Jak kontrolować pocztę elektroniczną handlowców i innych pracowników?

Kontrolowanie poczty elektronicznej pracowników jest o tyle utrudnione, iż zbiegają się w nim sprzeczne w swoich interesach prawa zatrudnionego oraz pracodawcy. Z jednej strony pracownik nie może naruszać tajemnicy handlowej, a korzystanie ze służbowej poczty elektronicznej do swoich prywatnych celów może temu służyć, z drugiej strony natomiast pracodawca nie może naruszać tajemnicy korespondencji pracownika i tym samym jego dóbr osobistych. Jak więc można wybrnąć z tej sprzeczności?

Oddziel pracę od spraw prywatnych

Jakich sytuacji pracownik powinien unikać, aby nie padły na niego podejrzenia o naruszanie tajemnicy handlowej? Przede wszystkim winien sobie uświadomić, że komputer, nawet ten udostępniony mu przez firmę, oraz służbowa poczta elektroniczna czy jego firmowy mail cały czas stanowią własność pracodawcy i użytkowane być mogą jedynie do celów zawodowych. Dlatego korzystanie ze służbowego adresu mailowego do prowadzenia osobistej korespondencji czy ściąganie firmowych wiadomości na swój prywatny komputer mogą spotkać się z niezadowoleniem ze strony pracodawcy.

Legalne kontrolowanie poczty elektronicznej

Do obowiązków pracodawcy należy poinformowanie na początku współpracy z zatrudnionym o fakcie kontrolowania przez firmę służbowej korespondencji. Informacja taka powinna znaleźć się w załączniku do umowy lub być zawarta w oficjalnym regulaminie pracy. Uczciwe poinformowanie pracowników ochroni pracodawcę przed ewentualnym oskarżeniem go o naruszenie tajemnicy korespondencji, regulowanej przez Kodeks cywilny. Pracodawca może skorzystać z kilku opcji monitorowania firmowej poczty elektronicznej. Jedną z nich jest ustawienie na serwerze służbowej skrzynki opcji, dzięki której pracodawca, poprzez protokół POP3, zachowa kopie przychodzących wiadomości. Może on również posługiwać się tym samym loginem i hasłem do konta, jakie posiada pracownik. Ze skuteczniejszych działań pracodawca ma także do wyboru skorzystanie z usługi nowego operatora hostingu, który umożliwi mu zachowanie odbieranych maili na serwerze firmowym, a wysyłanie do pracownika jedynie ich kopii. Najlepszą, z perspektywy pracodawcy, metodą monitorowania służbowej korespondencji jest opcja archiwizacji wiadomości wychodzących, dzięki której podczas wysyłania przez pracownika maila z firmowej skrzynki utworzona zostanie automatycznie jego kopia.

W kontrolowaniu poczty elektronicznej pracowników kluczową sprawą jest uczciwość tak zatrudnionego, jak i pracodawcy. Każdy z podmiotów w firmie rządzi się swoimi prawami, jednak należy pamiętać o żelaznej zasadzie, że ochrona własnych praw nie może być jednocześnie naruszaniem praw pozostałych członków tej samej społeczności.