Jak zarządzać zadaniami z pomocą GTD?

Nie zawsze możemy ufać sile własnej pamięci. David Allen w odpowiedzi na ten problem proponuje segregację danych, zadań, planów, która uporządkuje chaos w Twoim umyśle. Wyróżnił pięć głównych procesów, stanowiących fundament metody GTD:

Kolekcjonowanie
Pierwszym z nich jest kolekcjonowanie. Etap ten pozwala zebrać wszystkie zadania, plany, pomysły i zgromadzić je w jednym miejscu, uwalniając tym samym naszą głowę od myślenia o nich. Pozbywamy się w ten sposób niszczącego efektywność napięcia myśli.
To gdzie umieścimy myśli zależy tylko od nas. Może to być kartka papieru, notatnik komputerowy czy różnego rodzaju aplikacje. Miejsce, w którym kolekcjonujemy plany Allan nazywa „koszykiem”.

Analiza
Kolejnym etapem organizowania zadań jest Analiza. Koszyk pełen planów wymaga opróżnienia. Trzeba więc każdą rzecz przenieść do odpowiedniej przegródki. Stąd istnienie stworzonych przez Allena kategorii tj. pod-koszyka, folderu, teczki itd. Autor zastrzega, że nie wolno żadnej rzeczy wrzucić z powrotem do koszyka. Każda musi znaleźć swoje miejsce w jednej z kategorii. Ponadto każda z rzeczy podlega odpowiedzi na pytanie: Czy jest to zadanie do wykonania? Może materiał referencyjny (czyli informacje, które przydadzą nam się w przyszłości)? A może śmieć, który powinien wylądować w koszu? Według Allena zadanie, które zajmuje mniej niż dwie minuty należy wykonać niezwłocznie.

Porządkowanie
Po etapie analizy przechodzimy do procesu porządkowania, czyli organizowania zadań do wykonania. To co w niej jest najistotniejsze to uporządkowanie wszystkich spraw i informacji tak, aby mogły być załatwione. Można podzielić ten proces na kilka podkategorii.
Następne zadanie to zadanie gotowe do wykonania natychmiast, nie posiadające wewnętrznych kroków. Ważne jest tutaj uwzględnienie kontekstu, aby w momencie wykonywania jednego zadania mieć pod ręką drugie. Przykładowe konteksty to przy komputerze, w biurze.
Projekt to każda „luka” w zobowiązaniach, która wymaga wykonania więcej niż jednej pracy. Każdy projekt powinien mieć przypisane choć jedno następne zadanie. Specjalne rodzaje list to:

• Zadania oczekujące – kiedy obowiązek zostaje wydelegowane do innej osoby,
• Być może/w przyszłości – zadania, których nie realizuje się natychmiast.
• Kalendarz – według Allena – ma za zadanie jedynie przypominać o obowiązkach, które muszą zostać wykonane w danym momencie.

Przegląd

Przegląd to konieczność codziennej kontroli list zadań i kalendarza. To dość ważny etap metody GTD. Należy na bieżąco sprawdzać zadania do wykonania, aby pamiętać o nadchodzącym terminie jego realizacji.

Realizacja

GTD, na szczęście, na tyle ułatwia przechodzenie do wykonywania zadania, że prokrastynatorzy będą mieli prawdziwy problem. W przypadku zaistnienia takiej potrzeby musimy pogodzić zadania zaplanowane z niespodziewanymi. Choć metoda ta wymaga dyscypliny i wytrwałości, warto poświęcić na jej wdrażanie trochę czasu, aby później więcej go uzyskać na realizację przyjemności.