania na kolejny dzie\u0144.<\/li>\n<\/ul>\n
Procedura OATS<\/h4>\n
Bardziej z\u0142o\u017con\u0105 metod\u0105 ni\u017c TRZOS czy ALPEN, ale wci\u0105\u017c prostsz\u0105 ni\u017c GTD, jest procedura OATS<\/a>. Nazwa oznacza dos\u0142ownie \u201eowies\u201d i pochodzi od 4 angielskich s\u0142\u00f3w: Outcomes (wyniki), Activities (dzia\u0142ania), Time (czas), Schedule (harmonogram).<\/p>\nProcedur\u0119 wprowadzisz w 4 krokach:<\/p>\n
\n- Wyniki<\/strong> \u2013 na pocz\u0105tek zastan\u00f3w si\u0119, jakie rezultaty chcesz osi\u0105gn\u0105\u0107 w danym dniu lub tygodniu. Nie przeceniaj jednak swoich mo\u017cliwo\u015bci i nie bierz na siebie zbyt wiele. 3\u20136 wynik\u00f3w wystarczy, aby efektywnie wype\u0142ni\u0107 czas.<\/li>\n
- Dzia\u0142ania<\/strong> \u2013 nast\u0119pnie okre\u015bl dzia\u0142ania, dzi\u0119ki kt\u00f3rym osi\u0105gniesz zaplanowane rezultaty, i zapisz je na osobnych listach. Wi\u0105\u017ce si\u0119 to z czynnikiem psychologicznym \u2013 skre\u015blaj\u0105c kolejne wykonane zadania, poczujesz satysfakcj\u0119 z dotychczasowej pracy i zmotywujesz si\u0119 do dalszej.<\/li>\n
- Czas<\/strong> \u2013 wszystkie zadania umie\u015b\u0107 w ramach czasowych, ustalaj\u0105c ich pocz\u0105tek i koniec. Je\u015bli wykonywa\u0142e\u015b ju\u017c wcze\u015bniej podobne dzia\u0142ania, wiesz, ile mniej wi\u0119cej czasu Ci zajmuj\u0105. Kiedy jednak realizujesz zadanie po raz pierwszy, podziel je na mniejsze cz\u0119\u015bci i oszacuj czas, kt\u00f3rego potrzebujesz, aby wykona\u0107 wszystkie odcinki.<\/li>\n
- Harmonogram<\/strong> \u2013 na koniec ustal kolejno\u015b\u0107 realizacji dzia\u0142a\u0144. Najpierw wykonaj najtrudniejsze, a potem te wymagaj\u0105ce najmniejszego skupienia.<\/li>\n<\/ol>\n
60:40<\/h4>\n
Uzupe\u0142nieniem wszystkich metod jest regu\u0142a 60:40, nazywana te\u017c buforem czasowym. Takiego bufora potrzebuje ka\u017cdy. Cz\u0119sto, sporz\u0105dzaj\u0105c plan, staramy si\u0119 wype\u0142ni\u0107 czas pracy w 100%, co do minuty. Nie tylko optymistycznie zak\u0142adamy, \u017ce nie przydarz\u0105 si\u0119 nam niespodziewane przerwy, ale i nie uwzgl\u0119dniamy w planie chwili na zrobienie kawy czy p\u00f3j\u015bcie do toalety. Tak \u015bci\u015ble wyznaczony harmonogram zwykle si\u0119 rozsypuje, a op\u00f3\u017anienia wywo\u0142uj\u0105 frustracj\u0119 i z\u0142o\u015b\u0107.<\/p>\n
Regu\u0142a 60:40 zak\u0142ada, \u017ce czas, kt\u00f3ry rozplanowujemy na prac\u0119, jedynie w 60% powinni\u015bmy zarezerwowa\u0107 na wykonanie zada\u0144. Pozosta\u0142e 40% przeznaczamy natomiast na czynno\u015bci nieoczekiwane i spontaniczne \u2013 nag\u0142y telefon, konieczno\u015b\u0107 poprawy dokument\u00f3w czy przyjemno\u015b\u0107 wypicia aromatycznej kawy z dala od biurka.<\/p>\n
Kiedy wi\u0119c zak\u0142adasz, \u017ce konkretne dzia\u0142anie zajmie Ci 3 godziny, do czasu, kt\u00f3ry na nie po\u015bwi\u0119cisz, dodaj jeszcze godzin\u0119, czyli buforowe 40%.<\/strong> Wpadki, obsuwy i rozpraszacze na pewno si\u0119 przydarz\u0105. Realistycznie planuj\u0105c dzie\u0144, oszcz\u0119dzasz sobie wyrzut\u00f3w sumienia i stresu. Je\u015bli uda Ci si\u0119 wykona\u0107 zadanie w za\u0142o\u017conych 3 godzinach, pozosta\u0142y czas mo\u017cesz po\u015bwi\u0119ci\u0107 na czynno\u015bci mniej pilne, nadrabianie zaleg\u0142o\u015bci albo zas\u0142u\u017con\u0105 przerw\u0119.<\/p>\nPrawo Parkinsona<\/h4>\n
Planuj\u0105c zadania do wykonania, przeciwdzia\u0142asz prawu Parkinsona<\/strong>, kt\u00f3re g\u0142osi, \u017ce praca rozszerza si\u0119 tak, by wype\u0142ni\u0107 ca\u0142y czas zarezerwowany na jej realizacj\u0119. Prawo to sformu\u0142owa\u0142 Cyril Parkinson pod koniec lat 50., obserwuj\u0105c rozrost brytyjskiej administracji. Jego zdaniem, kiedy urz\u0119dnik mia\u0142 8 godzin na realizacj\u0119 zadania, to wykonywa\u0142 je w 8 godzin, nawet je\u015bli zadanie by\u0142o proste i powinno zaj\u0105\u0107 4 godziny.<\/p>\nCz\u0119sto zamieniamy si\u0119 w takiego stereotypowego urz\u0119dnika. Odk\u0142adamy prac\u0119 w niesko\u0144czono\u015b\u0107 albo odrywamy si\u0119 od niej tak cz\u0119sto, \u017ce nasza efektywno\u015b\u0107 waha si\u0119 w granicach 0. Jednocze\u015bnie wiemy, jaki wz\u00f3r ceni si\u0119 obecnie: zr\u0119cznego menad\u017cera-superbohatera<\/strong>, kt\u00f3ry wszystkie zadania realizuje z pr\u0119dko\u015bci\u0105 \u015bwiat\u0142a i u\u015bmiechem na ustach, a w ci\u0105gu dnia znajduje jeszcze czas na kurs w\u0142oskiego i trening triathlonu.<\/p>\n![\"Prawo](\"https:\/\/minicrm.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/11\/Zarz\u0105dzanie-czasem3-684x700.jpg\")
<\/p>\n
Zalety planowania dzia\u0142a\u0144<\/h5>\n
Planowanie zada\u0144 sprawia, \u017ce oszcz\u0119dzasz sobie codziennej frustracji. Przestajesz by\u0107 urz\u0119dnikiem: zwi\u0119kszasz swoj\u0105 efektywno\u015b\u0107 i wydajno\u015b\u0107, realizujesz cele i wykonujesz na czas obowi\u0105zki. Dlaczego?<\/p>\n
\n- O niczym nie zapominasz<\/strong> \u2013 listy rzeczy do zrobienia i kalendarz pami\u0119taj\u0105 za Ciebie. Spisuj\u0105c obowi\u0105zki, uwalniasz si\u0119 od konieczno\u015bci ci\u0105g\u0142ego pami\u0119tania o wszystkim.<\/li>\n
- Mniej si\u0119 stresujesz.<\/strong> Nie zamartwiasz si\u0119, \u017ce o czym\u015b zapomnisz albo \u017ce z czym\u015b nie zd\u0105\u017cysz. Kontrolujesz sytuacj\u0119 \u2013 zadania wykonujesz na bie\u017c\u0105co i nie dopuszczasz do nawarstwiania si\u0119 zaleg\u0142o\u015bci, a kiedy wypadnie Ci co\u015b niespodziewanego, masz rezerwy czasu.<\/li>\n
- Nie spieszysz si\u0119.<\/strong> Po\u015bpiech wprowadza panik\u0119, a panika \u2013 chaos. Unikaj\u0105c wykonywania zada\u0144 na ostatni\u0105 chwil\u0119, ustrzegasz si\u0119 b\u0142\u0119d\u00f3w, kt\u00f3re wynikaj\u0105 z szybkiego tempa pracy.<\/li>\n
- Koncentrujesz si\u0119 na tym, co wa\u017cne.<\/strong> Wyznaczaj\u0105c list\u0119 i ramy czasowe zada\u0144, mobilizujesz si\u0119 do wzmo\u017conej pracy. Jak? Kiedy wiesz, ile obowi\u0105zk\u00f3w przed Tob\u0105, unikasz po\u017ceraczy czasu \u2013 nie sprawdzasz Facebooka co 20 minut, nie uk\u0142adasz spinaczy ani nie my\u015blisz o tym, co ugotowa\u0107 na obiad w przysz\u0142ym tygodniu albo co kupi\u0107 \u017conie na urodziny.<\/li>\n
- Odczuwasz satysfakcj\u0119 ze swojej pracy.<\/strong> Na pewno znasz to wspania\u0142e uczucie dobrze spe\u0142nionego obowi\u0105zku, kiedy skre\u015blasz z listy kolejne wykonane zadania. Realizacja plan\u00f3w daje satysfakcj\u0119, a satysfakcja mobilizuje do dalszej pracy.<\/li>\n<\/ul>\n
Ustalanie priorytet\u00f3w<\/h3>\n
W ka\u017cdej technice zarz\u0105dzania czasem pojawia si\u0119 etap ustalania priorytet\u00f3w. Samo planowanie dzia\u0142a\u0144 bowiem nie wystarczy \u2013 spo\u015br\u00f3d nich musisz jeszcze wybra\u0107 te wa\u017cniejsze i pilniejsze<\/strong>. Realizacja zada\u0144 po kolei doprowadzi\u0142aby w ko\u0144cu do katastrofy: okaza\u0142oby si\u0119, \u017ce \u0142atasz dach, podczas gdy piwnic\u0119 trawi ogie\u0144.<\/p>\nDo ustalania priorytet\u00f3w s\u0142u\u017cy kilka metod: macierz Eisenhowera, Pareto i ABC. Co kryje si\u0119 pod tymi terminami i jak wykorzysta\u0107 je w praktyce?<\/p>\n
Macierz Einsehowera<\/h4>\n
Macierz (matryca, kwadrat) Eisenhowera jest najpopularniejsz\u0105 metod\u0105 ustalania priorytet\u00f3w. Nazwa pochodzi od nazwiska prezydenta Stan\u00f3w Zjednoczonych i genera\u0142a Ameryka\u0144skiej Armii, Dwighta Davida Eisenhowera, s\u0142yn\u0105cego z doskona\u0142ego rozplanowania swoich licznych obowi\u0105zk\u00f3w. Metoda przyjmuje form\u0119 uk\u0142adu wsp\u00f3\u0142rz\u0119dnych i opiera si\u0119 na dw\u00f3ch warto\u015bciach \u2013 wa\u017cno\u015bci i pilno\u015bci<\/strong>. Z ich po\u0142\u0105czenia otrzymujemy 4 \u0107wiartki, czyli 4 rodzaje zada\u0144.<\/p>\nI \u0107wiartka: zadania wa\u017cne i pilne<\/h5>\n
Idealna sytuacja wyst\u0119puje, gdy \u0107wiartka ta\u2026 jest pusta. To w niej znajduj\u0105 si\u0119 sytuacje kryzysowe, sprawy nagl\u0105ce, zaniedbania i terminy, kt\u00f3re Ci\u0119 goni\u0105 \u2013 awaria samochodu, choroba dziecka, zbli\u017caj\u0105cy si\u0119 egzamin czy projekt do oddania. Zadania z I \u0107wiartki musisz wykona\u0107 w pierwszej kolejno\u015bci.<\/p>\n
II \u0107wiartka: zadania wa\u017cne, ale nie pilne<\/h5>\n
Aby nie dopu\u015bci\u0107 do konieczno\u015bci nieustannego zarz\u0105dzania kryzysami z I \u0107wiartki, regularnie zajmuj si\u0119 zadaniami z II. S\u0105 to obowi\u0105zki r\u00f3wnie wa\u017cne, ale ich wykonanie przebiega w d\u0142u\u017cszym czasie. Tu znajduje si\u0119: planowanie, troska o relacje rodzinne, zdrowie i samodoskonalenie, realizacja projekt\u00f3w, rozwijanie pasji. Cel tych zada\u0144 jest dla Ciebie wa\u017cny, ale jego wykonywanie rozk\u0142adasz w czasie<\/strong>. Musisz by\u0107 jednak czujny \u2013 gdy termin realizacji tych dzia\u0142a\u0144 niebezpiecznie si\u0119 zbli\u017cy, znajd\u0105 si\u0119 w grupie wa\u017cnych i pilnych.<\/p>\nDbanie o dzia\u0142ania z II \u0107wiartki charakteryzuje osoby, kt\u00f3re nale\u017c\u0105 do IV generacji zarz\u0105dzania czasem. Osoby te kontroluj\u0105 swoje \u017cycie, harmonijnie \u0142\u0105cz\u0105 sfery prywatne i zawodowe, znajduj\u0105 czas dla bliskich i dla siebie. Planuj\u0105c i realizuj\u0105c na bie\u017c\u0105co wa\u017cne zadania, efektywnie wykorzystuj\u0105 sw\u00f3j czas<\/strong>.<\/p>\nIII \u0107wiartka: zadania niewa\u017cne, ale pilne<\/h5>\n
W III \u0107wiartce mieszcz\u0105 si\u0119 zadania, kt\u00f3re s\u0105 niezbyt istotne (nie wp\u0142yn\u0105 na realizacj\u0119 zaplanowanych przez Ciebie d\u0142ugoterminowych cel\u00f3w), jednak wymagaj\u0105 wykonania \u2013 rachunki, faktury, zakupy, wizyta u lekarza czy fryzjera. Najcz\u0119\u015bciej nale\u017c\u0105 do nich te\u017c przys\u0142ugi \u2013 np. kiedy obieca\u0142e\u015b te\u015bciowej przekopa\u0107 rabat\u0119 pod sadzenie kwiat\u00f3w, sprawa na wiosn\u0119 staje si\u0119 pilna, cho\u0107 dla Ciebie jest zupe\u0142nie niewa\u017cna. Wiele zada\u0144 z tej grupy, zw\u0142aszcza s\u0142u\u017cbowych, zleci\u0107 mo\u017cesz innym osobom.<\/p>\n
IV \u0107wiartka: zadania niewa\u017cne i niepilne<\/h5>\n
IV \u0107wiartka po brzegi wype\u0142nia si\u0119 prokrastynacj\u0105: serialami, kt\u00f3re ogl\u0105dasz z przyzwyczajenia, bezcelowym zagl\u0105daniem na Facebooka, przegl\u0105daniem sklep\u00f3w internetowych bez potrzeby, maniakalnym sprawdzaniem skrzynki odbiorczej. Mieszcz\u0105 si\u0119 tutaj wszystkie rozpraszacze \u2013 kiedy je ograniczysz, odkryjesz, jak wiele czasu poch\u0142ania\u0142y. Nie eliminuj ich jednak ca\u0142kowicie. Prokrastynacja jest odpoczynkiem dla m\u00f3zgu, po\u015bwi\u0119\u0107 wi\u0119c chwil\u0119 w ci\u0105gu dnia na s\u0142odkie nicnierobienie.<\/p>\n
Zasada Pareto<\/h4>\n
Zasada Pareto<\/a> opisuje wiele zjawisk z dziedziny ekonomii czy zarz\u0105dzania. G\u0142osi, \u017ce 20% obiekt\u00f3w wi\u0105\u017ce si\u0119 z 80% zasob\u00f3w. Pod \u201eobiekty\u201d i \u201ezasoby\u201d pod\u0142o\u017cy\u0107 mo\u017cemy inne zmienne, np. w obszarze zarz\u0105dzania czasem uzyskuj\u0105c regu\u0142\u0119: 20% dzia\u0142a\u0144 przynosi 80% efekt\u00f3w. Liczby te obrazuj\u0105 uniwersalne prawo nier\u00f3wnowagi wk\u0142ad\u00f3w i wynik\u00f3w<\/strong>. Im wi\u0119cej czasu po\u015bwi\u0119camy na konkretne zadanie, tym gorsze efekty uzyskujemy. Perfekcjonizm sprawdza si\u0119, gdy musimy dba\u0107 o najwy\u017csz\u0105 jako\u015b\u0107. Kiedy jednak d\u0105\u017cymy do optymalizacji naszych dzia\u0142a\u0144, pedantyczna troska o szczeg\u00f3\u0142y nie przyniesie rezultat\u00f3w.<\/p>\nJak mo\u017cesz wykorzysta\u0107 prawo Pareto do ustalania priorytet\u00f3w? Je\u015bli wykonujesz powtarzalne czynno\u015bci, sprzedajesz te same produkty czy obs\u0142ugujesz tych samych klient\u00f3w, ustal, kt\u00f3re z czynno\u015bci przynosz\u0105 najlepsze efekty, albo jakie produkty i klienci generuj\u0105 najwi\u0119ksze zyski. A nast\u0119pnie\u2026 skup si\u0119 na tych czynno\u015bciach, produktach i klientach.<\/p>\n
Stosuj\u0105c Pareto, robisz mniej, ale wi\u0119cej. Koncentrujesz si\u0119 tylko na tym, co jest naprawd\u0119 wa\u017cne.<\/strong> Nie marnujesz czasu i energii na dzia\u0142ania, kt\u00f3re nie przynosz\u0105 takich efekt\u00f3w, jakich si\u0119 spodziewasz.<\/p>\nKlasyfikacja ABC<\/h4>\n
Pochodn\u0105 zasady Pareto jest klasyfikacja ABC. Opiera si\u0119 na grupowaniu zasob\u00f3w wed\u0142ug kryteri\u00f3w wa\u017cno\u015bci, dlatego cz\u0119sto stosuje si\u0119 j\u0105 w logistyce, np. przy uk\u0142adaniu towar\u00f3w w magazynie. Przydaje si\u0119 r\u00f3wnie\u017c w zarz\u0105dzaniu czasem. Jak?<\/p>\n
Dzi\u0119ki klasyfikacji ABC podzielisz swoje obowi\u0105zki na 3 grupy:<\/p>\n
\n- A<\/strong> \u2013 najwa\u017cniejsze zadania, priorytety, kt\u00f3re musisz wykona\u0107 na czas, bo bez nich \u015bwiat si\u0119 zawali;<\/li>\n
- B<\/strong> \u2013 zadania wa\u017cne, ale nie najpilniejsze; ich realizacj\u0119 mo\u017cesz prze\u0142o\u017cy\u0107 na p\u00f3\u017aniej lub zleci\u0107 innym osobom;<\/li>\n
- C<\/strong> \u2013 zadania, kt\u00f3rych wykonanie mo\u017cesz od\u0142o\u017cy\u0107 w czasie.<\/li>\n<\/ul>\n
Najtrudniejsz\u0105 cz\u0119\u015bci\u0105 metody jest ustalenie dzia\u0142a\u0144 z grupy A \u2013 s\u0105 to dzia\u0142ania przynosz\u0105ce 80% efekt\u00f3w albo stanowi\u0105ce I i II \u0107wiartk\u0119 macierzy Eisenhowera. Zastan\u00f3w si\u0119, co stanowi podstaw\u0119 Twojej pracy, \u017cycia rodzinnego, utrzymania domu, samorozwoju.<\/strong> Na pocz\u0105tek pod uwag\u0119 we\u017a kr\u00f3tki odcinek czasu: dzie\u0144 lub tydzie\u0144. Wyobra\u017a sobie, jak b\u0119dzie wygl\u0105da\u0142a Twoja codzienno\u015b\u0107, je\u015bli nie wykonasz tych zada\u0144. Stracisz dochodowe zlecenie, odetn\u0105 Ci pr\u0105d, a mo\u017ce jakim\u015b zaniedbaniem sprawisz przykro\u015b\u0107 najbli\u017cszym lub unieszcz\u0119\u015bliwisz siebie?<\/p>\nKiedy ustalisz priorytety, zidentyfikuj zadania B. To prostsze \u2013 w tej grupie mieszcz\u0105 si\u0119 wszystkie czynno\u015bci, kt\u00f3re s\u0105 istotne, ale nie wymagaj\u0105 natychmiastowej aktywno\u015bci<\/strong>. Je\u015bli masz do przygotowania 2 oferty dla kluczowych klient\u00f3w, ale jedn\u0105 musisz dostarczy\u0107 na jutro, a drug\u0105 na pi\u0105tek, pierwsza z nich b\u0119dzie zadaniem A, a druga \u2013 B. W zbiorze B znajd\u0105 si\u0119 r\u00f3wnie\u017c dzia\u0142ania zapisane w kalendarzu, np. zap\u0142acenie rachunku za gaz do ko\u0144ca miesi\u0105ca czy potwierdzenie rezerwacji wczas\u00f3w na Teneryfie w po\u0142owie marca.<\/p>\nGrup\u0119 C tworz\u0105 plany i marzenia, kt\u00f3re ko\u0142acz\u0105 si\u0119 gdzie\u015b po g\u0142owie, ale pozostaj\u0105 w sferze \u201ekiedy\u015b\u201d. Warto je mie\u0107. Problem zaczyna si\u0119 wtedy, gdy dzia\u0142ania C przeskakuj\u0105 nagle do zbioru A<\/strong>. Marzysz np. o tym, \u017ce za 5 lat wybierzesz si\u0119 w upragnion\u0105 podr\u00f3\u017c po Stanach Zjednoczonych. Perspektywa jest odleg\u0142a, poniewa\u017c na ca\u0142e przedsi\u0119wzi\u0119cie musisz od\u0142o\u017cy\u0107 znaczn\u0105 sum\u0119. Jednak zamiast skupia\u0107 si\u0119 na priorytetach i codziennej pracy, dok\u0142adnie planujesz, co zwiedzisz w Nowym Jorku, jak dostaniesz si\u0119 do Kalifornii i czy wybierzesz si\u0119 na rodeo. Marzenia zamieniaj\u0105 si\u0119 w po\u017ceraczy czasu, a to w \u017caden spos\u00f3b nie przybli\u017ca Ci\u0119 do ich realizacji.<\/p>\nDzia\u0142anie<\/h3>\n
Wiesz ju\u017c, w jaki spos\u00f3b ustala\u0107 cele, planowa\u0107 dzia\u0142ania i wybiera\u0107 w\u015br\u00f3d nich priorytety. Przed Tob\u0105 najtrudniejszy krok: zmotywowanie si\u0119 do pracy i praca. Doskonale zdajesz sobie spraw\u0119 z tego, \u017ce kiedy ju\u017c zaczniesz, wykonasz wszystko, co zaplanowa\u0142e\u015b. Jak jednak zacz\u0105\u0107?<\/p>\n
Zaufaj sile swojego m\u00f3zgu. Wyobra\u017a sobie, jakie efekty przynios\u0105 Twoje dzia\u0142ania.<\/strong> Mo\u017ce sko\u0144czysz prac\u0119 szybciej i wybierzesz si\u0119 z dzie\u0107mi do ZOO, a mo\u017ce dzi\u0119ki nadgodzinom kupisz wymarzony samoch\u00f3d? Pracuj\u0105c, my\u015bl o korzy\u015bciach. Aby poprawi\u0107 swoj\u0105 wydajno\u015b\u0107, dodatkowo skorzystaj z kilku metod.<\/p>\nPomodoro<\/h4>\n
Pomodoro<\/a> stanowi klasyk\u0119 zarz\u0105dzania czasem. Ka\u017cdy, kto pr\u00f3buje lepiej organizowa\u0107 swoj\u0105 prac\u0119, wcze\u015bniej czy p\u00f3\u017aniej testuje t\u0119 technik\u0119, a wielu na niej poprzestaje, z sukcesem wykorzystuj\u0105c jej mo\u017cliwo\u015bci.<\/p>\nNazwa Pomodoro wywodzi si\u0119 od kuchennego czasomierza w kszta\u0142cie pomidora. Metoda opiera si\u0119 na dzia\u0142aniu w cyklach, kt\u00f3re wyznacza w\u0142a\u015bnie czasomierz \u2013 po 25 minutach nieprzerwanej pracy nast\u0119puje 5-minutowa przerwa. Po 4 pe\u0142nych cyklach przerwa wyd\u0142u\u017ca si\u0119 do 30 minut. Proste, prawda? Podstaw\u0105 techniki jest pe\u0142ne skupienie si\u0119 na wykonywanym zadaniu.<\/strong> W ci\u0105gu 25 minut musisz ca\u0142kowicie odci\u0105\u0107 si\u0119 od wszystkich rozpraszaj\u0105cych czynnik\u00f3w: wy\u0142\u0105czy\u0107 telefon, wylogowa\u0107 si\u0119 z Facebooka i skrzynki odbiorczej, zamkn\u0105\u0107 drzwi do swojego pokoju czy biura. W tym czasie istnieje tylko praca. Kiedy natomiast czasomierz obwie\u015bci przerw\u0119, natychmiast oderwij si\u0119 od dzia\u0142ania. Nie my\u015bl o nim. Zr\u00f3b sobie kaw\u0119, przespaceruj si\u0119, otw\u00f3rz okno i przez moment bez celu wpatruj si\u0119 w dal.<\/p>\nDlaczego to dzia\u0142a? \u015awiadomo\u015b\u0107, \u017ce na wykonanie zadania masz tylko 25 minut, mobilizuje Ci\u0119 do aktywno\u015bci. Maksymalnie koncentrujesz si\u0119 na tym, co musisz zrobi\u0107, a wtedy Tw\u00f3j m\u00f3zg dzia\u0142a wydajniej.<\/strong> Przerwy pozwalaj\u0105 natomiast zachowa\u0107 \u015bwie\u017co\u015b\u0107 umys\u0142u i si\u0142y do dalszej pracy. Taki podzia\u0142 sprawia, \u017ce nawet kilkugodzinne \u015bl\u0119czenie nad wielkim projektem staje si\u0119 mniej nu\u017c\u0105ce.<\/p>\nMetoda salami<\/h4>\n
Pomodoro uzupe\u0142ni\u0107 mo\u017cesz metod\u0105 salami. Zaczynaj\u0105c prac\u0119 nad skomplikowanym zadaniem, roz\u0142\u00f3\u017c je na kilka mniejszych dzia\u0142a\u0144<\/strong> \u2013 \u201epokr\u00f3j\u201d tak, jak kroi\u0142by\u015b ob\u0142\u0119dnie pachn\u0105c\u0105, w\u0142osk\u0105 salami, czyli na plasterki. Dzi\u0119ki temu nawet najwi\u0119kszy projekt, np. pod nazw\u0105 \u201emagisterka\u201d czy \u201eraport roczny\u201d, przestaje onie\u015bmiela\u0107.<\/p>\nMetoda sera szwajcarskiego<\/h4>\n
W technice salami wa\u017cna jest kolejno\u015b\u0107 wykonywania poszczeg\u00f3lnych cz\u0119\u015bci zadania. Metoda sera szwajcarskiego dopuszcza natomiast dowolno\u015b\u0107. Z listy dzia\u0142a\u0144, kt\u00f3re sk\u0142adaj\u0105 si\u0119 na projekt, wybierasz dowolne i to nim si\u0119 zajmujesz<\/strong>. Kiedy sko\u0144czysz, przeskakujesz do nast\u0119pnej \u201edziury w serze\u201d \u2013 innego fragmentu projektu. Je\u015bli pracujesz nad obszernym artyku\u0142em, ale kolejne akapity wst\u0119pu nie klej\u0105 si\u0119 do siebie, napisz dowoln\u0105 cz\u0119\u015b\u0107 tekstu, rozwini\u0119cie albo nawet zako\u0144czenie. Wa\u017cne, aby\u015b zacz\u0105\u0142 pisa\u0107. Z ka\u017cdym kolejnym s\u0142owem nabierzesz rozp\u0119du, a\u017c w ko\u0144cu przygotujesz tak\u017ce i wst\u0119p. Obie techniki \u2013 i salami, i sera szwajcarskiego, opieraj\u0105 si\u0119 na doskonale znanej wszystkim metodzie ma\u0142ych kroczk\u00f3w. Najwa\u017cniejsze, \u017ceby zacz\u0105\u0107. Potem potoczy si\u0119 samo.<\/p>\n![\"Priorytety](\"https:\/\/minicrm.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/11\/Zarz\u0105dzanieczasem22-799x533.jpg\")
<\/h4>\nPoziom energii a zarz\u0105dzanie czasem<\/h4>\n
Czasem, nawet pomimo stosowania r\u00f3\u017cnorakich technik, miewamy w ci\u0105gu dnia trudniejsze momenty. Staramy si\u0119 skoncentrowa\u0107, ale nasze my\u015bli nieustannie gdzie\u015b uciekaj\u0105. Wpatrujemy si\u0119 w ekran monitora albo kartk\u0119 z wyliczeniami i wydaje nam si\u0119, \u017ce dzi\u015b nie jeste\u015bmy w stanie zrobi\u0107 ju\u017c nic wi\u0119cej. Znasz to?<\/p>\n
Problem nie tkwi jednak w Tobie. Wynika z naturalnego przebiegu poziomu energii. Kiedy \u015bpisz, poziom ten wynosi 0. Od rana stopniowo wzrasta, a szczyt osi\u0105ga w okolicach po\u0142udnia. Je\u015bli przyjrzysz si\u0119 swojej codziennej aktywno\u015bci, zauwa\u017cysz, \u017ce w okre\u015blonych godzinach pracujesz wydajniej, z \u0142atwo\u015bci\u0105 realizuj\u0105c nawet najtrudniejsze zadania.<\/strong><\/p>\nSzczyt energetyczny utrzymuje si\u0119 przez ok. 3 godziny i w ci\u0105gu dnia ju\u017c wi\u0119cej si\u0119 nie powtarza. Wykorzystaj ten czas na dzia\u0142ania, kt\u00f3re wymagaj\u0105 od Ciebie maksymalnego skupienia albo najwi\u0119kszej kreatywno\u015bci. Oczywi\u015bcie \u2013 nie zawsze jest to mo\u017cliwe. Zdarzy si\u0119, \u017ce trudnym zadaniem musisz zaj\u0105\u0107 si\u0119 podczas energetycznego do\u0142ka. Nigdy jednak nie marnuj swojej najwi\u0119kszej energii na rutynowe czynno\u015bci albo po\u017ceracze czasu.<\/p>\n
Eliminacja rozpraszaczy<\/h3>\n
Za ka\u017cdym razem, kiedy odrywasz si\u0119 od pracy, do\u015bwiadczasz efektu pi\u0142y<\/strong> \u2013 spadku wydajno\u015bci po pojawieniu si\u0119 zak\u0142\u00f3cenia. Nawet je\u015bli rozpraszasz si\u0119 tylko na moment, nie powracasz do maksymalnego poziomu skupienia od razu. Potrzebujesz chwili na ponowne rozkr\u0119cenie si\u0119.<\/p>\nNieustanne odrywanie si\u0119 od zaj\u0119\u0107 \u2013 po to, aby sprawdzi\u0107 Facebooka, odebra\u0107 telefon albo odpowiedzie\u0107 na pytanie wsp\u00f3\u0142pracownika \u2013 sprawia, \u017ce Twoja produktywno\u015b\u0107 gwa\u0142townie spada. \u017beby efektywnie wykorzystywa\u0107 czas, musisz wyeliminowa\u0107 ze swojego otoczenia najcz\u0119stsze rozpraszacze. Jakie? I, przede wszystkim, jak to zrobi\u0107 bezbole\u015bnie?<\/p>\n
Media spo\u0142eczno\u015bciowe<\/h4>\n
Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest \u2013 niewyczerpane \u017ar\u00f3d\u0142o prokrastynacji. Usi\u0142ujesz maksymalnie skupi\u0107 si\u0119 na zadaniu, a ju\u017c minut\u0119 p\u00f3\u017aniej orientujesz si\u0119, \u017ce w\u0142a\u015bnie po raz kolejny tego dnia bezmy\u015blnie przewijasz zdj\u0119cia znajomych. Przegl\u0105danie social medi\u00f3w uzale\u017cnia i rujnuje produktywno\u015b\u0107. Aby skutecznie walczy\u0107 z tym nawykiem, wykorzysta\u0107 mo\u017cesz dodatki do przegl\u0105darek internetowych \u2013 LeechBlock<\/a> do Mozilli czy StayFocusd<\/a> do Chrome, kt\u00f3re czasowo blokuj\u0105 dost\u0119p do wybranych stron.<\/p>\nAby u\u015bwiadomi\u0107 sobie, jak cz\u0119sto zagl\u0105dasz do social medi\u00f3w, przeprowad\u017a kr\u00f3tki eksperyment. Za ka\u017cdym razem, kiedy przy\u0142apiesz si\u0119 na tym, \u017ce otwierasz w przegl\u0105darce kart\u0119 z Facebookiem, zr\u00f3b 5 przysiad\u00f3w, 5 pajacyk\u00f3w albo 5 pompek. Po ca\u0142ym dniu nieustannego odrywania si\u0119 od pracy zapewne oka\u017ce si\u0119, \u017ce masz za sob\u0105 niez\u0142y trening.<\/p>\n
SMS-y i maile<\/h4>\n
Przegl\u0105danie Facebooka jest strat\u0105 czasu \u2013 o tym wiemy doskonale. Odpisywanie na SMS-y czy ci\u0105g\u0142e sprawdzanie skrzynki mailowej daje nam jednak z\u0142udne poczucie, \u017ce pracujemy. Maile dotycz\u0105 przecie\u017c spraw s\u0142u\u017cbowych, a wystukanie odpowiedzi na wiadomo\u015b\u0107 zajmuje kilka sekund\u2026 Rozpraszacz pozostaje jednak rozpraszaczem.<\/p>\n
Wprowad\u017a wi\u0119c zasad\u0119, \u017ce skrzynk\u0119 odbiorcz\u0105 sprawdzasz jedynie 2 razy dziennie, np. o 12:00 i 17:00 (uwa\u017caj jednak, aby nie przerywa\u0107 swojego szczytu energetycznego), a na SMS-y odpisujesz, kiedy ca\u0142kowicie uporasz si\u0119 z okre\u015blonym zadaniem.<\/p>\n
Rozmowy<\/h4>\n
Kiedy dzwoni telefon, odbieramy. To odruch. Tymczasem wi\u0119kszo\u015b\u0107 naszych rozm\u00f3w telefonicznych dotyczy spraw b\u0142ahych, kt\u00f3rych nie musimy rozwi\u0105zywa\u0107 natychmiast. Co wi\u0119cej \u2013 gdyby\u015bmy szybciej ko\u0144czyli prac\u0119, nierozpraszani telefonami, mogliby\u015bmy zaj\u0105\u0107 si\u0119 nimi wcze\u015bniej. Kom\u00f3rk\u0119 mo\u017cemy wyciszy\u0107. Co jednak z rozmowami toczonymi na \u017cywo?<\/p>\n
Ka\u017cde biuro \u017cyje. Kto\u015b wychodzi, kto\u015b wchodzi, kto\u015b pyta o poprawki, o raport, o rad\u0119. Jak w takich warunkach skupi\u0107 si\u0119 na zadaniach? Coraz cz\u0119\u015bciej w przedsi\u0119biorstwach wprowadza si\u0119 zasad\u0119 nieprzeszkadzania sobie w okre\u015blonych godzinach. W biurze zapada cisza, a wa\u017cne sprawy omawia si\u0119 przez internetowy komunikator.<\/p>\n
Je\u015bli mo\u017cesz pozwoli\u0107 sobie na odci\u0119cie si\u0119 od bod\u017ac\u00f3w, podczas pracy za\u0142\u00f3\u017c na uszy s\u0142uchawki. Nie musisz s\u0142ucha\u0107 muzyki \u2013 s\u0142uchawki staj\u0105 si\u0119 jedynie sygna\u0142em, \u017ce pracujesz. Ka\u017cdy zastanowi si\u0119 2 razy, czy sprawa, z kt\u00f3r\u0105 do Ciebie przychodzi, jest na tyle wa\u017cna, aby Ci przeszkadza\u0107.<\/p>\n
Ol\u015bnienia i pomys\u0142y niecierpi\u0105ce zw\u0142oki<\/h4>\n
Ol\u015bnienia \u2013 wszystkie te sprawy, o kt\u00f3rych przypominasz sobie akurat wtedy, kiedy zajmujesz si\u0119 prac\u0105. Przygotowujesz wi\u0119c prezentacj\u0119 na jutrzejsz\u0105 konferencj\u0119 i nagle orientujesz si\u0119, \u017ce zapomnia\u0142e\u015b sprawdzi\u0107, jak nazywa si\u0119 prezydent Boliwii. A przecie\u017c absolutnie musisz to sprawdzi\u0107. Musisz te\u017c znale\u017a\u0107 t\u0119 ksi\u0105\u017ck\u0119, o kt\u00f3rej s\u0142ysza\u0142e\u015b 2 miesi\u0105ce temu, zaplanowa\u0107 weekend w g\u00f3rach, zap\u0142aci\u0107 rachunek i nasmarowa\u0107 narty.<\/p>\n
Aby nie poddawa\u0107 si\u0119 nag\u0142ym ol\u015bnieniom, zawsze miej przy sobie notatnik<\/strong> \u2013 w formie papierowej lub elektronicznej, i zapisuj w nim wszystkie pomys\u0142y, kt\u00f3re wpadn\u0105 Ci do g\u0142owy podczas realizacji obowi\u0105zk\u00f3w. Dzi\u0119ki temu uspokoisz swoje wyrzuty sumienia i o niczym nie zapomnisz.<\/p>\nNie marnuj swojego czasu. Kiedy obiecujesz sobie dzia\u0142anie \u2013 dzia\u0142aj. Pomy\u015bl o efektach: nowym, l\u015bni\u0105cym samochodzie, drinkach z palemk\u0105 nad morzem, u\u015bmiechach najbli\u017cszych, zadowoleniu z w\u0142asnej pracy. Planuj i ustalaj priorytety, a potem biegnij do celu. Nie pozw\u00f3l, \u017ceby rz\u0105dzi\u0142y Tob\u0105 wskaz\u00f3wki zegara. Daj sobie szans\u0119 i wypr\u00f3buj kilka metod zarz\u0105dzania zadaniami. By\u0107 mo\u017ce oka\u017ce si\u0119, \u017ce jednak masz czas na ksi\u0105\u017ck\u0119, spacer z psem albo spontaniczny wypad za miasto.<\/p>\n
TL;DR<\/h2>\n
Aby efektywnie zarz\u0105dza\u0107 zadaniami w czasie, ustalaj cele, planuj swoje dzia\u0142ania i wyznaczaj priorytety. Istnieje wiele metod, dzi\u0119ki kt\u00f3rym u\u0142atwisz sobie organizacj\u0119 \u017cycia zawodowego i prywatnego. Cele sformu\u0142ujesz przy pomocy metody SMARTER oraz OKR, natomiast codzienne obowi\u0105zki zaplanujesz, korzystaj\u0105c z metody Getting Things Done. List\u0119 zada\u0144 stworzysz r\u00f3wnie\u017c przy pomoc metod TRZOS, ALPEN i OATS. Spo\u015br\u00f3d wszystkich dzia\u0142a\u0144 do wykonania wybieraj te priorytetowe i to nimi zajmuj si\u0119 w pierwszej kolejno\u015bci. Aby je ustali\u0107, korzystaj z matrycy Eisenhowera, zasady Pareto lub klasyfikacji ABC. Wydajno\u015b\u0107 swojej pracy zwi\u0119kszaj przy pomocy metody Pomodoro, a z\u0142o\u017cone projekty dziel na mniejsze zadania wed\u0142ug techniki salami lub sera szwajcarskiego. Poznaj sw\u00f3j rytm dnia i najtrudniejsze obowi\u0105zki staraj si\u0119 wykonywa\u0107 w porach, w kt\u00f3rych naj\u0142atwiej si\u0119 koncentrujesz.<\/p>\n<\/div>\n
Zarz\u0105dzanie sob\u0105 w czasie<\/h2>\n
Twoja doba ma 24 godziny. Nie rozci\u0105gniesz jej magicznie. Kiedy jednak zaczniesz zarz\u0105dza\u0107 sob\u0105 i swoimi zadaniami w czasie<\/strong>, zauwa\u017cysz, ile minut przecieka\u0142o Ci dot\u0105d przez palce. Te poj\u0119cia: \u201ezarz\u0105dzanie czasem\u201d i \u201ezarz\u0105dzanie sob\u0105 w czasie\u201d, nie s\u0105 to\u017csame. Pierwsze sugeruje, \u017ce nie masz na nic wp\u0142ywu \u2013 nie zatrzymasz czasu, nie odejmiesz sobie godziny z poniedzia\u0142ku i nie dodasz jej do \u015brody. Pos\u0142uguj\u0105c si\u0119 drugim, przejmujesz stery. Siebie, swoje dzia\u0142ania, plany, motywacje mo\u017cesz kontrolowa\u0107. Nie rz\u0105dzisz czasem, ale sprawiasz, \u017ce czas przestaje rz\u0105dzi\u0107 Tob\u0105<\/strong>.<\/p>\n Stephen Covey, autor bestsellerowych poradnik\u00f3w na temat rozwoju osobistego i przyw\u00f3dztwa, stworzy\u0142 koncepcj\u0119 4 generacji zarz\u0105dzania czasem. Koncepcja ta opisuje sposoby planowania dzia\u0142a\u0144:<\/p>\n Skoro czytasz ten artyku\u0142, prawdopodobnie znajdujesz si\u0119 pomi\u0119dzy III i IV poziomem. Jeste\u015b wi\u0119c o krok przed innymi, poniewa\u017c, jak s\u0105dzi Covey, wsp\u00f3\u0142cze\u015bnie dominuje generacja III. Aby skuteczniej wype\u0142nia\u0107 zadania, powiniene\u015b:<\/p>\n Jak to zrobi\u0107 i nie zwariowa\u0107?<\/p>\n Nie wykonasz pierwszego kroku, je\u015bli nie wiesz, dok\u0105d biec. Dlatego ustalanie cel\u00f3w jest tak wa\u017cne \u2013 kiedy masz \u015bwiadomo\u015b\u0107, do czego zmierzasz, po prostu to realizujesz. Nie tracisz czasu na bezwarto\u015bciowe czynno\u015bci i zastanawianie si\u0119, co dalej.<\/p>\n Okre\u015blanie cel\u00f3w bywa trudne. Przekonujemy si\u0119 o tym wszyscy wczesn\u0105 wiosn\u0105, gdy ostatecznie okazuje si\u0119, \u017ce nie wype\u0142nimy postanowie\u0144 noworocznych. Znowu, kolejny rok z rz\u0119du. Problem jednak nie do ko\u0144ca tkwi w braku konsekwencji i wytrwa\u0142o\u015bci. B\u0142\u0105d pope\u0142niamy bowiem ju\u017c na etapie obmy\u015blania zamierze\u0144 \u2013 nie precyzujemy ich. Chcemy przebiec maraton, schudn\u0105\u0107 13 kilo, nauczy\u0107 si\u0119 francuskiego i zwiedza\u0107 \u015bwiat, ale nie okre\u015blamy, jak to zrobimy. Nie ustalamy pierwszego kroku.<\/p>\n Definiuj\u0105c cele, korzystaj ze sprawdzonych spos\u00f3b. Do najpopularniejszych metod okre\u015blania precyzyjnych zamierze\u0144 nale\u017c\u0105: metoda 5 filar\u00f3w, metoda SMARTER oraz metoda OKR.<\/p>\n Metoda 5 filar\u00f3w jest dzie\u0142em Briana Tracy\u2019ego, najs\u0142ynniejszego na \u015bwiecie mentora w dziedzinie rozwoju osobistego i psychologii sukcesu. Tracy uwa\u017ca, \u017ce szcz\u0119\u015bcie i spe\u0142nienie osi\u0105gniemy tylko wtedy, gdy zadbamy o 5 sfer naszego \u017cycia<\/strong>: w\u0142asne pragnienia, relacje z bliskimi, zdrowie, finanse osobiste oraz rozw\u00f3j zawodowy.<\/p>\n Kiedy wi\u0119c definiujesz swoje cele \u2013 marzenia, postanowienia noworoczne czy plany bliskie i dalekie \u2013 zadbaj o to, aby dotyczy\u0142y ka\u017cdego z pi\u0119ciu filar\u00f3w.<\/p>\n My\u015blenie o sobie postrzegamy jako egoizm. Wydaje nam si\u0119, \u017ce je\u015bli kto\u015b skupia si\u0119 na swoich potrzebach, to automatycznie lekcewa\u017cy potrzeby innych. Tymczasem, aby m\u00f3c zatroszczy\u0107 si\u0119 o \u017con\u0119, dzieci, rodzic\u00f3w czy przyjaci\u00f3\u0142, musimy czu\u0107 si\u0119 dobrze sami ze sob\u0105. Kiedy jeste\u015bmy sfrustrowani, przelewamy z\u0142o\u015b\u0107 i rozgoryczenie na bliskich. Realizacja osobistych pragnie\u0144 sprawia natomiast, \u017ce przyja\u017aniej patrzymy i na siebie, i na \u015bwiat.<\/p>\n Planuj\u0105c osobiste cele, na moment b\u0105d\u017a egoist\u0105<\/strong>. Nie my\u015bl o innych, o pracy, utrzymaniu domu. Zastan\u00f3w si\u0119, co sprawia Ci rado\u015b\u0107. Podr\u00f3\u017ce, rozwijanie pasji, a mo\u017ce po prostu rzeczy materialne? Mog\u0105 to by\u0107 odwa\u017cne marzenia \u2013 zobaczy\u0107 Wielki Kanion, zdoby\u0107 koron\u0119 maraton\u00f3w, skoczy\u0107 ze spadochronem, ale i najmniejsze zachcianki \u2013 weekend poza miastem, nowa ksi\u0105\u017cka, gra, buty. Wa\u017cne, aby te marzenia i te zachcianki by\u0142y TWOJE.<\/p>\n Wyznaczaj\u0105c cele, cz\u0119sto pomijamy dzia\u0142ania zwi\u0105zane z dbaniem o wi\u0119zi rodzinne i przyjacielskie. Wydaje nam si\u0119, \u017ce rodzina po prostu b\u0119dzie. Kiedy ju\u017c jednak wiesz, co chcia\u0142by\u015b zrobi\u0107 dla siebie, pomy\u015bl r\u00f3wnie\u017c o swoich relacjach z bliskimi<\/strong>. Jak je poprawi\u0107? Mo\u017ce powiniene\u015b cz\u0119\u015bciej odwiedza\u0107 rodzic\u00f3w, odnowi\u0107 kontakt z przyjacielem z liceum, od czasu do czasu zabra\u0107 \u017con\u0119 na randk\u0119?<\/p>\n Wiemy, jak wa\u017cne jest zdrowie. Panuj\u0105ca obecnie moda na fit, slow i clean nieustannie nam o tym przypomina. Uwzgl\u0119dnij wi\u0119c w swoich planach postanowienia dotycz\u0105ce zdrowia<\/strong>: przestan\u0119 pali\u0107 papierosy, zaczn\u0119 je\u015b\u0107 \u015bniadania, b\u0119d\u0119 regularnie spacerowa\u0107 albo chodzi\u0107 na si\u0142owni\u0119 i wykonywa\u0107 podstawowe badania.<\/p>\n Nie oszukujmy si\u0119: pieni\u0105dze s\u0105 istotne. Bez nich nie zrealizujemy wielu marze\u0144, nie zadbamy o siebie i rodzin\u0119. Je\u015bli Twoja sytuacja finansowa nie do ko\u0144ca Ci\u0119 zadowala, zastan\u00f3w si\u0119, jak j\u0105 poprawi\u0107. Obiecaj sobie oszcz\u0119dzanie 100 z\u0142otych miesi\u0119cznie, za\u0142o\u017cenie lokaty albo lepsze gospodarowanie domowym bud\u017cetem.<\/p>\n Niepowodzenia w \u017cyciu zawodowym rzutuj\u0105 na nasz\u0105 prywatno\u015b\u0107. Sp\u0119dzamy w pracy oko\u0142o 40 godzin tygodniowo, ale je\u015bli miewamy w niej problemy, my\u015blimy o nich nieustannie. Definiuj\u0105c cele, zastan\u00f3w si\u0119 wi\u0119c r\u00f3wnie\u017c nad rozwojem zawodowym<\/strong> \u2013 mo\u017cliwo\u015bci\u0105 wzi\u0119cia udzia\u0142u w szkoleniach podnosz\u0105cych kwalifikacje, ubiegania si\u0119 o podwy\u017ck\u0119 albo awans, a mo\u017ce i zmiany pracy.<\/p>\n Okre\u015blenie cel\u00f3w w obr\u0119bie ka\u017cdego filaru nie wystarczy \u2013 musisz je jeszcze odpowiednio sformu\u0142owa\u0107. S\u0142u\u017cy do tego metoda SMARTER. Nazwa jest akronimem, a ka\u017cda litera s\u0142owa oznacza inn\u0105 cech\u0119, kt\u00f3r\u0105 powinien charakteryzowa\u0107 si\u0119 dobrze zdefiniowany cel:<\/p>\n S<\/strong> \u2013 specific<\/i> = szczeg\u00f3\u0142owy<\/p>\n M<\/strong> \u2013 measurable<\/i> = mierzalny<\/p>\n A<\/strong> \u2013 attainable<\/i> = atrakcyjny<\/p>\n R<\/strong> \u2013 realistic<\/i> = realistyczny<\/p>\n T<\/strong> \u2013 timely<\/i> = terminowy<\/p>\n E<\/strong> \u2013 exciting<\/i> = ekscytuj\u0105cy<\/p>\n R<\/strong> \u2013 recorded<\/i> = zapisany<\/p>\n Zacznij wi\u0119c od ustalenia, co chcesz osi\u0105gn\u0105\u0107<\/strong>. Konkretnie. Cel Zaczn\u0119 wi\u0119cej \u0107wiczy\u0107<\/i> jest niejasny, rozmyty \u2013 nie wiesz dok\u0142adnie, ile oznacza \u201ewi\u0119cej\u201d. Zamiast tego zdecyduj, \u017ce 3 razy w tygodniu b\u0119dziesz chodzi\u0142 na si\u0142owni\u0119 albo co tydzie\u0144 przejedziesz 30 kilometr\u00f3w na rowerze. Tak sformu\u0142owany cel \u0142atwo r\u00f3wnie\u017c zmierzy\u0107<\/strong> \u2013 na ka\u017cdym etapie jego realizacji potrafisz okre\u015bli\u0107, jak wiele ju\u017c osi\u0105gn\u0105\u0142e\u015b (wiesz, ile trening\u00f3w wykona\u0142e\u015b albo ile kilogram\u00f3w straci\u0142e\u015b). Okre\u015bl tak\u017ce termin wype\u0142nienia<\/strong> swojego postanowienia, czyli jego pocz\u0105tek i koniec. Dzi\u0119ki temu unikniesz odk\u0142adania realizacji w niesko\u0144czono\u015b\u0107. Wszystkie szczeg\u00f3\u0142y dotycz\u0105ce celu zanotuj<\/strong> i trzymaj w miejscu, do kt\u00f3rego cz\u0119sto zagl\u0105dasz, np. w kalendarzu czy szufladzie biurka. Zapisuj\u0105c co\u015b, zw\u0142aszcza odr\u0119cznie, podpisujesz umow\u0119 z samym sob\u0105. Wszystko to, co utrwalone, ma dla nas wi\u0119ksze znaczenie.<\/p>\n Nie podejmuj jednak postanowie\u0144, wiedz\u0105c, \u017ce ich nie zrealizujesz. Je\u015bli nie lubisz biega\u0107, nie przebiegniesz maratonu. Oczywi\u015bcie, ka\u017cdego dnia mo\u017cesz zmusza\u0107 si\u0119 do treningu, prawdopodobnie jednak z ka\u017cdym kilometrem b\u0119dziesz si\u0119 za to coraz bardziej nienawidzi\u0107. Cel powinien by\u0107 wi\u0119c realistyczny<\/strong> i atrakcyjny dla Ciebie<\/strong>, a droga do niego ekscytuj\u0105ca<\/strong>.<\/p>\n Wi\u0119cej o metodzie SMART przeczytasz w tym artykule<\/a>.<\/p>\n Jako uzupe\u0142nienie metody SMARTER stosowa\u0107 mo\u017cesz OKR. Nazwa jest skr\u00f3tem angielskiej frazy Objectives and Key Results<\/i> oznaczaj\u0105cej cele i kluczowe rezultaty. Technik\u0119 t\u0119 stosuj\u0105 pracownicy najwi\u0119kszych na \u015bwiecie firm: Google, LinkedIn czy Intel. Polega na wyznaczaniu 3\u20134 najwa\u017cniejszych cel\u00f3w i regularnym mierzeniu stopnia ich wype\u0142nienia.<\/p>\n Aby wprowadzi\u0107 OKR w \u017cycie:<\/p>\n Wyznaczaj\u0105c precyzyjny cel, wykonujesz pierwszy krok ku jego realizacji. Niezale\u017cnie od tego, czy definiujesz marzenie o podr\u00f3\u017cy do Tajlandii, czy proste postanowienie o sko\u0144czeniu pracy godzin\u0119 wcze\u015bniej \u2013 musisz rozpisa\u0107 plan jego wykonania. Je\u015bli opracujesz strategi\u0119 dzia\u0142a\u0144, \u017cadnego z nich nie podejmiesz przypadkowo.<\/p>\n Getting Things Done (\u201edoprowad\u017a sprawy do ko\u0144ca\u201d) jest metod\u0105 zarz\u0105dzania czasem, kt\u00f3r\u0105 stworzy\u0142 David Allena, ameryka\u0144ski ekspert od 35 lat zajmuj\u0105cy si\u0119 zagadnieniami produktywno\u015bci. Metoda ta opiera si\u0119 na spisywaniu wszystkich spraw do za\u0142atwienia i uk\u0142adaniu ich w przejrzyste listy. Sk\u0142ada si\u0119 z 5 etap\u00f3w: gromadzenia, analizy, porz\u0105dkowania, przegl\u0105dania i realizacji.<\/p>\n Na pocz\u0105tek pomy\u015bl o wszystkich sprawach, kt\u00f3re zaprz\u0105taj\u0105 Twoj\u0105 g\u0142ow\u0105 \u2013 nie tylko obowi\u0105zkach s\u0142u\u017cbowych, ale i osobistych, wi\u0119kszych i mniejszych: \u017car\u00f3wce do wymienienia, zakupach, rachunkach, prolongowaniu ksi\u0105\u017cek w bibliotece, przegl\u0105dzie samochodu, planowaniu wakacji, urodzinach c\u00f3rki\u2026 Wszystkie te sprawy, nawet b\u0142ahe, tkwi\u0105 w Twojej pami\u0119ci, wywo\u0142uj\u0105c uczucie psychicznego zm\u0119czenia. Ka\u017cd\u0105 z nich spisz wi\u0119c na oddzielnej kartce, a nast\u0119pnie umie\u015b\u0107 w tzw. skrzynce spraw wp\u0142ywaj\u0105cych (przychodz\u0105cych). Mo\u017ce si\u0119 ni\u0105 sta\u0107 zwyk\u0142a teczka, segregator, szuflada w biurku, koszyk czy folder na pulpicie komputera \u2013 wa\u017cne, aby\u015b wszystkie sprawy gromadzi\u0142 w fizycznym miejscu, a nie w swojej pami\u0119ci.<\/p>\n Kiedy sprawy znajd\u0105 si\u0119 w skrzynce, ka\u017cd\u0105 z nich musisz przeanalizowa\u0107 i zdecydowa\u0107, jakie dzia\u0142ania w zwi\u0105zku z nimi podj\u0105\u0107. Po kolei wyjmuj je wi\u0119c z koszyka, zadaj\u0105c sobie pytanie: czy mam co\u015b z tym zrobi\u0107? Je\u015bli sprawa nie wymaga \u017cadnego dzia\u0142ania, umie\u015b\u0107 j\u0105:<\/p>\n Kiedy sprawa wymaga podj\u0119cia aktywno\u015bci, staje si\u0119 dzia\u0142aniem \u2013 najbli\u017csz\u0105 czynno\u015bci\u0105, kt\u00f3r\u0105 musisz wykona\u0107, aby zrealizowa\u0107 cel. Je\u015bli wype\u0142nienie zadania zajmie Ci mniej ni\u017c 2 minuty, zr\u00f3b je od razu<\/strong>. Pozosta\u0142e dzia\u0142ania mo\u017cesz:<\/p>\n Dzia\u0142ania, na kt\u00f3re sk\u0142ada si\u0119 kilka aktywno\u015bci, staj\u0105 si\u0119 projektami. Ka\u017cdy projekt zanotuj na li\u015bcie Projekty<\/i>, rozpisuj\u0105c poszczeg\u00f3lne kroki, jakie musisz w jego obr\u0119bie wykona\u0107. Najbli\u017csz\u0105 czynno\u015b\u0107 umie\u015b\u0107 natomiast na li\u015bcie Nast\u0119pne dzia\u0142anie<\/i>.<\/p>\n Podczas analizy spraw ze skrzynki tworzysz kilka list: Nast\u0119pne dzia\u0142anie<\/i>, Projekty<\/i>, Oczekuj\u0105ce<\/i> i Kiedy\u015b\/mo\u017ce<\/i>, a tak\u017ce kalendarz i archiwum. Wszystkie dzia\u0142ania musisz jednak uporz\u0105dkowa\u0107, aby zdecydowa\u0107, co i kiedy wykona\u0107. Allen sformu\u0142owa\u0142 3 kryteria grupowania spraw:<\/p>\n Codziennie przegl\u0105daj kalendarz oraz list\u0119 Nast\u0119pne dzia\u0142anie<\/i>, skre\u015blaj\u0105c wykonane dzia\u0142ania oraz dodaj\u0105c nowe. Raz w tygodniu przeprowad\u017a ca\u0142\u0105 procedur\u0119 raz jeszcze: umie\u015b\u0107 nowe sprawy w skrzynce, przeanalizuj je i uporz\u0105dkuj. Systematyczne przegl\u0105dy s\u0105 podstaw\u0105 skuteczno\u015bci GTD.<\/p>\n Wprowadzenie w \u017cycie metody Allena bywa trudne. W codziennej pracy wykonujesz nie tylko dzia\u0142ania zaplanowane, ale i bie\u017c\u0105ce, kt\u00f3re pojawiaj\u0105 si\u0119 nagle i wymagaj\u0105 natychmiastowej reakcji. GTD mobilizuje jednak do podj\u0119cia aktywno\u015bci \u2013 dzi\u0119ki przejrzystym listom z zadaniami, uporz\u0105dkowanymi wed\u0142ug dost\u0119pnego kontekstu, czasu i energii, wiesz, czym si\u0119 zaj\u0105\u0107. Niczego nie odk\u0142adasz na wieczne \u201ep\u00f3\u017aniej\u201d.<\/p>\n To, jak wprowadzi\u0107 GTD w \u017cycie, szczeg\u00f3\u0142owo opisali\u015bmy tutaj<\/a>. Je\u015bli ta metoda wydaje Ci si\u0119 zbyt skomplikowana, na pocz\u0105tek skorzystaj z prostszych: TRZOS oraz ALPEN.<\/p>\n TRZOS jest prost\u0105 metod\u0105 planowania zada\u0144 kr\u00f3tkoterminowych \u2013 dziennych lub tygodniowych. Nazwa stanowi akronim s\u0142\u00f3w:<\/p>\n T<\/strong> \u2013 Terminy zada\u0144 spisa\u0107,<\/p>\n R<\/strong> \u2013 Ramy czasowe uwzgl\u0119dni\u0107,<\/p>\n Z<\/strong> \u2013 Zaplanowa\u0107 rezerwy czasu,<\/p>\n O<\/strong> \u2013 Ograniczy\u0107 inne dzia\u0142ania,<\/p>\n S<\/strong> \u2013 Skontrolowa\u0107 rezultaty.<\/p>\n TRZOS opiera si\u0119 na spisywaniu planu dowoln\u0105 technik\u0105 \u2013 na kartce papieru albo w elektronicznym notatniku. Zanotuj wi\u0119c wszystkie zadania do wykonania w danym dniu b\u0105d\u017a tygodniu, a nast\u0119pnie okre\u015bl dok\u0142adny termin ich zako\u0144czenia. Je\u015bli zaplanujesz, do kiedy musisz zrealizowa\u0107 zlecenie, nie b\u0119dziesz go odk\u0142ada\u0107 w niesko\u0144czono\u015b\u0107. Ustal te\u017c orientacyjne ramy czasowe dla poszczeg\u00f3lnych etap\u00f3w zadania. Nie wype\u0142niaj jednak swojego planu co do minuty, zostawiaj\u0105c rezerwy czasowe na niespodziewane przerwy w pracy \u2013 wizyt\u0119 szefa czy konieczno\u015b\u0107 sporz\u0105dzenia wa\u017cnego dokumentu.<\/p>\n Kiedy opracujesz plan, okre\u015bl, kt\u00f3re z zada\u0144 wykonasz w pierwszej kolejno\u015bci. Ustalanie priorytet\u00f3w pojawia si\u0119 w ka\u017cdej metodzie zarz\u0105dzania czasem \u2013 je\u017celi wiesz, co jest naprawd\u0119 wa\u017cne, skupiasz si\u0119 tylko na tym i nie rozpraszasz nieistotnymi kwestiami. Po realizacji wszystkich dzia\u0142a\u0144 skontroluj ich efekty.<\/p>\n Technika ALPEN opiera si\u0119 na podobnych za\u0142o\u017ceniach. Powsta\u0142a w Niemczech, ale jej nazwa nie wi\u0105\u017ce si\u0119 z Alpami \u2013 jest akronimem 5 niemieckich s\u0142\u00f3w:<\/p>\n Bardziej z\u0142o\u017con\u0105 metod\u0105 ni\u017c TRZOS czy ALPEN, ale wci\u0105\u017c prostsz\u0105 ni\u017c GTD, jest procedura OATS<\/a>. Nazwa oznacza dos\u0142ownie \u201eowies\u201d i pochodzi od 4 angielskich s\u0142\u00f3w: Outcomes (wyniki), Activities (dzia\u0142ania), Time (czas), Schedule (harmonogram).<\/p>\n Procedur\u0119 wprowadzisz w 4 krokach:<\/p>\n Uzupe\u0142nieniem wszystkich metod jest regu\u0142a 60:40, nazywana te\u017c buforem czasowym. Takiego bufora potrzebuje ka\u017cdy. Cz\u0119sto, sporz\u0105dzaj\u0105c plan, staramy si\u0119 wype\u0142ni\u0107 czas pracy w 100%, co do minuty. Nie tylko optymistycznie zak\u0142adamy, \u017ce nie przydarz\u0105 si\u0119 nam niespodziewane przerwy, ale i nie uwzgl\u0119dniamy w planie chwili na zrobienie kawy czy p\u00f3j\u015bcie do toalety. Tak \u015bci\u015ble wyznaczony harmonogram zwykle si\u0119 rozsypuje, a op\u00f3\u017anienia wywo\u0142uj\u0105 frustracj\u0119 i z\u0142o\u015b\u0107.<\/p>\n Regu\u0142a 60:40 zak\u0142ada, \u017ce czas, kt\u00f3ry rozplanowujemy na prac\u0119, jedynie w 60% powinni\u015bmy zarezerwowa\u0107 na wykonanie zada\u0144. Pozosta\u0142e 40% przeznaczamy natomiast na czynno\u015bci nieoczekiwane i spontaniczne \u2013 nag\u0142y telefon, konieczno\u015b\u0107 poprawy dokument\u00f3w czy przyjemno\u015b\u0107 wypicia aromatycznej kawy z dala od biurka.<\/p>\n Kiedy wi\u0119c zak\u0142adasz, \u017ce konkretne dzia\u0142anie zajmie Ci 3 godziny, do czasu, kt\u00f3ry na nie po\u015bwi\u0119cisz, dodaj jeszcze godzin\u0119, czyli buforowe 40%.<\/strong> Wpadki, obsuwy i rozpraszacze na pewno si\u0119 przydarz\u0105. Realistycznie planuj\u0105c dzie\u0144, oszcz\u0119dzasz sobie wyrzut\u00f3w sumienia i stresu. Je\u015bli uda Ci si\u0119 wykona\u0107 zadanie w za\u0142o\u017conych 3 godzinach, pozosta\u0142y czas mo\u017cesz po\u015bwi\u0119ci\u0107 na czynno\u015bci mniej pilne, nadrabianie zaleg\u0142o\u015bci albo zas\u0142u\u017con\u0105 przerw\u0119.<\/p>\n Planuj\u0105c zadania do wykonania, przeciwdzia\u0142asz prawu Parkinsona<\/strong>, kt\u00f3re g\u0142osi, \u017ce praca rozszerza si\u0119 tak, by wype\u0142ni\u0107 ca\u0142y czas zarezerwowany na jej realizacj\u0119. Prawo to sformu\u0142owa\u0142 Cyril Parkinson pod koniec lat 50., obserwuj\u0105c rozrost brytyjskiej administracji. Jego zdaniem, kiedy urz\u0119dnik mia\u0142 8 godzin na realizacj\u0119 zadania, to wykonywa\u0142 je w 8 godzin, nawet je\u015bli zadanie by\u0142o proste i powinno zaj\u0105\u0107 4 godziny.<\/p>\n Cz\u0119sto zamieniamy si\u0119 w takiego stereotypowego urz\u0119dnika. Odk\u0142adamy prac\u0119 w niesko\u0144czono\u015b\u0107 albo odrywamy si\u0119 od niej tak cz\u0119sto, \u017ce nasza efektywno\u015b\u0107 waha si\u0119 w granicach 0. Jednocze\u015bnie wiemy, jaki wz\u00f3r ceni si\u0119 obecnie: zr\u0119cznego menad\u017cera-superbohatera<\/strong>, kt\u00f3ry wszystkie zadania realizuje z pr\u0119dko\u015bci\u0105 \u015bwiat\u0142a i u\u015bmiechem na ustach, a w ci\u0105gu dnia znajduje jeszcze czas na kurs w\u0142oskiego i trening triathlonu.<\/p>\n Planowanie zada\u0144 sprawia, \u017ce oszcz\u0119dzasz sobie codziennej frustracji. Przestajesz by\u0107 urz\u0119dnikiem: zwi\u0119kszasz swoj\u0105 efektywno\u015b\u0107 i wydajno\u015b\u0107, realizujesz cele i wykonujesz na czas obowi\u0105zki. Dlaczego?<\/p>\n W ka\u017cdej technice zarz\u0105dzania czasem pojawia si\u0119 etap ustalania priorytet\u00f3w. Samo planowanie dzia\u0142a\u0144 bowiem nie wystarczy \u2013 spo\u015br\u00f3d nich musisz jeszcze wybra\u0107 te wa\u017cniejsze i pilniejsze<\/strong>. Realizacja zada\u0144 po kolei doprowadzi\u0142aby w ko\u0144cu do katastrofy: okaza\u0142oby si\u0119, \u017ce \u0142atasz dach, podczas gdy piwnic\u0119 trawi ogie\u0144.<\/p>\n Do ustalania priorytet\u00f3w s\u0142u\u017cy kilka metod: macierz Eisenhowera, Pareto i ABC. Co kryje si\u0119 pod tymi terminami i jak wykorzysta\u0107 je w praktyce?<\/p>\n Macierz (matryca, kwadrat) Eisenhowera jest najpopularniejsz\u0105 metod\u0105 ustalania priorytet\u00f3w. Nazwa pochodzi od nazwiska prezydenta Stan\u00f3w Zjednoczonych i genera\u0142a Ameryka\u0144skiej Armii, Dwighta Davida Eisenhowera, s\u0142yn\u0105cego z doskona\u0142ego rozplanowania swoich licznych obowi\u0105zk\u00f3w. Metoda przyjmuje form\u0119 uk\u0142adu wsp\u00f3\u0142rz\u0119dnych i opiera si\u0119 na dw\u00f3ch warto\u015bciach \u2013 wa\u017cno\u015bci i pilno\u015bci<\/strong>. Z ich po\u0142\u0105czenia otrzymujemy 4 \u0107wiartki, czyli 4 rodzaje zada\u0144.<\/p>\n Idealna sytuacja wyst\u0119puje, gdy \u0107wiartka ta\u2026 jest pusta. To w niej znajduj\u0105 si\u0119 sytuacje kryzysowe, sprawy nagl\u0105ce, zaniedbania i terminy, kt\u00f3re Ci\u0119 goni\u0105 \u2013 awaria samochodu, choroba dziecka, zbli\u017caj\u0105cy si\u0119 egzamin czy projekt do oddania. Zadania z I \u0107wiartki musisz wykona\u0107 w pierwszej kolejno\u015bci.<\/p>\n Aby nie dopu\u015bci\u0107 do konieczno\u015bci nieustannego zarz\u0105dzania kryzysami z I \u0107wiartki, regularnie zajmuj si\u0119 zadaniami z II. S\u0105 to obowi\u0105zki r\u00f3wnie wa\u017cne, ale ich wykonanie przebiega w d\u0142u\u017cszym czasie. Tu znajduje si\u0119: planowanie, troska o relacje rodzinne, zdrowie i samodoskonalenie, realizacja projekt\u00f3w, rozwijanie pasji. Cel tych zada\u0144 jest dla Ciebie wa\u017cny, ale jego wykonywanie rozk\u0142adasz w czasie<\/strong>. Musisz by\u0107 jednak czujny \u2013 gdy termin realizacji tych dzia\u0142a\u0144 niebezpiecznie si\u0119 zbli\u017cy, znajd\u0105 si\u0119 w grupie wa\u017cnych i pilnych.<\/p>\n Dbanie o dzia\u0142ania z II \u0107wiartki charakteryzuje osoby, kt\u00f3re nale\u017c\u0105 do IV generacji zarz\u0105dzania czasem. Osoby te kontroluj\u0105 swoje \u017cycie, harmonijnie \u0142\u0105cz\u0105 sfery prywatne i zawodowe, znajduj\u0105 czas dla bliskich i dla siebie. Planuj\u0105c i realizuj\u0105c na bie\u017c\u0105co wa\u017cne zadania, efektywnie wykorzystuj\u0105 sw\u00f3j czas<\/strong>.<\/p>\n W III \u0107wiartce mieszcz\u0105 si\u0119 zadania, kt\u00f3re s\u0105 niezbyt istotne (nie wp\u0142yn\u0105 na realizacj\u0119 zaplanowanych przez Ciebie d\u0142ugoterminowych cel\u00f3w), jednak wymagaj\u0105 wykonania \u2013 rachunki, faktury, zakupy, wizyta u lekarza czy fryzjera. Najcz\u0119\u015bciej nale\u017c\u0105 do nich te\u017c przys\u0142ugi \u2013 np. kiedy obieca\u0142e\u015b te\u015bciowej przekopa\u0107 rabat\u0119 pod sadzenie kwiat\u00f3w, sprawa na wiosn\u0119 staje si\u0119 pilna, cho\u0107 dla Ciebie jest zupe\u0142nie niewa\u017cna. Wiele zada\u0144 z tej grupy, zw\u0142aszcza s\u0142u\u017cbowych, zleci\u0107 mo\u017cesz innym osobom.<\/p>\n IV \u0107wiartka po brzegi wype\u0142nia si\u0119 prokrastynacj\u0105: serialami, kt\u00f3re ogl\u0105dasz z przyzwyczajenia, bezcelowym zagl\u0105daniem na Facebooka, przegl\u0105daniem sklep\u00f3w internetowych bez potrzeby, maniakalnym sprawdzaniem skrzynki odbiorczej. Mieszcz\u0105 si\u0119 tutaj wszystkie rozpraszacze \u2013 kiedy je ograniczysz, odkryjesz, jak wiele czasu poch\u0142ania\u0142y. Nie eliminuj ich jednak ca\u0142kowicie. Prokrastynacja jest odpoczynkiem dla m\u00f3zgu, po\u015bwi\u0119\u0107 wi\u0119c chwil\u0119 w ci\u0105gu dnia na s\u0142odkie nicnierobienie.<\/p>\n Zasada Pareto<\/a> opisuje wiele zjawisk z dziedziny ekonomii czy zarz\u0105dzania. G\u0142osi, \u017ce 20% obiekt\u00f3w wi\u0105\u017ce si\u0119 z 80% zasob\u00f3w. Pod \u201eobiekty\u201d i \u201ezasoby\u201d pod\u0142o\u017cy\u0107 mo\u017cemy inne zmienne, np. w obszarze zarz\u0105dzania czasem uzyskuj\u0105c regu\u0142\u0119: 20% dzia\u0142a\u0144 przynosi 80% efekt\u00f3w. Liczby te obrazuj\u0105 uniwersalne prawo nier\u00f3wnowagi wk\u0142ad\u00f3w i wynik\u00f3w<\/strong>. Im wi\u0119cej czasu po\u015bwi\u0119camy na konkretne zadanie, tym gorsze efekty uzyskujemy. Perfekcjonizm sprawdza si\u0119, gdy musimy dba\u0107 o najwy\u017csz\u0105 jako\u015b\u0107. Kiedy jednak d\u0105\u017cymy do optymalizacji naszych dzia\u0142a\u0144, pedantyczna troska o szczeg\u00f3\u0142y nie przyniesie rezultat\u00f3w.<\/p>\n Jak mo\u017cesz wykorzysta\u0107 prawo Pareto do ustalania priorytet\u00f3w? Je\u015bli wykonujesz powtarzalne czynno\u015bci, sprzedajesz te same produkty czy obs\u0142ugujesz tych samych klient\u00f3w, ustal, kt\u00f3re z czynno\u015bci przynosz\u0105 najlepsze efekty, albo jakie produkty i klienci generuj\u0105 najwi\u0119ksze zyski. A nast\u0119pnie\u2026 skup si\u0119 na tych czynno\u015bciach, produktach i klientach.<\/p>\n Stosuj\u0105c Pareto, robisz mniej, ale wi\u0119cej. Koncentrujesz si\u0119 tylko na tym, co jest naprawd\u0119 wa\u017cne.<\/strong> Nie marnujesz czasu i energii na dzia\u0142ania, kt\u00f3re nie przynosz\u0105 takich efekt\u00f3w, jakich si\u0119 spodziewasz.<\/p>\n Pochodn\u0105 zasady Pareto jest klasyfikacja ABC. Opiera si\u0119 na grupowaniu zasob\u00f3w wed\u0142ug kryteri\u00f3w wa\u017cno\u015bci, dlatego cz\u0119sto stosuje si\u0119 j\u0105 w logistyce, np. przy uk\u0142adaniu towar\u00f3w w magazynie. Przydaje si\u0119 r\u00f3wnie\u017c w zarz\u0105dzaniu czasem. Jak?<\/p>\n Dzi\u0119ki klasyfikacji ABC podzielisz swoje obowi\u0105zki na 3 grupy:<\/p>\n Najtrudniejsz\u0105 cz\u0119\u015bci\u0105 metody jest ustalenie dzia\u0142a\u0144 z grupy A \u2013 s\u0105 to dzia\u0142ania przynosz\u0105ce 80% efekt\u00f3w albo stanowi\u0105ce I i II \u0107wiartk\u0119 macierzy Eisenhowera. Zastan\u00f3w si\u0119, co stanowi podstaw\u0119 Twojej pracy, \u017cycia rodzinnego, utrzymania domu, samorozwoju.<\/strong> Na pocz\u0105tek pod uwag\u0119 we\u017a kr\u00f3tki odcinek czasu: dzie\u0144 lub tydzie\u0144. Wyobra\u017a sobie, jak b\u0119dzie wygl\u0105da\u0142a Twoja codzienno\u015b\u0107, je\u015bli nie wykonasz tych zada\u0144. Stracisz dochodowe zlecenie, odetn\u0105 Ci pr\u0105d, a mo\u017ce jakim\u015b zaniedbaniem sprawisz przykro\u015b\u0107 najbli\u017cszym lub unieszcz\u0119\u015bliwisz siebie?<\/p>\n Kiedy ustalisz priorytety, zidentyfikuj zadania B. To prostsze \u2013 w tej grupie mieszcz\u0105 si\u0119 wszystkie czynno\u015bci, kt\u00f3re s\u0105 istotne, ale nie wymagaj\u0105 natychmiastowej aktywno\u015bci<\/strong>. Je\u015bli masz do przygotowania 2 oferty dla kluczowych klient\u00f3w, ale jedn\u0105 musisz dostarczy\u0107 na jutro, a drug\u0105 na pi\u0105tek, pierwsza z nich b\u0119dzie zadaniem A, a druga \u2013 B. W zbiorze B znajd\u0105 si\u0119 r\u00f3wnie\u017c dzia\u0142ania zapisane w kalendarzu, np. zap\u0142acenie rachunku za gaz do ko\u0144ca miesi\u0105ca czy potwierdzenie rezerwacji wczas\u00f3w na Teneryfie w po\u0142owie marca.<\/p>\n Grup\u0119 C tworz\u0105 plany i marzenia, kt\u00f3re ko\u0142acz\u0105 si\u0119 gdzie\u015b po g\u0142owie, ale pozostaj\u0105 w sferze \u201ekiedy\u015b\u201d. Warto je mie\u0107. Problem zaczyna si\u0119 wtedy, gdy dzia\u0142ania C przeskakuj\u0105 nagle do zbioru A<\/strong>. Marzysz np. o tym, \u017ce za 5 lat wybierzesz si\u0119 w upragnion\u0105 podr\u00f3\u017c po Stanach Zjednoczonych. Perspektywa jest odleg\u0142a, poniewa\u017c na ca\u0142e przedsi\u0119wzi\u0119cie musisz od\u0142o\u017cy\u0107 znaczn\u0105 sum\u0119. Jednak zamiast skupia\u0107 si\u0119 na priorytetach i codziennej pracy, dok\u0142adnie planujesz, co zwiedzisz w Nowym Jorku, jak dostaniesz si\u0119 do Kalifornii i czy wybierzesz si\u0119 na rodeo. Marzenia zamieniaj\u0105 si\u0119 w po\u017ceraczy czasu, a to w \u017caden spos\u00f3b nie przybli\u017ca Ci\u0119 do ich realizacji.<\/p>\n Wiesz ju\u017c, w jaki spos\u00f3b ustala\u0107 cele, planowa\u0107 dzia\u0142ania i wybiera\u0107 w\u015br\u00f3d nich priorytety. Przed Tob\u0105 najtrudniejszy krok: zmotywowanie si\u0119 do pracy i praca. Doskonale zdajesz sobie spraw\u0119 z tego, \u017ce kiedy ju\u017c zaczniesz, wykonasz wszystko, co zaplanowa\u0142e\u015b. Jak jednak zacz\u0105\u0107?<\/p>\n Zaufaj sile swojego m\u00f3zgu. Wyobra\u017a sobie, jakie efekty przynios\u0105 Twoje dzia\u0142ania.<\/strong> Mo\u017ce sko\u0144czysz prac\u0119 szybciej i wybierzesz si\u0119 z dzie\u0107mi do ZOO, a mo\u017ce dzi\u0119ki nadgodzinom kupisz wymarzony samoch\u00f3d? Pracuj\u0105c, my\u015bl o korzy\u015bciach. Aby poprawi\u0107 swoj\u0105 wydajno\u015b\u0107, dodatkowo skorzystaj z kilku metod.<\/p>\n Pomodoro<\/a> stanowi klasyk\u0119 zarz\u0105dzania czasem. Ka\u017cdy, kto pr\u00f3buje lepiej organizowa\u0107 swoj\u0105 prac\u0119, wcze\u015bniej czy p\u00f3\u017aniej testuje t\u0119 technik\u0119, a wielu na niej poprzestaje, z sukcesem wykorzystuj\u0105c jej mo\u017cliwo\u015bci.<\/p>\n Nazwa Pomodoro wywodzi si\u0119 od kuchennego czasomierza w kszta\u0142cie pomidora. Metoda opiera si\u0119 na dzia\u0142aniu w cyklach, kt\u00f3re wyznacza w\u0142a\u015bnie czasomierz \u2013 po 25 minutach nieprzerwanej pracy nast\u0119puje 5-minutowa przerwa. Po 4 pe\u0142nych cyklach przerwa wyd\u0142u\u017ca si\u0119 do 30 minut. Proste, prawda? Podstaw\u0105 techniki jest pe\u0142ne skupienie si\u0119 na wykonywanym zadaniu.<\/strong> W ci\u0105gu 25 minut musisz ca\u0142kowicie odci\u0105\u0107 si\u0119 od wszystkich rozpraszaj\u0105cych czynnik\u00f3w: wy\u0142\u0105czy\u0107 telefon, wylogowa\u0107 si\u0119 z Facebooka i skrzynki odbiorczej, zamkn\u0105\u0107 drzwi do swojego pokoju czy biura. W tym czasie istnieje tylko praca. Kiedy natomiast czasomierz obwie\u015bci przerw\u0119, natychmiast oderwij si\u0119 od dzia\u0142ania. Nie my\u015bl o nim. Zr\u00f3b sobie kaw\u0119, przespaceruj si\u0119, otw\u00f3rz okno i przez moment bez celu wpatruj si\u0119 w dal.<\/p>\n Dlaczego to dzia\u0142a? \u015awiadomo\u015b\u0107, \u017ce na wykonanie zadania masz tylko 25 minut, mobilizuje Ci\u0119 do aktywno\u015bci. Maksymalnie koncentrujesz si\u0119 na tym, co musisz zrobi\u0107, a wtedy Tw\u00f3j m\u00f3zg dzia\u0142a wydajniej.<\/strong> Przerwy pozwalaj\u0105 natomiast zachowa\u0107 \u015bwie\u017co\u015b\u0107 umys\u0142u i si\u0142y do dalszej pracy. Taki podzia\u0142 sprawia, \u017ce nawet kilkugodzinne \u015bl\u0119czenie nad wielkim projektem staje si\u0119 mniej nu\u017c\u0105ce.<\/p>\n Pomodoro uzupe\u0142ni\u0107 mo\u017cesz metod\u0105 salami. Zaczynaj\u0105c prac\u0119 nad skomplikowanym zadaniem, roz\u0142\u00f3\u017c je na kilka mniejszych dzia\u0142a\u0144<\/strong> \u2013 \u201epokr\u00f3j\u201d tak, jak kroi\u0142by\u015b ob\u0142\u0119dnie pachn\u0105c\u0105, w\u0142osk\u0105 salami, czyli na plasterki. Dzi\u0119ki temu nawet najwi\u0119kszy projekt, np. pod nazw\u0105 \u201emagisterka\u201d czy \u201eraport roczny\u201d, przestaje onie\u015bmiela\u0107.<\/p>\n W technice salami wa\u017cna jest kolejno\u015b\u0107 wykonywania poszczeg\u00f3lnych cz\u0119\u015bci zadania. Metoda sera szwajcarskiego dopuszcza natomiast dowolno\u015b\u0107. Z listy dzia\u0142a\u0144, kt\u00f3re sk\u0142adaj\u0105 si\u0119 na projekt, wybierasz dowolne i to nim si\u0119 zajmujesz<\/strong>. Kiedy sko\u0144czysz, przeskakujesz do nast\u0119pnej \u201edziury w serze\u201d \u2013 innego fragmentu projektu. Je\u015bli pracujesz nad obszernym artyku\u0142em, ale kolejne akapity wst\u0119pu nie klej\u0105 si\u0119 do siebie, napisz dowoln\u0105 cz\u0119\u015b\u0107 tekstu, rozwini\u0119cie albo nawet zako\u0144czenie. Wa\u017cne, aby\u015b zacz\u0105\u0142 pisa\u0107. Z ka\u017cdym kolejnym s\u0142owem nabierzesz rozp\u0119du, a\u017c w ko\u0144cu przygotujesz tak\u017ce i wst\u0119p. Obie techniki \u2013 i salami, i sera szwajcarskiego, opieraj\u0105 si\u0119 na doskonale znanej wszystkim metodzie ma\u0142ych kroczk\u00f3w. Najwa\u017cniejsze, \u017ceby zacz\u0105\u0107. Potem potoczy si\u0119 samo.<\/p>\n Czasem, nawet pomimo stosowania r\u00f3\u017cnorakich technik, miewamy w ci\u0105gu dnia trudniejsze momenty. Staramy si\u0119 skoncentrowa\u0107, ale nasze my\u015bli nieustannie gdzie\u015b uciekaj\u0105. Wpatrujemy si\u0119 w ekran monitora albo kartk\u0119 z wyliczeniami i wydaje nam si\u0119, \u017ce dzi\u015b nie jeste\u015bmy w stanie zrobi\u0107 ju\u017c nic wi\u0119cej. Znasz to?<\/p>\n Problem nie tkwi jednak w Tobie. Wynika z naturalnego przebiegu poziomu energii. Kiedy \u015bpisz, poziom ten wynosi 0. Od rana stopniowo wzrasta, a szczyt osi\u0105ga w okolicach po\u0142udnia. Je\u015bli przyjrzysz si\u0119 swojej codziennej aktywno\u015bci, zauwa\u017cysz, \u017ce w okre\u015blonych godzinach pracujesz wydajniej, z \u0142atwo\u015bci\u0105 realizuj\u0105c nawet najtrudniejsze zadania.<\/strong><\/p>\n Szczyt energetyczny utrzymuje si\u0119 przez ok. 3 godziny i w ci\u0105gu dnia ju\u017c wi\u0119cej si\u0119 nie powtarza. Wykorzystaj ten czas na dzia\u0142ania, kt\u00f3re wymagaj\u0105 od Ciebie maksymalnego skupienia albo najwi\u0119kszej kreatywno\u015bci. Oczywi\u015bcie \u2013 nie zawsze jest to mo\u017cliwe. Zdarzy si\u0119, \u017ce trudnym zadaniem musisz zaj\u0105\u0107 si\u0119 podczas energetycznego do\u0142ka. Nigdy jednak nie marnuj swojej najwi\u0119kszej energii na rutynowe czynno\u015bci albo po\u017ceracze czasu.<\/p>\n Za ka\u017cdym razem, kiedy odrywasz si\u0119 od pracy, do\u015bwiadczasz efektu pi\u0142y<\/strong> \u2013 spadku wydajno\u015bci po pojawieniu si\u0119 zak\u0142\u00f3cenia. Nawet je\u015bli rozpraszasz si\u0119 tylko na moment, nie powracasz do maksymalnego poziomu skupienia od razu. Potrzebujesz chwili na ponowne rozkr\u0119cenie si\u0119.<\/p>\n Nieustanne odrywanie si\u0119 od zaj\u0119\u0107 \u2013 po to, aby sprawdzi\u0107 Facebooka, odebra\u0107 telefon albo odpowiedzie\u0107 na pytanie wsp\u00f3\u0142pracownika \u2013 sprawia, \u017ce Twoja produktywno\u015b\u0107 gwa\u0142townie spada. \u017beby efektywnie wykorzystywa\u0107 czas, musisz wyeliminowa\u0107 ze swojego otoczenia najcz\u0119stsze rozpraszacze. Jakie? I, przede wszystkim, jak to zrobi\u0107 bezbole\u015bnie?<\/p>\n Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest \u2013 niewyczerpane \u017ar\u00f3d\u0142o prokrastynacji. Usi\u0142ujesz maksymalnie skupi\u0107 si\u0119 na zadaniu, a ju\u017c minut\u0119 p\u00f3\u017aniej orientujesz si\u0119, \u017ce w\u0142a\u015bnie po raz kolejny tego dnia bezmy\u015blnie przewijasz zdj\u0119cia znajomych. Przegl\u0105danie social medi\u00f3w uzale\u017cnia i rujnuje produktywno\u015b\u0107. Aby skutecznie walczy\u0107 z tym nawykiem, wykorzysta\u0107 mo\u017cesz dodatki do przegl\u0105darek internetowych \u2013 LeechBlock<\/a> do Mozilli czy StayFocusd<\/a> do Chrome, kt\u00f3re czasowo blokuj\u0105 dost\u0119p do wybranych stron.<\/p>\n Aby u\u015bwiadomi\u0107 sobie, jak cz\u0119sto zagl\u0105dasz do social medi\u00f3w, przeprowad\u017a kr\u00f3tki eksperyment. Za ka\u017cdym razem, kiedy przy\u0142apiesz si\u0119 na tym, \u017ce otwierasz w przegl\u0105darce kart\u0119 z Facebookiem, zr\u00f3b 5 przysiad\u00f3w, 5 pajacyk\u00f3w albo 5 pompek. Po ca\u0142ym dniu nieustannego odrywania si\u0119 od pracy zapewne oka\u017ce si\u0119, \u017ce masz za sob\u0105 niez\u0142y trening.<\/p>\n Przegl\u0105danie Facebooka jest strat\u0105 czasu \u2013 o tym wiemy doskonale. Odpisywanie na SMS-y czy ci\u0105g\u0142e sprawdzanie skrzynki mailowej daje nam jednak z\u0142udne poczucie, \u017ce pracujemy. Maile dotycz\u0105 przecie\u017c spraw s\u0142u\u017cbowych, a wystukanie odpowiedzi na wiadomo\u015b\u0107 zajmuje kilka sekund\u2026 Rozpraszacz pozostaje jednak rozpraszaczem.<\/p>\n Wprowad\u017a wi\u0119c zasad\u0119, \u017ce skrzynk\u0119 odbiorcz\u0105 sprawdzasz jedynie 2 razy dziennie, np. o 12:00 i 17:00 (uwa\u017caj jednak, aby nie przerywa\u0107 swojego szczytu energetycznego), a na SMS-y odpisujesz, kiedy ca\u0142kowicie uporasz si\u0119 z okre\u015blonym zadaniem.<\/p>\n Kiedy dzwoni telefon, odbieramy. To odruch. Tymczasem wi\u0119kszo\u015b\u0107 naszych rozm\u00f3w telefonicznych dotyczy spraw b\u0142ahych, kt\u00f3rych nie musimy rozwi\u0105zywa\u0107 natychmiast. Co wi\u0119cej \u2013 gdyby\u015bmy szybciej ko\u0144czyli prac\u0119, nierozpraszani telefonami, mogliby\u015bmy zaj\u0105\u0107 si\u0119 nimi wcze\u015bniej. Kom\u00f3rk\u0119 mo\u017cemy wyciszy\u0107. Co jednak z rozmowami toczonymi na \u017cywo?<\/p>\n Ka\u017cde biuro \u017cyje. Kto\u015b wychodzi, kto\u015b wchodzi, kto\u015b pyta o poprawki, o raport, o rad\u0119. Jak w takich warunkach skupi\u0107 si\u0119 na zadaniach? Coraz cz\u0119\u015bciej w przedsi\u0119biorstwach wprowadza si\u0119 zasad\u0119 nieprzeszkadzania sobie w okre\u015blonych godzinach. W biurze zapada cisza, a wa\u017cne sprawy omawia si\u0119 przez internetowy komunikator.<\/p>\n Je\u015bli mo\u017cesz pozwoli\u0107 sobie na odci\u0119cie si\u0119 od bod\u017ac\u00f3w, podczas pracy za\u0142\u00f3\u017c na uszy s\u0142uchawki. Nie musisz s\u0142ucha\u0107 muzyki \u2013 s\u0142uchawki staj\u0105 si\u0119 jedynie sygna\u0142em, \u017ce pracujesz. Ka\u017cdy zastanowi si\u0119 2 razy, czy sprawa, z kt\u00f3r\u0105 do Ciebie przychodzi, jest na tyle wa\u017cna, aby Ci przeszkadza\u0107.<\/p>\n Ol\u015bnienia \u2013 wszystkie te sprawy, o kt\u00f3rych przypominasz sobie akurat wtedy, kiedy zajmujesz si\u0119 prac\u0105. Przygotowujesz wi\u0119c prezentacj\u0119 na jutrzejsz\u0105 konferencj\u0119 i nagle orientujesz si\u0119, \u017ce zapomnia\u0142e\u015b sprawdzi\u0107, jak nazywa si\u0119 prezydent Boliwii. A przecie\u017c absolutnie musisz to sprawdzi\u0107. Musisz te\u017c znale\u017a\u0107 t\u0119 ksi\u0105\u017ck\u0119, o kt\u00f3rej s\u0142ysza\u0142e\u015b 2 miesi\u0105ce temu, zaplanowa\u0107 weekend w g\u00f3rach, zap\u0142aci\u0107 rachunek i nasmarowa\u0107 narty.<\/p>\n Aby nie poddawa\u0107 si\u0119 nag\u0142ym ol\u015bnieniom, zawsze miej przy sobie notatnik<\/strong> \u2013 w formie papierowej lub elektronicznej, i zapisuj w nim wszystkie pomys\u0142y, kt\u00f3re wpadn\u0105 Ci do g\u0142owy podczas realizacji obowi\u0105zk\u00f3w. Dzi\u0119ki temu uspokoisz swoje wyrzuty sumienia i o niczym nie zapomnisz.<\/p>\n Nie marnuj swojego czasu. Kiedy obiecujesz sobie dzia\u0142anie \u2013 dzia\u0142aj. Pomy\u015bl o efektach: nowym, l\u015bni\u0105cym samochodzie, drinkach z palemk\u0105 nad morzem, u\u015bmiechach najbli\u017cszych, zadowoleniu z w\u0142asnej pracy. Planuj i ustalaj priorytety, a potem biegnij do celu. Nie pozw\u00f3l, \u017ceby rz\u0105dzi\u0142y Tob\u0105 wskaz\u00f3wki zegara. Daj sobie szans\u0119 i wypr\u00f3buj kilka metod zarz\u0105dzania zadaniami. By\u0107 mo\u017ce oka\u017ce si\u0119, \u017ce jednak masz czas na ksi\u0105\u017ck\u0119, spacer z psem albo spontaniczny wypad za miasto.<\/p>\n4 generacje zarz\u0105dzania czasem<\/h3>\n
\n
\n
Definiowanie cel\u00f3w<\/h3>\n
Metoda 5 filar\u00f3w<\/h4>\n
W\u0142asne pragnienia<\/h5>\n
Relacje z bliskimi<\/h5>\n
Zdrowie<\/h5>\n
Finanse osobiste<\/h5>\n
Rozw\u00f3j zawodowy<\/h5>\n
Metoda SMARTER<\/h4>\n
Metoda OKR<\/h4>\n
\n
<\/h3>\nPlanowanie dzia\u0142a\u0144<\/h3>\n
Getting Things Done<\/h4>\n
1. Gromadzenie<\/h5>\n
2. Analiza<\/h5>\n
\n
Sprawa, dzia\u0142anie, projekt<\/h6>\n
\n
3. Porz\u0105dkowanie<\/h5>\n
\n
4. Przegl\u0105d<\/h5>\n
5. Realizacja<\/h5>\n
TRZOS<\/h4>\n
Metoda ALPEN<\/h4>\n
\n
Procedura OATS<\/h4>\n
\n
60:40<\/h4>\n
Prawo Parkinsona<\/h4>\n
<\/p>\nZalety planowania dzia\u0142a\u0144<\/h5>\n
\n
Ustalanie priorytet\u00f3w<\/h3>\n
Macierz Einsehowera<\/h4>\n
I \u0107wiartka: zadania wa\u017cne i pilne<\/h5>\n
II \u0107wiartka: zadania wa\u017cne, ale nie pilne<\/h5>\n
III \u0107wiartka: zadania niewa\u017cne, ale pilne<\/h5>\n
IV \u0107wiartka: zadania niewa\u017cne i niepilne<\/h5>\n
Zasada Pareto<\/h4>\n
Klasyfikacja ABC<\/h4>\n
\n
Dzia\u0142anie<\/h3>\n
Pomodoro<\/h4>\n
Metoda salami<\/h4>\n
Metoda sera szwajcarskiego<\/h4>\n
<\/h4>\nPoziom energii a zarz\u0105dzanie czasem<\/h4>\n
Eliminacja rozpraszaczy<\/h3>\n
Media spo\u0142eczno\u015bciowe<\/h4>\n
SMS-y i maile<\/h4>\n
Rozmowy<\/h4>\n
Ol\u015bnienia i pomys\u0142y niecierpi\u0105ce zw\u0142oki<\/h4>\n