Jak zarządzać skrzynką mailową?

Czy nie sądzisz, że najwyższy czas zrobić porządek z bałaganem w skrzynce mailowej? Wiedz, że przy dobrym zorganizowaniu jej funkcjonowania i odpowiedniej segregacji wiadomości możesz cieszyć się porządkiem na dotychczas nieustannie zaśmieconej poczcie.
Bezsporny jest fakt, że nieumiejętne zarządzanie wiadomościami elektronicznymi negatywnie wpływa na produktywność. Wciąż przepełniona skrzynka i dziesięciominutowe poszukiwanie starych wiadomości w konsekwencji powodują frustrację, rozproszenie uwagi podczas pracy, a więc i obniżenie jakości pracy.

Skrzynka odbiorcza to miejsce na maile przychodzące, z którymi nie zdążyliśmy nic zrobić. Skorzystaj z metody Inbox zero. Polega ona na tym, że po wylogowaniu się z poczty masz zadowalająco „czystą” skrzynkę odbiorczą. Pozostałe maile są kasowane, przenoszone do archiwum GMail lub zamieniane na zadania.

Rozpocznij organizacje skrzynki mailowej od stworzenia folderów. Weź pod uwagę to, że najlepiej, gdy będzie ich jak najmniej. Dlaczego? Im więcej folderów tym trudniej będzie Ci odnaleźć pożądane informacje w skrzynce mailowej. Zrezygnuj z tych, które nie są Ci niezbędne i nazwij foldery tak, abyś mógł zmieścić w nich tę najistotniejszą zawartość skrzynki mailowej. Biorąc pod uwagę zasady metody organizacji pracy GTD możemy utworzyć foldery takie jak:

• „Działania”, w którym znajdą się wiadomości, które wymagają działania nie dłuższego niż 2 minuty.
• „Oczekiwane” – folder, który będzie zawierał wiadomości oddelegowane, zlecone komuś, takie, które wymagają odpowiedzi.
• „Do przeczytania”. W tym folderze znajdą się maile, które nie zostały przez Ciebie z jakiś powodów przeczytane od razu.

Pamiętaj jednak, by nie dopuszczać do namnażania się wiadomości. Przeglądaj ten folder regularnie. Nie chodzi przecież o to, by przenosić tam po kolei wszystkie wiadomości, których po prostu nie chciało Ci się przeczytać.

• „Archiwum” – ważne maile, które chcesz zachować i mieć w przyszłości swobodny dostęp.

Przy odpowiednim zastosowaniu filtrów wiadomości będą kasowane, przenoszone do odpowiedniego folderu lub oznaczane jako ważne, bez żadnego kliknięcia. Pamiętaj, aby razu po odebraniu maila zdecydować, co powinno się z nim stać. Nigdy nie zostawiaj czegoś na później. Skorzystaj z autorespondera, który automatycznie wysyła odpowiedzi o ustalonej treści. Jeśli udasz się na urlop autoresponder poinformuje osobę, która chce się z Toba skontaktować z jakiego powodu nie jesteś w danym momencie dostępny.
Ponoć sprawdzanie poczty z samego rana dekoncentruje i zmniejsza efektywność pracy. Co więcej, sprawdzenie maila może pokusić o zajrzenie na portale społecznościowe i inne strony, które w danym momencie nie są Ci potrzebne. Internet potrafi być nieubłaganie uzależniający.

Po wstąpieniu do miejsca pracy najlepiej zająć się ważnym, dużym zadaniem. Jeśli po przeczytaniu maili ma Cię czekać coś nieprzyjemnego, to przynajmniej masz spokój i świadomość, że to znaczące zadanie wykonałeś dobrze. Sprawdzaj pocztę co 2-3 godziny. Przez ten czas naprawdę nie wydarzyło się nic, co wymagałoby Twojego nagłego działania. Wystarczy zastosować się do tych prostych zasad, aby nie czuć się przeciążonym ilością maili do przeczytania!

autorka: Judyta Zegan