Inbox ZERO

Metodę Inbox zero stosujemy wszyscy. Kiedy przeczytamy listy, które przyniósł listonosz, przejrzymy rachunki i ulotki reklamowe, nie wpychamy ich z powrotem do skrzynki. To nie miałoby sensu, prawda? Ważną korespondencję chowamy do szuflady, nieważną wyrzucamy.
A to właśnie Inbox zero.

Problem ze skrzynką elektroniczną

Nad porządkiem w tradycyjnej skrzynce pocztowej zapanować jest łatwo. Opróżniamy ją regularnie, bo po tygodniu nie zmieściłoby się do niej nawet awizo. O miejsce w skrzynce mailowej nie musimy się natomiast martwić, dlatego nie porządkujemy jej wcale. Bałaganu nie widać, ważną wiadomość możemy odszukać przez wyszukiwarkę, a te wszystkie newslettery na pewno kiedyś się przydadzą.

W folderze „odebrane” codziennie przybywa jednak kilka wiadomości. Parę reklam, maile od przyjaciół i współpracowników. Reklamy pomijamy, resztę jedynie przeglądamy pobieżnie, ale niczego nie kasujemy – w wolnej chwili wszystko przeczytamy dokładnie. Ponieważ jednak wolna chwila nigdy nie nadchodzi, stos wiadomości rośnie. A w nim, pośród setek reklam i nieprzeczytanych newsletterów, gubi się ważny mail – o potwierdzeniu rezerwacji wymarzonych wczasów, akceptacji poprawek w projekcie, z reklamacją od klienta… Przyrzekamy więc sobie, że od tego momentu kasujemy wszystkie niepotrzebne wiadomości, i zabieramy się za porządkowanie naszej skrzynki.

5 kroków do Inbox zero

Z pomocą przychodzi nam metoda Inbox zero, polegająca na opróżnianiu skrzynki odebranych wiadomości według pięciu kroków: usuń, oddeleguj, wykonaj, odłóż na później, zarchiwizuj. Stworzył ją Merlin Mann, amerykański publicysta i bloger, zajmujący się zagadnieniami produktywności. Swój pomysł przedstawił w  Google Tech Talk w 2007 roku.

Inspiracją do powstania Inbox zero stała się jednak inna technika – Getting Things Done, która służy porządkowaniu zadań do wykonania. Kiedy Mann wprowadzał ją w swojej codziennej pracy, zauważył, że sporą trudność sprawia mu zapanowanie nad pocztą elektroniczną. Wykorzystał więc techniki GTD nie tylko do organizacji działań, ale również do uporządkowania maili. Finalnie osiągnął „inbox: 0”, czyli pustą skrzynkę odbiorczą.

Co musimy zrobić, aby przywrócić porządek wśród naszych maili?

Usuń

Na początek usuwamy – nie tylko spam i reklamy, ale też wszystkie maile, które przeczytaliśmy, a które do niczego nam się już nie przydadzą. Kasujemy więc to, co nie zawiera ważnych informacji i nie wymaga od nas działania w przyszłości. Porządkowanie skrzynki po raz pierwszy zajmie nam trochę czasu – aby usunąć nieważne wiadomości, przejrzeć musimy ich dziesiątki albo setki. Niepotrzebnych maili będziemy pozbywać się potem na bieżąco.

Oddeleguj

Czasem przez pomyłkę dostaniemy maila adresowanego do kogoś innego. Przypadek rzadki, ale się zdarza. Często również ktoś powierzy nam zadanie, które nie mieści się w zakresie naszych obowiązków. Jeśli możemy, odsyłamy więc omyłkowego maila do odpowiedniego adresata, a nadawcę informujemy o pomyłce (bo o życzliwość przecież coraz trudniej). Niewłaściwie rozdzielone zadanie delegujemy natomiast dalej, a wszystkie niepotrzebne wiadomości usuwamy.

Wykonaj

Zasada jest prosta: czytamy mail i zastanawiamy się, ile czasu zajmie nam odpowiedź albo realizacja opisanego w nim działania. Jeśli możemy wykonać je w 2 minuty, robimy to od razu. Reguła „dwóch minut” przejęta została z metody zarządzania czasem GTD. Jak zauważa jej twórca, David Allen, odkładanie zadania, które zrealizować możemy w 2 minuty, nie ma sensu. Więcej czasu zajmie nam bowiem myślenie o nim i przekładanie go na później.

Odłóż na później

Kiedy odbieramy wiadomość, ale nie możemy akurat odpowiedzieć, przenosimy ją do odpowiedniego folderu, na przykład „Dziś”, „Jutro”, „Przyszły tydzień”. Porządkując w ten sposób maile, tworzymy przejrzystą listę tych, na które powinniśmy odpisać później albo w konkretnym terminie.

Jeśli wiadomość wymaga realizacji zadania, ale nie zawiera przydatnej treści, usuwamy ją, a zadanie wpisujemy na listę „Do wykonania”.

Zarchiwizuj

Maile, które mogą nam się przydać – potwierdzenia przelewów i rezerwacji, faktury czy umowy, archiwizujemy. Nie trzymamy ich w folderze „odebrane”, ale też nie wrzucamy do archiwum wszystkiego na ślepo. Zamiast zaprowadzić porządek, przeniesiemy tam jedynie bałagan ze skrzynki odbiorczej. Archiwum możemy też podzielić na kategorie, aby szybko znaleźć w nim potrzebne informacje.

Dobre nawyki

Jeśli dotychczas nie przywiązywaliśmy wagi do ładu w skrzynce odbiorczej, pierwsza realizacja Inbox zero będzie czasochłonna i monotonna. Aby przyniosła efekty, musimy porządkować nasze maile regularnie, jednorazowy obowiązek zamieniając w nawyk. Wykorzystać możemy też kilka innych sposobów na zapanowanie nad mailowym chaosem.

Kilka folderów

Niezależnie od tego, jakiego klienta pocztowego używamy, możemy spersonalizować naszą skrzynkę. Na przykład Gmail oferuje tworzenie etykiet, czyli folderów, do jakich wrzucamy poszczególne maile. Etykiety wyświetlają się w panelu po lewej stronie. W ustawieniach konta możemy ukryć te, z których nie korzystamy, lub dodać własne, a także oznaczyć je kolorami. Gmail umożliwia także konfigurację kart. Trzy podstawowe: „Główne”, „Społeczności” i „Oferty”, uzupełnić możemy własnymi.

Stała pora na e-maile

Czekając na ważną wiadomość, co kilka minut nerwowo zaglądamy do skrzynki odbiorczej. Odrywamy się od innych obowiązków i nieustannie dekoncentrujemy. Ciągłe kontrolowanie poczty niszczy naszą produktywność. Jak tego uniknąć?

Pracując, zamykamy pocztę. Ustalamy stałe pory, w których odpowiadamy na maile, np. godzinę po przyjściu do pracy i godzinę przed wyjściem albo w konkretnym czasie: o 11:00 i 16:00. W określonym momencie otwieramy więc skrzynkę odbiorczą i, postępując według pięciu kroków Inbox zero, zarządzamy wiadomościami. Sposób ten sprawdza się również wtedy, kiedy czekamy na ważne maile – pocztę możemy sprawdzać częściej, np. o pełnej godzinie. Ważne, abyśmy skupili się tylko na jednej czynności i nie rozpraszali zaglądaniem do „odebranych” czy sprawdzaniem powiadomień.

Brak poczty na smartfonie

Nie odbieram maili na smartfonie – taki nakaz na siebie nałóżmy. Jego realizacja będzie trudna, ponieważ telefon mamy ciągle pod ręką, a włączenie aplikacji pocztowej zajmuje sekundę. Nieustanne sprawdzanie skrzynki w niczym jednak nie pomaga – na ważne e-maile najczęściej i tak odpisujemy, kiedy korzystamy z komputera, bo stukanie w niewielkie literki na ekranie telefonu jest niewygodne. Nieważne natomiast zaprzątają nam głowę. Włączając smartfona na moment, i tak nie zdążymy na nie odpisać. Odrywamy się więc od innych czynności i stresujemy, wiedząc, ile spraw się zbiera, ale nie realizujemy żadnej z nich.

Automatyczne odpowiedzi

Jeśli odpisując na maile, używamy wielu powtarzalnych formułek, możemy je zautomatyzować. Służą do tego specjalne dodatki i aplikacje, na przykład Text Expander, Phrase Express czy AutoHotkey. Wprowadzamy do nich najczęściej używane frazy, takie jak Pozdrawiam serdecznie, Dziękujemy za zapoznanie się z naszą ofertą, a następnie przypisujemy im odpowiednie skróty. Krótkie frazy rozbudować możemy również do postaci całych szablonów odpowiedzi, na przykład wyjaśniających najpopularniejsze kwestie, z którymi zwracają się do nas klienci.

Wypisanie z newsletterów

Z mailami reklamowymi obchodzimy się bezlitośnie, kasując je bez otwierania. Newslettery, do których kiedyś się zapisaliśmy, trzymamy jednak w skrzynce – bo te branżowe albo hobbystyczne na pewno kiedyś przeczytamy, a te komercyjne mogą zawierać atrakcyjny rabat albo interesującą ofertę. Przechowujemy je więc do wieczora, weekendu, do urlopu albo do emerytury… I nie przeglądamy nigdy.

Jeśli czwarty albo piąty raz z rzędu nie otworzyliśmy newslettera, nie łudźmy się, że zrobimy to za szóstym czy siódmym. Aby wypisać się z nieprzydatnych subskrypcji, skorzystać możemy z serwisu Unroll.me, który przeanalizuje nasze maile i wygeneruje listę wszystkich newsletterów, które do nas przychodzą.

Zalety Inbox zero

Jeśli maile są uporządkowane, łatwo znajdziemy wśród nich te najważniejsze. Metoda Inbox zero wpływa również na naszą produktywność, ułatwiając organizację obowiązków. Segregując wiadomości, tworzymy jednocześnie listę rzeczy, którymi musimy się zająć – natychmiast albo w przyszłości. Wyraźne określenie zadań do wykonania motywuje. Wiemy, ile działań przed nami, więc musimy zrealizować je bez ociągania się.

Stosując metodę inbox zero, zmniejszamy poziom porannego stresu – gdy przed pracą otwieramy skrzynkę odbiorczą, nie czeka na nas 586 nieprzeczytanych wiadomości. Wszystko jest uporządkowane, a my na spokojnie, popijając aromatyczną kawę, możemy zająć się ważniejszymi sprawami.