Digitalizacja papierowego archiwum, czyli jak zmniejszyć sterty dokumentów?

Prowadzenie własnej działalności wiąże się z przyjmowaniem wielu dokumentów. Choć coraz częściej mamy już do czynienia z elektroniczną ich wersją, jak chociażby e-faktury, to jednak wciąż papierowa forma dokumentacji jest tą najbardziej powszechną. Rozwiązaniem dla narastającej góry firmowych papierów może być ich digitalizacja, czyli przetworzenie tradycyjnego zbioru dokumentów w ich wersję cyfrową.

Zalety dokumentów cyfrowych

Główną korzyścią z archiwizowania dokumentacji firmowej w formie elektronicznej jest łatwość wyszukiwania potrzebnych papierów. Zdecydowanie sprawniej jest odnaleźć dokument w komputerze, jeśli dodatkowo opracowałeś logiczny i czytelny system katalogowania papierów, niż wertować gruby segregator w poszukiwaniu jednej faktury. Inną zaletą jest mobilność dokumentów cyfrowych, a to szczególnie ważne w sytuacji podróży, gdy wszystkie czynności załatwić możemy na jednym komputerze. I wreszcie, bezpieczeństwo. Dokumentacja elektroniczna podlegać może wielokrotnym kopiom zapasowym bez konieczności zajmowania dodatkowego miejsca w przestrzeni.

Skaner czy niszczarka?

Będąc w posiadaniu imponującej ilości papierów firmowych, z pewnością nie każdy z nich będzie wymagał zeskanowania i zarchiwizowania, a jedynie umieszczenia w niszczarce. Na podstawie czego podjąć decyzję o zachowaniu bądź wyrzuceniu dokumentu? Trzeba sobie przede wszystkim zadać pytania o aktualność danych widniejących w dokumentacji, o to, kiedy ostatni raz była ona przez nas wykorzystywana i czy jest możliwe, że w przyszłości będzie nam potrzebna, wreszcie, czy informacje w niej zawarte odnaleźć można bez problemu w Internecie. Na podstawie udzielonych przez nas odpowiedzi z łatwością podejmiemy decyzję o ostatecznym zniszczeniu poszczególnych papierów.

Wiadomym jest, że nie wszystkie dokumenty firmowe, jak na przykład certyfikaty, mogą podlegać procesowi digitalizacji. Jednak większość z nich z powodzeniem możemy przetworzyć na ich wersję elektroniczną. Zaoszczędzimy tym samym miejsce w swojej przestrzeni firmowej, co w znaczny sposób wpłynie na efektywność naszej pracy. Ważne, aby digitalizować dokumenty systematycznie, w przeciwnym razie w krótkim czasie ponownie otoczą nas góry papierów.