Jak planować spotkania?

• Po pierwsze: Miejsce
  Trudno wyobrazić sobie, by poważnie odbierano kontrahenta, który zaprasza na spotkanie w miejscu zatłoczonym, gdzie panuje hałas, słychać warkot silników samochodowych, a sama przestrzeń wygląda jak pobojowisko po artyleryjskich pociskach. Jeżeli w naszej firmie nie dysponujemy odpowiednią salą, powinniśmy rozejrzeć się za miejscem, które będzie atrakcyjne wizualnie, w którym łatwo będzie odczuć przyjazną atmosferę i klimat oraz, które będzie w miarę możliwości łatwo zaaranżować do naszych potrzeb. Ważnym czynnikiem jest dostosowanie miejsca do ilości osób uczestniczących w spotkaniu. Nie dopuśćmy do sytuacji, kiedy w sali konferencyjnej przeznaczonej dla stu osób, odbywa się dysputa siedmioosobowa. Warto wcześniej, podczas rezerwacji, poznać warunki oferowane przez dany ośrodek. Między innymi: czy dany obiekt jest klimatyzowany; jakie posiada możliwości kateringowe; w przypadku projekcji multimedialnych, czy posiada właściwe wyposażenie? Ten szereg pytań nie może pozostać bez odpowiedzi. Ich uzyskanie powinno nam pomóc w sposób przejrzysty dostosować się do wymagań reglamentowanych danemu spotkaniu. Dobrą oprawę dla bardziej kameralnych spotkań może stanowić restauracja, gdzie będzie można spokojnie, w miłej atmosferze przedyskutować właściwe kwestie. Oczywiście wszystko zależy od tego, jaki charakter ma spotkanie, jakimi dysponujemy środkami finansowymi i jakie są nasze cele?
• Po drugie: Przygotowanie i przebieg
  Pamiętajmy, że takie spotkanie może mieć kluczowe znaczenie dla przyszłości przedsiębiorstwa. Nie można, zatem poddać jego przebiegu losowi i myśleć, że jakoś samo się potoczy. Oczekiwania są takie, by odebrano nas jako profesjonalistów z wykrystalizowaną wizją i planem na przyszłość. Z tego względu jak najskrupulatniej powinniśmy przygotować się do konfrontacji. Należy wydelegować jak najlepszą ekipę. Najlepiej osób, które będą w największym stopniu wyspecjalizowane w danej dziedzinie, ponadto będą posiadały cechy właściwe temu, by przykuć uwagę rozmówcy. Warto sprecyzować zawartość merytoryczną spotkania. Nawet, jeżeli odbywa się ono w bardzo wąskim gronie, należy pamiętać o jego przyczynie. Zawsze powinniśmy dysponować odpowiednim przygotowaniem argumentów i kontrargumentów, które będziemy w stanie przenieść do rozmowy w sposób zrozumiały i zwięzły. Nie można zamęczać rozmówcy długimi monologami, należy reagować na jego zachowanie i dbać o dobre samopoczucie. Pamiętajmy, że musimy być przekonani o słuszności naszych racji, bo jeżeli sami nie jesteśmy ich pewni, tym trudniej będzie nam przekonać do nich innych.

Seria problemów, które należy rozważyć przy planowaniu spotkania jest długa, ale nie monotonna. Jest to interesująca praca, która polega na obmyślaniu właściwej strategii działań. Warto rozważyć jak najwięcej opcji i przygotować się na różne scenariusze. Zaangażowanie musi być wypisane na naszych twarzach dopiero wówczas będzie stać nas na sukces. Uwierzmy w siebie, a uwierzą także w nas inni.