Getting Things Done w 5 etapach

Nie martw się jednak, jest na to rada! Kryje się ona pod tajemniczym skrótem GTD (Getting Things Done), co można rozumieć jako „efektywne załatwianie swoich spraw”. Autor tej techniki, David Allen, opisuje ją w następujący sposób:

GTD to chwycenie wszystkich zadań, które muszą być zrealizowane – natychmiast, później, kiedyś, całościowo, w niewielkim stopniu, czy w jakiejkolwiek inny sposób – w ramy logicznego i niezawodnego systemu niezaprzątającego Twojej głowy i odciążającego myśli.

Technika ta opiera się na pięciu etapach podejścia do zadania. Aby działanie zwieńczone było sukcesem, należy po kolei, skrupulatnie wykonywać każdy z nich. Przejdźmy zatem do szerszego omówienia każdego z tych elementów.

1. Etap pierwszy to gromadzenie. Rozejrzyj się dookoła swojego miejsca pracy i pozbieraj wszystkie elementy nad którymi musisz popracować. Zrób to bardzo dokładnie. Następnie zgromadź zebrane rzeczy w jednym miejscu. Jeśli zadania wymagające Twojego działania nie posiadają postaci fizycznej, zapisuj je na kartkach, pamiętając by każde zadanie znajdowało się na osobnej stronie. W ten sposób uzyskasz namacalny pogląd ilości rzeczy do wykonania i jednocześnie oczyścisz swój umysł. Lista spraw do wykonania z pewnością będzie długa i na pierwszy rzut oka może trochę przerażać, jednakże odczujesz sporą ulgę, gdy po kolei będziesz wykonywał działania i pozbywał się kolejnych kartek.
2. Etap drugi to analiza. Analizujesz oczywiście zebrane wcześniej sprawy. Zajmuj się każdą sprawą pojedynczo i nigdy nie odkładaj raz wyciągniętej kartki z powrotem na miejsce. Analizę rozpocznij od pytania „co to jest?”. Pomoże Ci ono określić z czym masz do czynienia. Koleje pytanie, na jaki musisz sobie odpowiedzieć to „czy mam coś z tym zrobić?”. Tutaj możliwe są jedynie dwie odpowiedzi: tak lub nie. Jeżeli Twoja odpowiedź jest twierdząca, masz do wyboru trzy zasady postępowania. Jeżeli wykonanie zadania zajmie Ci mniej niż dwie minuty, zrób to od razu. Jeżeli aktualnie nie jesteś w stanie wykonać danej pracy lub wiesz, że ktoś inny zrobiłby to lepiej, przekaż zadanie innej osobie. Jeżeli natomiast  musisz wykonać zadanie sam i potrzebujesz na to więcej czasu, odłóż zadanie na później. W sytuacji, gdy na postawione wcześniej pytanie odpowiedziałeś jednak negatywnie, również masz trzy drogi dalszego postępowania. Możesz wyrzucić daną rzecz lub sprawę do kosza, jeżeli uznasz ją za zakończoną lub nieprzydatną w niedalekiej przyszłości. Możesz też umieścić dany problem w archiwum. To dobre miejsce na coś, co nie wymaga od nas działania w chwili obecnej, ale może być jeszcze kiedyś potrzebne. Ostatnią kategorią są sprawy, którymi chciałbyś się zająć w najbliższym czasie i nie chcesz o nich zapomnieć. Można umieścić je w jednym miejscu i zatytułować słowami Kiedyś/Może.
3. Etap trzeci to porządkowanie. Chodzi tu głównie o to, aby każda rzecz, którą zgromadziliśmy i przeanalizowaliśmy, znalazła swoje miejsce. Trzeba tak zagospodarować swoją przestrzeń, abyś za każdym razem gdy tego potrzebujesz, wiedział gdzie coś można znaleźć. Najpotrzebniejsze rzeczy, np. artykuły biurowe musisz mieć zawsze pod ręką. Nie warto zatem chować długopisów lub notesu do szuflady. Najlepiej jest mieć go na biurku, w zasięgu ręki. Pozostałe rzeczy jak np. ważne dokumenty lub też swoje notatki z listą spraw do załatwienia możesz posegregować np. w odpowiednio opisanych teczkach. Sposób porządkowania zależy od Ciebie, przeprowadź go zatem tak, aby maksymalnie ułatwił Ci pracę.
4. Etap czwarty to przeglądanie. Chodzi tutaj oczywiście o bieżące przeglądanie listy spraw, którą stworzyliśmy. Etap ten potrzebny jest po to, abyśmy nie tylko wiedzieli, co już udało nam się zrealizować, ale też po raz kolejny przyjrzeli się naszym zadaniom. Może okazać się bowiem, że część z nich nie jest tak pilna jak się nam początkowo wydawało i można wykonać je później. Inne zadania należy zaktualizować, bo pojawiły się nowe, istotne czynniki. Powodów można by odnaleźć wiele. Przeglądu można dokonywać codziennie. Najlepiej zrobić to zaraz rano, wtedy dowiemy się, co czeka nas do wykonania w ciągu całego dnia. Można też zrobić przegląd raz w tygodniu. Należy jednak liczyć się z tym, że będzie on bardziej czasochłonny.
5. Etap piąty to realizacja. Wydawało by się, że skoro przeszliśmy już cztery poprzednie etapy, nie napotkamy już żadnych przeszkód. Nic bardziej mylnego. Musisz bowiem liczyć się z tym, że każdego dnia będą pojawiały się nowe zadania, a czas przeznaczony na realizację poprzednich, będziesz musiał także poświęcić na segregację nowych zleceń. Według GTD każde Twoje działanie można podzielić na trzy grupy: zadania bieżące, czyli te o których wspominaliśmy przed chwilą, definiowanie tych zadań oraz wykonania zadań już zdefiniowanych. Zajmijmy się teraz realizacją tych ostatnich, czyli działań zdefiniowanych.

Reguły GTD proponują, aby posegregować te zadania według czterech kryteriów: priorytet, kontekst, czas, energia. Priorytet czyli zadania najważniejsze wykonujemy na samym początku. Pozostałe  przydzielamy do trzech grup. Kontekst, czyli zadania mające elementy wspólne, które być może będzie można zrealizować jednocześnie. Czas to podział zadań ze względu na to, ile zajmie ich wykonanie. Jeżeli mamy mało czasu, realizujemy zadania drobniejsze. Z kolei na te bardziej rozbudowane będziemy musieli znaleźć więcej czasu. Ostatni element, energia, odnosi się do naszej kondycji psychofizycznej. Jeżeli w danym momencie nie czujemy się na siłach by sprostać danemu działaniu, lepiej odłożyć je na inną godzinę.

Na pierwszy rzut oka metoda ta może wydawać Ci się skomplikowana. Wszystko co nieznane wydaje się trudne. Jednak im częściej będziesz organizował pracę według tej techniki, tym szybciej dojdziesz do wprawy i zyskasz utracony czas. Jeżeli zatem  szukasz sposobu na opanowanie wszystkich rzeczy, które masz na głowie, metoda ta jest właśnie dla Ciebie!