Czego dowiesz si\u0119 z tego wpisu?<\/h2>\n\n- Co to jest metoda Inbox zero?<\/li>\n
- Jak wprowadzi\u0107 Inbox zero w \u017cycie?<\/li>\n
- Jakie nawyki pomagaj\u0105 utrzyma\u0107 porz\u0105dek w skrzynce odbiorczej?<\/li>\n
- Dlaczego warto stosowa\u0107 Inbox zero?<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n\n
TL;DR<\/h2>\n
Inbox zero jest metod\u0105 porz\u0105dkowania maili. Polega na regularnym opr\u00f3\u017cnianiu skrzynki odbiorczej wed\u0142ug 5 krok\u00f3w: usu\u0144, oddeleguj, wykonaj, od\u0142\u00f3\u017c na p\u00f3\u017aniej, zarchiwizuj. Utrzymanie porz\u0105dku w skrzynce pozytywnie wp\u0142ywa na produktywno\u015b\u0107.<\/p>\n<\/div>\n
Problem ze skrzynk\u0105 elektroniczn\u0105<\/h2>\n
Nad porz\u0105dkiem w tradycyjnej skrzynce pocztowej zapanowa\u0107 jest \u0142atwo. Opr\u00f3\u017cniamy j\u0105 regularnie, bo po tygodniu nie zmie\u015bci\u0142oby si\u0119 do niej nawet awizo. O miejsce w skrzynce mailowej nie musimy si\u0119 natomiast martwi\u0107, dlatego nie porz\u0105dkujemy jej wcale. Ba\u0142aganu nie wida\u0107, wa\u017cn\u0105 wiadomo\u015b\u0107 mo\u017cemy odszuka\u0107 przez wyszukiwark\u0119, a te wszystkie newslettery na pewno kiedy\u015b si\u0119 przydadz\u0105.<\/p>\n
W folderze \u201eodebrane\u201d codziennie przybywa jednak kilka wiadomo\u015bci. Par\u0119 reklam, maile od przyjaci\u00f3\u0142 i wsp\u00f3\u0142pracownik\u00f3w. Reklamy pomijamy, reszt\u0119 jedynie przegl\u0105damy pobie\u017cnie, ale niczego nie kasujemy \u2013 w wolnej chwili wszystko przeczytamy dok\u0142adnie. Poniewa\u017c jednak wolna chwila nigdy nie nadchodzi, stos wiadomo\u015bci ro\u015bnie. A w nim, po\u015br\u00f3d setek reklam i nieprzeczytanych newsletter\u00f3w, gubi si\u0119 wa\u017cny mail \u2013 o potwierdzeniu rezerwacji wymarzonych wczas\u00f3w, akceptacji poprawek w projekcie, z reklamacj\u0105 od klienta\u2026 Przyrzekamy wi\u0119c sobie, \u017ce od tego momentu kasujemy wszystkie niepotrzebne wiadomo\u015bci, i zabieramy si\u0119 za porz\u0105dkowanie naszej skrzynki.<\/p>\n
5 krok\u00f3w do Inbox zero<\/h2>\n
Z pomoc\u0105 przychodzi nam metoda Inbox zero, polegaj\u0105ca na opr\u00f3\u017cnianiu skrzynki odebranych wiadomo\u015bci wed\u0142ug pi\u0119ciu krok\u00f3w: usu\u0144, oddeleguj, wykonaj, od\u0142\u00f3\u017c na p\u00f3\u017aniej, zarchiwizuj. Stworzy\u0142 j\u0105 Merlin Mann, ameryka\u0144ski publicysta i bloger, zajmuj\u0105cy si\u0119 zagadnieniami produktywno\u015bci. Sw\u00f3j pomys\u0142 przedstawi\u0142 w Google Tech Talk<\/a> w 2007 roku.<\/p>\nInspiracj\u0105 do powstania Inbox zero sta\u0142a si\u0119 jednak inna technika \u2013 Getting Things Done<\/a>, kt\u00f3ra s\u0142u\u017cy porz\u0105dkowaniu zada\u0144 do wykonania. Kiedy Mann wprowadza\u0142 j\u0105 w swojej codziennej pracy, zauwa\u017cy\u0142, \u017ce spor\u0105 trudno\u015b\u0107 sprawia mu zapanowanie nad poczt\u0105 elektroniczn\u0105. Wykorzysta\u0142 wi\u0119c techniki GTD nie tylko do organizacji dzia\u0142a\u0144, ale r\u00f3wnie\u017c do uporz\u0105dkowania maili. Finalnie osi\u0105gn\u0105\u0142 \u201einbox: 0\u201d, czyli pust\u0105 skrzynk\u0119 odbiorcz\u0105.<\/p>\nCo musimy zrobi\u0107, aby przywr\u00f3ci\u0107 porz\u0105dek w\u015br\u00f3d naszych maili?<\/p>\n
Usu\u0144<\/h3>\n
Na pocz\u0105tek usuwamy \u2013 nie tylko spam i reklamy, ale te\u017c wszystkie maile, kt\u00f3re przeczytali\u015bmy, a kt\u00f3re do niczego nam si\u0119 ju\u017c nie przydadz\u0105. Kasujemy wi\u0119c to, co nie zawiera wa\u017cnych informacji i nie wymaga od nas dzia\u0142ania w przysz\u0142o\u015bci. Porz\u0105dkowanie skrzynki po raz pierwszy zajmie nam troch\u0119 czasu \u2013 aby usun\u0105\u0107 niewa\u017cne wiadomo\u015bci, przejrze\u0107 musimy ich dziesi\u0105tki albo setki. Niepotrzebnych maili b\u0119dziemy pozbywa\u0107 si\u0119 potem na bie\u017c\u0105co.<\/p>\n
Oddeleguj<\/h3>\n
Czasem przez pomy\u0142k\u0119 dostaniemy maila adresowanego do kogo\u015b innego. Przypadek rzadki, ale si\u0119 zdarza. Cz\u0119sto r\u00f3wnie\u017c kto\u015b powierzy nam zadanie, kt\u00f3re nie mie\u015bci si\u0119 w zakresie naszych obowi\u0105zk\u00f3w. Je\u015bli mo\u017cemy, odsy\u0142amy wi\u0119c omy\u0142kowego maila do odpowiedniego adresata, a nadawc\u0119 informujemy o pomy\u0142ce (bo o \u017cyczliwo\u015b\u0107 przecie\u017c coraz trudniej). Niew\u0142a\u015bciwie rozdzielone zadanie delegujemy natomiast dalej, a wszystkie niepotrzebne wiadomo\u015bci usuwamy.<\/p>\n
Wykonaj<\/h3>\n
Zasada jest prosta: czytamy mail i zastanawiamy si\u0119, ile czasu zajmie nam odpowied\u017a albo realizacja opisanego w nim dzia\u0142ania. Je\u015bli mo\u017cemy wykona\u0107 je w 2 minuty, robimy to od razu. Regu\u0142a \u201edw\u00f3ch minut\u201d przej\u0119ta zosta\u0142a z metody zarz\u0105dzania czasem GTD. Jak zauwa\u017ca jej tw\u00f3rca, David Allen, odk\u0142adanie zadania, kt\u00f3re zrealizowa\u0107 mo\u017cemy w 2 minuty, nie ma sensu. Wi\u0119cej czasu zajmie nam bowiem my\u015blenie o nim i przek\u0142adanie go na p\u00f3\u017aniej.<\/p>\n
Od\u0142\u00f3\u017c na p\u00f3\u017aniej<\/h3>\n
Kiedy odbieramy wiadomo\u015b\u0107, ale nie mo\u017cemy akurat odpowiedzie\u0107, przenosimy j\u0105 do odpowiedniego folderu, na przyk\u0142ad \u201eDzi\u015b\u201d, \u201eJutro\u201d, \u201ePrzysz\u0142y tydzie\u0144\u201d. Porz\u0105dkuj\u0105c w ten spos\u00f3b maile, tworzymy przejrzyst\u0105 list\u0119 tych, na kt\u00f3re powinni\u015bmy odpisa\u0107 p\u00f3\u017aniej albo w konkretnym terminie.<\/p>\n
Je\u015bli wiadomo\u015b\u0107 wymaga realizacji zadania, ale nie zawiera przydatnej tre\u015bci, usuwamy j\u0105, a zadanie wpisujemy na list\u0119 \u201eDo wykonania\u201d.<\/p>\n
Zarchiwizuj<\/h3>\n
Maile, kt\u00f3re mog\u0105 nam si\u0119 przyda\u0107 \u2013 potwierdzenia przelew\u00f3w i rezerwacji, faktury czy umowy, archiwizujemy. Nie trzymamy ich w folderze \u201eodebrane\u201d, ale te\u017c nie wrzucamy do archiwum wszystkiego na \u015blepo. Zamiast zaprowadzi\u0107 porz\u0105dek, przeniesiemy tam jedynie ba\u0142agan ze skrzynki odbiorczej. Archiwum mo\u017cemy te\u017c podzieli\u0107 na kategorie, aby szybko znale\u017a\u0107 w nim potrzebne informacje.<\/p>\n
![\"Zarz\u0105dzanie](\"https:\/\/minicrm.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2011\/08\/Inbox-zero-799x533.jpeg\")
<\/p>\n
Dobre nawyki<\/h2>\n
Je\u015bli dotychczas nie przywi\u0105zywali\u015bmy wagi do \u0142adu w skrzynce odbiorczej, pierwsza realizacja Inbox zero b\u0119dzie czasoch\u0142onna i monotonna. Aby przynios\u0142a efekty, musimy porz\u0105dkowa\u0107 nasze maile regularnie, jednorazowy obowi\u0105zek zamieniaj\u0105c w nawyk. Wykorzysta\u0107 mo\u017cemy te\u017c kilka innych sposob\u00f3w na zapanowanie nad mailowym chaosem.<\/p>\n
Kilka folder\u00f3w<\/h3>\n
Niezale\u017cnie od tego, jakiego klienta pocztowego u\u017cywamy, mo\u017cemy spersonalizowa\u0107 nasz\u0105 skrzynk\u0119. Na przyk\u0142ad Gmail oferuje tworzenie etykiet<\/strong>, czyli folder\u00f3w, do jakich wrzucamy poszczeg\u00f3lne maile. Etykiety wy\u015bwietlaj\u0105 si\u0119 w panelu po lewej stronie. W ustawieniach konta mo\u017cemy ukry\u0107 te, z kt\u00f3rych nie korzystamy, lub doda\u0107 w\u0142asne, a tak\u017ce oznaczy\u0107 je kolorami. Gmail umo\u017cliwia tak\u017ce konfiguracj\u0119 kart. Trzy podstawowe: \u201eG\u0142\u00f3wne\u201d, \u201eSpo\u0142eczno\u015bci\u201d i \u201eOferty\u201d, uzupe\u0142ni\u0107 mo\u017cemy w\u0142asnymi.<\/p>\nSta\u0142a pora na e-maile<\/h3>\n
Czekaj\u0105c na wa\u017cn\u0105 wiadomo\u015b\u0107, co kilka minut nerwowo zagl\u0105damy do skrzynki odbiorczej. Odrywamy si\u0119 od innych obowi\u0105zk\u00f3w i nieustannie dekoncentrujemy. Ci\u0105g\u0142e kontrolowanie poczty niszczy nasz\u0105 produktywno\u015b\u0107. Jak tego unikn\u0105\u0107?<\/p>\n
Pracuj\u0105c, zamykamy poczt\u0119. Ustalamy sta\u0142e pory, w kt\u00f3rych odpowiadamy na maile, np. godzin\u0119 po przyj\u015bciu do pracy i godzin\u0119 przed wyj\u015bciem albo w konkretnym czasie: o 11:00 i 16:00. W okre\u015blonym momencie otwieramy wi\u0119c skrzynk\u0119 odbiorcz\u0105 i, post\u0119puj\u0105c wed\u0142ug pi\u0119ciu krok\u00f3w Inbox zero, zarz\u0105dzamy wiadomo\u015bciami. Spos\u00f3b ten sprawdza si\u0119 r\u00f3wnie\u017c wtedy, kiedy czekamy na wa\u017cne maile \u2013 poczt\u0119 mo\u017cemy sprawdza\u0107 cz\u0119\u015bciej, np. o pe\u0142nej godzinie. Wa\u017cne, aby\u015bmy skupili si\u0119 tylko na jednej czynno\u015bci i nie rozpraszali zagl\u0105daniem do \u201eodebranych\u201d czy sprawdzaniem powiadomie\u0144.<\/p>\n
Brak poczty na smartfonie<\/h3>\n
Nie odbieram maili na smartfonie \u2013 taki nakaz na siebie na\u0142\u00f3\u017cmy. Jego realizacja b\u0119dzie trudna, poniewa\u017c telefon mamy ci\u0105gle pod r\u0119k\u0105, a w\u0142\u0105czenie aplikacji pocztowej zajmuje sekund\u0119. Nieustanne sprawdzanie skrzynki w niczym jednak nie pomaga \u2013 na wa\u017cne e-maile najcz\u0119\u015bciej i tak odpisujemy, kiedy korzystamy z komputera, bo stukanie w niewielkie literki na ekranie telefonu jest niewygodne. Niewa\u017cne natomiast zaprz\u0105taj\u0105 nam g\u0142ow\u0119. W\u0142\u0105czaj\u0105c smartfona na moment, i tak nie zd\u0105\u017cymy na nie odpisa\u0107. Odrywamy si\u0119 wi\u0119c od innych czynno\u015bci i stresujemy, wiedz\u0105c, ile spraw si\u0119 zbiera, ale nie realizujemy \u017cadnej z nich.<\/p>\n
Automatyczne odpowiedzi<\/h3>\n
Je\u015bli odpisuj\u0105c na maile, u\u017cywamy wielu powtarzalnych formu\u0142ek, mo\u017cemy je zautomatyzowa\u0107. S\u0142u\u017c\u0105 do tego specjalne dodatki i aplikacje, na przyk\u0142ad Text Expander<\/a>, Phrase Express<\/a> czy AutoHotkey<\/a>. Wprowadzamy do nich najcz\u0119\u015bciej u\u017cywane frazy, takie jak Pozdrawiam serdecznie<\/i>, Dzi\u0119kujemy za zapoznanie si\u0119 z nasz\u0105 ofert\u0105<\/i>, a nast\u0119pnie przypisujemy im odpowiednie skr\u00f3ty. Kr\u00f3tkie frazy rozbudowa\u0107 mo\u017cemy r\u00f3wnie\u017c do postaci ca\u0142ych szablon\u00f3w odpowiedzi, na przyk\u0142ad wyja\u015bniaj\u0105cych najpopularniejsze kwestie, z kt\u00f3rymi zwracaj\u0105 si\u0119 do nas klienci.<\/p>\nWypisanie z newsletter\u00f3w<\/h3>\n
Z mailami reklamowymi obchodzimy si\u0119 bezlito\u015bnie, kasuj\u0105c je bez otwierania. Newslettery, do kt\u00f3rych kiedy\u015b si\u0119 zapisali\u015bmy, trzymamy jednak w skrzynce \u2013 bo te bran\u017cowe albo hobbystyczne na pewno kiedy\u015b przeczytamy, a te komercyjne mog\u0105 zawiera\u0107 atrakcyjny rabat albo interesuj\u0105c\u0105 ofert\u0119. Przechowujemy je wi\u0119c do wieczora, weekendu, do urlopu albo do emerytury\u2026 I nie przegl\u0105damy nigdy.<\/p>\n
Je\u015bli czwarty albo pi\u0105ty raz z rz\u0119du nie otworzyli\u015bmy newslettera, nie \u0142ud\u017amy si\u0119, \u017ce zrobimy to za sz\u00f3stym czy si\u00f3dmym. Aby wypisa\u0107 si\u0119 z nieprzydatnych subskrypcji, skorzysta\u0107 mo\u017cemy z serwisu Unroll.me<\/a>, kt\u00f3ry przeanalizuje nasze maile i wygeneruje list\u0119 wszystkich newsletter\u00f3w, kt\u00f3re do nas przychodz\u0105.<\/p>\nZalety Inbox zero<\/h2>\n
Je\u015bli maile s\u0105 uporz\u0105dkowane, \u0142atwo znajdziemy w\u015br\u00f3d nich te najwa\u017cniejsze. Metoda Inbox zero wp\u0142ywa r\u00f3wnie\u017c na nasz\u0105 produktywno\u015b\u0107, u\u0142atwiaj\u0105c organizacj\u0119 obowi\u0105zk\u00f3w. Segreguj\u0105c wiadomo\u015bci, tworzymy jednocze\u015bnie list\u0119 rzeczy, kt\u00f3rymi musimy si\u0119 zaj\u0105\u0107 \u2013 natychmiast albo w przysz\u0142o\u015bci. Wyra\u017ane okre\u015blenie zada\u0144 do wykonania motywuje. Wiemy, ile dzia\u0142a\u0144 przed nami, wi\u0119c musimy zrealizowa\u0107 je bez oci\u0105gania si\u0119.<\/p>\n
Stosuj\u0105c metod\u0119 inbox zero, zmniejszamy poziom porannego stresu \u2013 gdy przed prac\u0105 otwieramy skrzynk\u0119 odbiorcz\u0105, nie czeka na nas 586 nieprzeczytanych wiadomo\u015bci. Wszystko jest uporz\u0105dkowane, a my na spokojnie, popijaj\u0105c aromatyczn\u0105 kaw\u0119, mo\u017cemy zaj\u0105\u0107 si\u0119 wa\u017cniejszymi sprawami.<\/p>\n
TL;DR<\/h2>\n
Inbox zero jest metod\u0105 porz\u0105dkowania maili. Polega na regularnym opr\u00f3\u017cnianiu skrzynki odbiorczej wed\u0142ug 5 krok\u00f3w: usu\u0144, oddeleguj, wykonaj, od\u0142\u00f3\u017c na p\u00f3\u017aniej, zarchiwizuj. Utrzymanie porz\u0105dku w skrzynce pozytywnie wp\u0142ywa na produktywno\u015b\u0107.<\/p>\n<\/div>\n
Problem ze skrzynk\u0105 elektroniczn\u0105<\/h2>\n
Nad porz\u0105dkiem w tradycyjnej skrzynce pocztowej zapanowa\u0107 jest \u0142atwo. Opr\u00f3\u017cniamy j\u0105 regularnie, bo po tygodniu nie zmie\u015bci\u0142oby si\u0119 do niej nawet awizo. O miejsce w skrzynce mailowej nie musimy si\u0119 natomiast martwi\u0107, dlatego nie porz\u0105dkujemy jej wcale. Ba\u0142aganu nie wida\u0107, wa\u017cn\u0105 wiadomo\u015b\u0107 mo\u017cemy odszuka\u0107 przez wyszukiwark\u0119, a te wszystkie newslettery na pewno kiedy\u015b si\u0119 przydadz\u0105.<\/p>\n
W folderze \u201eodebrane\u201d codziennie przybywa jednak kilka wiadomo\u015bci. Par\u0119 reklam, maile od przyjaci\u00f3\u0142 i wsp\u00f3\u0142pracownik\u00f3w. Reklamy pomijamy, reszt\u0119 jedynie przegl\u0105damy pobie\u017cnie, ale niczego nie kasujemy \u2013 w wolnej chwili wszystko przeczytamy dok\u0142adnie. Poniewa\u017c jednak wolna chwila nigdy nie nadchodzi, stos wiadomo\u015bci ro\u015bnie. A w nim, po\u015br\u00f3d setek reklam i nieprzeczytanych newsletter\u00f3w, gubi si\u0119 wa\u017cny mail \u2013 o potwierdzeniu rezerwacji wymarzonych wczas\u00f3w, akceptacji poprawek w projekcie, z reklamacj\u0105 od klienta\u2026 Przyrzekamy wi\u0119c sobie, \u017ce od tego momentu kasujemy wszystkie niepotrzebne wiadomo\u015bci, i zabieramy si\u0119 za porz\u0105dkowanie naszej skrzynki.<\/p>\n
5 krok\u00f3w do Inbox zero<\/h2>\n
Z pomoc\u0105 przychodzi nam metoda Inbox zero, polegaj\u0105ca na opr\u00f3\u017cnianiu skrzynki odebranych wiadomo\u015bci wed\u0142ug pi\u0119ciu krok\u00f3w: usu\u0144, oddeleguj, wykonaj, od\u0142\u00f3\u017c na p\u00f3\u017aniej, zarchiwizuj. Stworzy\u0142 j\u0105 Merlin Mann, ameryka\u0144ski publicysta i bloger, zajmuj\u0105cy si\u0119 zagadnieniami produktywno\u015bci. Sw\u00f3j pomys\u0142 przedstawi\u0142 w Google Tech Talk<\/a> w 2007 roku.<\/p>\n Inspiracj\u0105 do powstania Inbox zero sta\u0142a si\u0119 jednak inna technika \u2013 Getting Things Done<\/a>, kt\u00f3ra s\u0142u\u017cy porz\u0105dkowaniu zada\u0144 do wykonania. Kiedy Mann wprowadza\u0142 j\u0105 w swojej codziennej pracy, zauwa\u017cy\u0142, \u017ce spor\u0105 trudno\u015b\u0107 sprawia mu zapanowanie nad poczt\u0105 elektroniczn\u0105. Wykorzysta\u0142 wi\u0119c techniki GTD nie tylko do organizacji dzia\u0142a\u0144, ale r\u00f3wnie\u017c do uporz\u0105dkowania maili. Finalnie osi\u0105gn\u0105\u0142 \u201einbox: 0\u201d, czyli pust\u0105 skrzynk\u0119 odbiorcz\u0105.<\/p>\n Co musimy zrobi\u0107, aby przywr\u00f3ci\u0107 porz\u0105dek w\u015br\u00f3d naszych maili?<\/p>\n Na pocz\u0105tek usuwamy \u2013 nie tylko spam i reklamy, ale te\u017c wszystkie maile, kt\u00f3re przeczytali\u015bmy, a kt\u00f3re do niczego nam si\u0119 ju\u017c nie przydadz\u0105. Kasujemy wi\u0119c to, co nie zawiera wa\u017cnych informacji i nie wymaga od nas dzia\u0142ania w przysz\u0142o\u015bci. Porz\u0105dkowanie skrzynki po raz pierwszy zajmie nam troch\u0119 czasu \u2013 aby usun\u0105\u0107 niewa\u017cne wiadomo\u015bci, przejrze\u0107 musimy ich dziesi\u0105tki albo setki. Niepotrzebnych maili b\u0119dziemy pozbywa\u0107 si\u0119 potem na bie\u017c\u0105co.<\/p>\n Czasem przez pomy\u0142k\u0119 dostaniemy maila adresowanego do kogo\u015b innego. Przypadek rzadki, ale si\u0119 zdarza. Cz\u0119sto r\u00f3wnie\u017c kto\u015b powierzy nam zadanie, kt\u00f3re nie mie\u015bci si\u0119 w zakresie naszych obowi\u0105zk\u00f3w. Je\u015bli mo\u017cemy, odsy\u0142amy wi\u0119c omy\u0142kowego maila do odpowiedniego adresata, a nadawc\u0119 informujemy o pomy\u0142ce (bo o \u017cyczliwo\u015b\u0107 przecie\u017c coraz trudniej). Niew\u0142a\u015bciwie rozdzielone zadanie delegujemy natomiast dalej, a wszystkie niepotrzebne wiadomo\u015bci usuwamy.<\/p>\n Zasada jest prosta: czytamy mail i zastanawiamy si\u0119, ile czasu zajmie nam odpowied\u017a albo realizacja opisanego w nim dzia\u0142ania. Je\u015bli mo\u017cemy wykona\u0107 je w 2 minuty, robimy to od razu. Regu\u0142a \u201edw\u00f3ch minut\u201d przej\u0119ta zosta\u0142a z metody zarz\u0105dzania czasem GTD. Jak zauwa\u017ca jej tw\u00f3rca, David Allen, odk\u0142adanie zadania, kt\u00f3re zrealizowa\u0107 mo\u017cemy w 2 minuty, nie ma sensu. Wi\u0119cej czasu zajmie nam bowiem my\u015blenie o nim i przek\u0142adanie go na p\u00f3\u017aniej.<\/p>\n Kiedy odbieramy wiadomo\u015b\u0107, ale nie mo\u017cemy akurat odpowiedzie\u0107, przenosimy j\u0105 do odpowiedniego folderu, na przyk\u0142ad \u201eDzi\u015b\u201d, \u201eJutro\u201d, \u201ePrzysz\u0142y tydzie\u0144\u201d. Porz\u0105dkuj\u0105c w ten spos\u00f3b maile, tworzymy przejrzyst\u0105 list\u0119 tych, na kt\u00f3re powinni\u015bmy odpisa\u0107 p\u00f3\u017aniej albo w konkretnym terminie.<\/p>\n Je\u015bli wiadomo\u015b\u0107 wymaga realizacji zadania, ale nie zawiera przydatnej tre\u015bci, usuwamy j\u0105, a zadanie wpisujemy na list\u0119 \u201eDo wykonania\u201d.<\/p>\n Maile, kt\u00f3re mog\u0105 nam si\u0119 przyda\u0107 \u2013 potwierdzenia przelew\u00f3w i rezerwacji, faktury czy umowy, archiwizujemy. Nie trzymamy ich w folderze \u201eodebrane\u201d, ale te\u017c nie wrzucamy do archiwum wszystkiego na \u015blepo. Zamiast zaprowadzi\u0107 porz\u0105dek, przeniesiemy tam jedynie ba\u0142agan ze skrzynki odbiorczej. Archiwum mo\u017cemy te\u017c podzieli\u0107 na kategorie, aby szybko znale\u017a\u0107 w nim potrzebne informacje.<\/p>\n Je\u015bli dotychczas nie przywi\u0105zywali\u015bmy wagi do \u0142adu w skrzynce odbiorczej, pierwsza realizacja Inbox zero b\u0119dzie czasoch\u0142onna i monotonna. Aby przynios\u0142a efekty, musimy porz\u0105dkowa\u0107 nasze maile regularnie, jednorazowy obowi\u0105zek zamieniaj\u0105c w nawyk. Wykorzysta\u0107 mo\u017cemy te\u017c kilka innych sposob\u00f3w na zapanowanie nad mailowym chaosem.<\/p>\n Niezale\u017cnie od tego, jakiego klienta pocztowego u\u017cywamy, mo\u017cemy spersonalizowa\u0107 nasz\u0105 skrzynk\u0119. Na przyk\u0142ad Gmail oferuje tworzenie etykiet<\/strong>, czyli folder\u00f3w, do jakich wrzucamy poszczeg\u00f3lne maile. Etykiety wy\u015bwietlaj\u0105 si\u0119 w panelu po lewej stronie. W ustawieniach konta mo\u017cemy ukry\u0107 te, z kt\u00f3rych nie korzystamy, lub doda\u0107 w\u0142asne, a tak\u017ce oznaczy\u0107 je kolorami. Gmail umo\u017cliwia tak\u017ce konfiguracj\u0119 kart. Trzy podstawowe: \u201eG\u0142\u00f3wne\u201d, \u201eSpo\u0142eczno\u015bci\u201d i \u201eOferty\u201d, uzupe\u0142ni\u0107 mo\u017cemy w\u0142asnymi.<\/p>\n Czekaj\u0105c na wa\u017cn\u0105 wiadomo\u015b\u0107, co kilka minut nerwowo zagl\u0105damy do skrzynki odbiorczej. Odrywamy si\u0119 od innych obowi\u0105zk\u00f3w i nieustannie dekoncentrujemy. Ci\u0105g\u0142e kontrolowanie poczty niszczy nasz\u0105 produktywno\u015b\u0107. Jak tego unikn\u0105\u0107?<\/p>\n Pracuj\u0105c, zamykamy poczt\u0119. Ustalamy sta\u0142e pory, w kt\u00f3rych odpowiadamy na maile, np. godzin\u0119 po przyj\u015bciu do pracy i godzin\u0119 przed wyj\u015bciem albo w konkretnym czasie: o 11:00 i 16:00. W okre\u015blonym momencie otwieramy wi\u0119c skrzynk\u0119 odbiorcz\u0105 i, post\u0119puj\u0105c wed\u0142ug pi\u0119ciu krok\u00f3w Inbox zero, zarz\u0105dzamy wiadomo\u015bciami. Spos\u00f3b ten sprawdza si\u0119 r\u00f3wnie\u017c wtedy, kiedy czekamy na wa\u017cne maile \u2013 poczt\u0119 mo\u017cemy sprawdza\u0107 cz\u0119\u015bciej, np. o pe\u0142nej godzinie. Wa\u017cne, aby\u015bmy skupili si\u0119 tylko na jednej czynno\u015bci i nie rozpraszali zagl\u0105daniem do \u201eodebranych\u201d czy sprawdzaniem powiadomie\u0144.<\/p>\n Nie odbieram maili na smartfonie \u2013 taki nakaz na siebie na\u0142\u00f3\u017cmy. Jego realizacja b\u0119dzie trudna, poniewa\u017c telefon mamy ci\u0105gle pod r\u0119k\u0105, a w\u0142\u0105czenie aplikacji pocztowej zajmuje sekund\u0119. Nieustanne sprawdzanie skrzynki w niczym jednak nie pomaga \u2013 na wa\u017cne e-maile najcz\u0119\u015bciej i tak odpisujemy, kiedy korzystamy z komputera, bo stukanie w niewielkie literki na ekranie telefonu jest niewygodne. Niewa\u017cne natomiast zaprz\u0105taj\u0105 nam g\u0142ow\u0119. W\u0142\u0105czaj\u0105c smartfona na moment, i tak nie zd\u0105\u017cymy na nie odpisa\u0107. Odrywamy si\u0119 wi\u0119c od innych czynno\u015bci i stresujemy, wiedz\u0105c, ile spraw si\u0119 zbiera, ale nie realizujemy \u017cadnej z nich.<\/p>\n Je\u015bli odpisuj\u0105c na maile, u\u017cywamy wielu powtarzalnych formu\u0142ek, mo\u017cemy je zautomatyzowa\u0107. S\u0142u\u017c\u0105 do tego specjalne dodatki i aplikacje, na przyk\u0142ad Text Expander<\/a>, Phrase Express<\/a> czy AutoHotkey<\/a>. Wprowadzamy do nich najcz\u0119\u015bciej u\u017cywane frazy, takie jak Pozdrawiam serdecznie<\/i>, Dzi\u0119kujemy za zapoznanie si\u0119 z nasz\u0105 ofert\u0105<\/i>, a nast\u0119pnie przypisujemy im odpowiednie skr\u00f3ty. Kr\u00f3tkie frazy rozbudowa\u0107 mo\u017cemy r\u00f3wnie\u017c do postaci ca\u0142ych szablon\u00f3w odpowiedzi, na przyk\u0142ad wyja\u015bniaj\u0105cych najpopularniejsze kwestie, z kt\u00f3rymi zwracaj\u0105 si\u0119 do nas klienci.<\/p>\n Z mailami reklamowymi obchodzimy si\u0119 bezlito\u015bnie, kasuj\u0105c je bez otwierania. Newslettery, do kt\u00f3rych kiedy\u015b si\u0119 zapisali\u015bmy, trzymamy jednak w skrzynce \u2013 bo te bran\u017cowe albo hobbystyczne na pewno kiedy\u015b przeczytamy, a te komercyjne mog\u0105 zawiera\u0107 atrakcyjny rabat albo interesuj\u0105c\u0105 ofert\u0119. Przechowujemy je wi\u0119c do wieczora, weekendu, do urlopu albo do emerytury\u2026 I nie przegl\u0105damy nigdy.<\/p>\n Je\u015bli czwarty albo pi\u0105ty raz z rz\u0119du nie otworzyli\u015bmy newslettera, nie \u0142ud\u017amy si\u0119, \u017ce zrobimy to za sz\u00f3stym czy si\u00f3dmym. Aby wypisa\u0107 si\u0119 z nieprzydatnych subskrypcji, skorzysta\u0107 mo\u017cemy z serwisu Unroll.me<\/a>, kt\u00f3ry przeanalizuje nasze maile i wygeneruje list\u0119 wszystkich newsletter\u00f3w, kt\u00f3re do nas przychodz\u0105.<\/p>\n Je\u015bli maile s\u0105 uporz\u0105dkowane, \u0142atwo znajdziemy w\u015br\u00f3d nich te najwa\u017cniejsze. Metoda Inbox zero wp\u0142ywa r\u00f3wnie\u017c na nasz\u0105 produktywno\u015b\u0107, u\u0142atwiaj\u0105c organizacj\u0119 obowi\u0105zk\u00f3w. Segreguj\u0105c wiadomo\u015bci, tworzymy jednocze\u015bnie list\u0119 rzeczy, kt\u00f3rymi musimy si\u0119 zaj\u0105\u0107 \u2013 natychmiast albo w przysz\u0142o\u015bci. Wyra\u017ane okre\u015blenie zada\u0144 do wykonania motywuje. Wiemy, ile dzia\u0142a\u0144 przed nami, wi\u0119c musimy zrealizowa\u0107 je bez oci\u0105gania si\u0119.<\/p>\n Stosuj\u0105c metod\u0119 inbox zero, zmniejszamy poziom porannego stresu \u2013 gdy przed prac\u0105 otwieramy skrzynk\u0119 odbiorcz\u0105, nie czeka na nas 586 nieprzeczytanych wiadomo\u015bci. Wszystko jest uporz\u0105dkowane, a my na spokojnie, popijaj\u0105c aromatyczn\u0105 kaw\u0119, mo\u017cemy zaj\u0105\u0107 si\u0119 wa\u017cniejszymi sprawami.<\/p>\nUsu\u0144<\/h3>\n
Oddeleguj<\/h3>\n
Wykonaj<\/h3>\n
Od\u0142\u00f3\u017c na p\u00f3\u017aniej<\/h3>\n
Zarchiwizuj<\/h3>\n
<\/p>\nDobre nawyki<\/h2>\n
Kilka folder\u00f3w<\/h3>\n
Sta\u0142a pora na e-maile<\/h3>\n
Brak poczty na smartfonie<\/h3>\n
Automatyczne odpowiedzi<\/h3>\n
Wypisanie z newsletter\u00f3w<\/h3>\n
Zalety Inbox zero<\/h2>\n