Jak organizować spotkania aby były produktywne?

Na samym początku zastanówmy się nad sensem spotkania. Czy jest ono absolutnie konieczne? W sytuacji, gdy chcemy tylko poinformować o czymś pracowników, może wystarczy po prostu wysłać do wszystkich maile? Jeżeli natomiast mamy do omówienia jakiś bardzo ważny temat lub nazbierało się kilka spraw, które wymagają dyskusji, zwołanie zebranie będzie bardzo wskazane.
Jak natomiast zaplanować przebieg zebrania? Przygotowania musimy zacząć już kilka tygodni wcześniej. Przede wszystkim zastanówmy się na kogo chcemy na owe zebranie zaprosić. Muszą to być osoby mające istotne znaczenie dla poruszanych tematów, mogące coś wnieść do dyskusji. Każdemu z uczestników zlećmy zadania do omówienia w trakcie spotkania. Nie bierzmy wszystkiego na siebie, dzielmy się obowiązkami. Należy również poinformować pracowników o planowanym miejscu zebrania, czasie jego rozpoczęcia i planowanej godzinie zakończenia. Starajmy się wybrać taki czas, który jest najbardziej odpowiedni dla wszystkich. Powinniśmy także pamiętać o takich szczegółach jak zarezerwowanie sali, zapewnienie dostępu do sprzętu multimedialnego czy zimnych napojach dla każdego uczestnika zebrania.

1. Spotkanie zaczynajmy o czasie. Jeżeli o ustalonej porze kogoś wciąż brakuje, nie czekajmy na niego. Jest to bowiem znak, że akceptujemy takie zachowanie. Jeżeli spóźniona osoba, będzie musiała wejść na salę w której trwa już zebranie, z pewnością skieruje na siebie wzrok pozostałych. Jest to dość niezręczna sytuacja, dlatego też kolejnym razem na pewno będzie pamiętała aby być w danym miejscu na czas.
2. Na samym początku należy przywitać uczestników, przedstawić tych, którzy być może się nie znają, przypomnieć temat spotkania oraz krótko omówić jego przebieg. Plan może być również rozpisany na tablicy, widocznej przez cały czas zebrania lub wydrukowany i rozdany uczestnikom wcześniej. Pamiętajmy, że to my prowadzimy spotkanie i jesteśmy odpowiedzialni za jego przebieg zgodnie z harmonogramem.
3. Zwróćmy również uwagę na to, z jakim audytorium mamy do czynienia. Jeżeli są to osoby gadatliwe, nadzwyczaj aktywne, nie pozwólmy im na dominację. Przypomnijmy, że mamy mało czasu, a chcemy poznać opinie także pozostałych uczestników. W przypadku osób biernych, które nie zbierają głosu w dyskusji, warto zachęcić je, zwracając się bezpośrednio do konkretnej osoby, aby wyraziła swoje zdanie.
4. Przygotujmy się również na sytuacje konfliktowe. Nie bójmy się ich. Spory w poglądach są istotnym elementem każdej dyskusji, o ile prowadzone są z poszanowaniem zdania drugiej osoby. Często prowadzą również do kreatywnych rozwiązań. Pilnujmy jednak, by sytuacje konfliktowe nie przerodziły się we wzajemne ataki i obrażanie partnerów dyskusji.
5. Każde spotkanie zakończmy podsumowaniem, przypomnieniem ustalonych wniosków. Jeżeli minął czas, a my nie omówiliśmy jeszcze wszystkiego, przeprośmy i ustalmy termin kolejnego spotkania. Rozdzielmy również zadania do wykonania i określmy termin ich realizacji. Ponadto, dajmy uczestnikom kilka dni na przemyślenie i ustosunkowanie się to wypracowanych ustaleń. Zaznaczmy, że czekamy na ich opinie i że każe zdanie jest dla nas bardzo ważne.
   Zebranie odniesie sukces jedynie wtedy, gdy każdy z uczestników wyjdzie z niego z poczuciem dobrze spędzonego czasu. Nawet jeżeli nie uda nam się tego dokonać za pierwszym razem, jesteśmy już o krok do przodu. Przeanalizujmy na spokojnie przebieg zebrania, zastanówmy się nad czym musimy jeszcze popracować i następnym razem skupmy się bardziej na tych elementach. Warto próbować, gdyż może przynieść nam to jedynie same korzyści.

A Ty jaki masz sposób aby skutecznie i produktywnie przeprowadzić spotkanie?