Jak powinno się pisać e-maile biznesowe?

Wiadomości elektroniczne są obecnie równie ważnym jak rozmowy telefoniczne źródłem komunikacji w kontaktach biznesowych. Postaraj się zatem o to, aby Twój odbiorca po przeczytaniu wysłanego do niego maila miał poczucie, że jest przez Ciebie poważnie traktowany.

Nadawca

W miejscu przeznaczonym na wpisanie nadawcy wiadomości umieszczaj zawsze jego pełne imię i nazwisko oraz nazwę firmy.

Temat

Temat formułuj w sposób zwięzły i konkretny. A najważniejsza zasada – temat zawsze powinien być określony.

Pierwszy nagłówek

Umieść w nim zwrot do Twojego adresata. Jego forma zależy od stopnia zażyłości z nim i od tego, czy znasz go z imienia i nazwiska. Dlatego zwrot rozpoczynający może przybrać ogólną wersję, jak na przykład „Szanowni Państwo” czy „Szanowny Panie Dyrektorze” bądź mieć bardziej familiarne znaczenie – „Dzień dobry”. Pamiętaj, że zwrotu „witaj” w przypadku poczty elektronicznej używamy jedynie do osób, z którymi już wcześniej korespondowaliśmy, nigdy do tych, do których piszemy po raz pierwszy.

Przejrzystość wiadomości

Nie rozwlekaj zanadto poszczególnych wierszy maila. Powinien on być na tyle zwięzły i komunikatywny, aby oddał wszystko to, co chcesz powiedzieć. Pamiętaj, że w ciągu dnia musisz komunikować się w ten sposób z wieloma klientami i pisanie rzeczowych maili z pewnością zaoszczędzi Ci sporo czasu. Ważne, aby wiadomość była dla odbiorcy jak najbardziej czytelna. Dlatego podziel ją na akapity, zastosuj interlinię i większą czcionkę.

Poprawność językowa

Poczta elektroniczna nie zwalnia z obowiązku przestrzegania reguł poprawnościowych języka. Wszelkie błędy ortograficzne, stylistyczne, interpunkcyjne oraz literówki obniżą drastycznie Twoje notowania w oczach partnera biznesowego. Zanim wyślesz mail, przeczytaj go na spokojnie i włącz funkcję sprawdzania pisowni.

Załączniki

Wysyłaj je tylko wtedy, gdy klient faktycznie ich potrzebuje i sam się o nie upomina. Załączniki o dużej objętości najlepiej zapisywać w tak zwanej chmurze i przesyłać jedynie link do pliku w celu jego pobrania.

Zakończenie maila

Podobnie jak książki mają swoją stopkę redakcyjną zawierającą wszystkie dane o podmiotach sprawczych dzieła, tak i wiadomość elektroniczna ma własną stopkę będącą podpisem nadawcy. Warto w niej umieścić, poza Twoim imieniem i nazwiskiem, wszystkie dane kontaktowe firmy, w imieniu której piszesz maila – jej nazwę i adres, telefon, adres strony internetowej oraz namiary na komunikatory, z których firma korzysta.

„Skrojony na miarę” mail, z zachowaniem podstawowych zasad formalnych jest wyznacznikiem wizerunku Twojej firmy, jej podejścia do klienta, świadczy także o Tobie jako nadawcy.