GTD – jak zarządzać sprawnie i wydajnie zadaniami?

Na pewno znasz to uczucie: budzisz się rano i sekundę po otwarciu oczu przypominasz sobie, ilu spraw nie udało Ci się wczoraj załatwić i ile masz dziś na głowie. Zanim wstaniesz z łóżka, już czujesz się zmęczony, przytłoczony nawałem spraw i rzeczy do zapamiętania. Jak poradzić sobie z listą obowiązków, której końca nie widać? Z podpowiedzią przychodzi amerykański ekspert od produktywności, proponując metodę Getting Things Done.

David Allen – twórca metody

Wyobraź sobie, że wykonujesz wszystkie obowiązki na czas. Że odhaczasz kolejne rzeczy na liście do zrobienia, krok po kroku realizujesz zadania i kończysz pracę godzinę wcześniej niż zwykle – zupełnie bez wyrzutów sumienia, bo zrobiłeś wszystko, co do Ciebie należało. Niemożliwe?

David Allen udowadnia, że możliwe. Od 35 lat szkoli kadry zarządzające, prowadzi indywidualne warsztaty, zarządza własną firmą i pisze książki o tym, w jaki sposób maksymalizować swoją produktywność. Stworzył GTD, metodę organizacji zadań, i przedstawił ją w publikacji Getting Things Done. The Art of Stress – Free Productivity wydanej w 2001 roku (polski przekład, Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań, ukazał się w 2006 roku; w 2009 wydano wznowienie: Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności).

5 etapów Getting Things Done = 5 kroków do celu

Sukces metody GTD tkwi w ścisłym trzymaniu się planu zadań do wykonania, po to, aby po ukończeniu jednej czynności natychmiast przejść do drugiej i sukcesywnie realizować obowiązki, które zaprzątają głowę. System Allena zwiększa produktywność (bo widzisz dokładnie, ile działań przed Tobą) i jednocześnie odpręża (bo dzięki jasnej liście wiesz, że o niczym nie zapomnisz). Aby wcielić GTD w życie, musisz przejść przez pięcioetapowy proces zarządzania strumieniem zadań.

Etap 1. Gromadzenie

GTD rozpoczyna się zgromadzeniem wszystkich spraw, które zaprzątają Twoją głową. Allen nazywa je otwartymi pętlami – myśl o niewykonanych zadaniach doskwiera tak bardzo, że utrudnia skupienie się na aktualnie realizowanej czynności. Nie zawsze są to tylko obowiązki służbowe; równie często domowe albo nawet towarzyskie – niezapłacony rachunek, książka niezwrócona do biblioteki, zbliżające się urodziny żony i konieczność pamiętania o kupnie kwiatów na czas…

Aby mieć pewność, że zgromadzisz absolutnie wszystkie sprawy (tylko wtedy metoda GTD zadziała), podziel je na dwa rodzaje:

Sprawy materialne

Rozejrzyj się wokół siebie – w biurze, w pokoju, w samochodzie – i zastanów, ile rzeczy wymaga naprawienia, usprawnienia albo wymiany. Bateria w pilocie? Nowa drukarka? Żarówka w lampce do czytania? Ważne, aby wszystkie te rzeczy zgromadzić w jednym miejscu (jeśli czegoś nie możesz przenieść, np. drzwi, które należy naoliwić, zanotuj informację o tym na samoprzylepnej karteczce i przyklej obok innych rzeczy).

Dlaczego świadomie zamieniasz pokój w składowisko spraw niezałatwionych, robiąc jeszcze większy bałagan? Po to, aby przekonać się, ile zadań przed Tobą.

Sprawy niematerialne

Z głowy

Rzeczy materialne gromadzi się prościej. Wystarczy, że przejdziesz się po domu – od razu zauważysz usterki i niedociągnięcia. Sprawy w głowie poutykane są w najróżniejszych zakamarkach i jeśli o czymś w danym momencie zapomniałeś, raczej nie przypomnisz sobie na zawołanie. Musisz więc dokładnie zastanowić się, co należy do Twoich zadań, i przeanalizować: zlecenia, jakie wykonujesz w pracy, domowe obowiązki, swój kalendarz, plany, marzenia i cele. Wszystkie rzeczy, które przyjdą Ci na myśl (nawet najdrobniejsze – rozmowa z kontrahentem, kurs hiszpańskiego, weekendowy wypad w góry), spisz na oddzielnych karteczkach.

Z komputera

Zastanów się również, jakie sprawy zalegają w Twoim komputerze. Maile, raporty, faktury i rachunki, wiadomości na portalach społecznościowych, pobrane pliki – wszystko to powinno znaleźć się na papierze lub, jeśli liczba zaczyna Cię przerastać, w osobnym folderze w skrzynce odbiorczej albo na pulpicie. W przyszłości, kiedy metoda GTD stanie się nawykiem, zapisuj też datę stworzenia notatki.

Skrzynka spraw wpływających

Etap gromadzenia kończy się umieszczeniem wszystkich spraw w specjalnie przygotowanych skrzynkach (zwanych skrzynkami spraw wpływających lub przychodzących) – koszykach, szufladach, teczkach albo folderach plików. Ilu? Allen radzi, abyś stworzył ich tyle, ile potrzebujesz. Możesz np. posegregować sprawy na związane z pracą i domem, służbowe trzymając w formie elektronicznej, a prywatne – papierowej.

Efekty gromadzenia

Kiedy spiszesz obowiązki, uwolnisz się od przymusu pamiętania o wszystkim, który wywołuje uczucie psychicznego zmęczenia. Zdecydujesz też, co należy zrobić z poszczególnymi sprawami. Nadasz cel swoim działaniom i stworzysz konkretny plan na najbliższy tydzień, miesiąc czy rok.

Gromadzenie jest tworzeniem wokół siebie chaosu kontrolowanego. Po co? Po to, aby uporządkować chaos we własnej głowie.

Etap 2. Analiza

Aby GTD przyniosło efekty, musisz regularnie opróżniać skrzynki spraw wpływających, analizując ich ważność. Allen proponuje zaczynać zawsze od tego zadania, które znalazło się w skrzynce jako ostatnie – zgodnie z zasadą LIFO (czyli stosu: zadania dokładamy z wierzchu i z wierzchu je zabieramy). Zaznacza również, by jednocześnie analizować tylko jedną „otwartą pętlę” i nigdy nie odkładać jej z powrotem do skrzynki.

Jak wykonać analizę?

Przygotuj kosz na śmieci, kalendarz, rodzaj archiwum (na przykład segregator) oraz cztery kartki zatytułowane: Projekty, Następne działanie, Oczekujące, Kiedyś/może. Przeglądając każdą ze spraw, odpowiadaj sobie na pytanie: Czy mam coś z tym zrobić?
Jeśli nie, bo sprawa nie wymaga żadnego działania w najbliższej przyszłości, umieść ją:

• w koszu – gdzie wyrzucasz wszystko, co już Ci się nie przyda (rachunki sprzed pięciu lat, szczegóły dotyczące dawno wykonanych zleceń, maile od znajomych);
• w archiwum – tutaj odkładasz te elementy, które mogą okazać się pomocne, np. instrukcje obsługi, wizytówki czy notatki;
• na liście Kiedyś/może – gdzie wpisujesz dalekosiężne plany i marzenia do zrealizowania.

Sprawa a działanie

Kiedy konkretna sprawa wymaga aktywności, staje się działaniem – zgodnie z definicją Allena: najbliższą, sprecyzowaną czynnością, którą trzeba podjąć, aby zrealizować cel.

Działania dzielą się na:

• zrób to! – jeśli działanie możesz wykonać w dwie minuty, zrób to od razu;
• oddeleguj – czyli działania, które zlecasz innej osobie; wpisz je na listę Oczekujące, aby później skontrolować ich efekt;
• odłóż na później – te działania notujesz w kalendarzu, jeśli powinieneś zrealizować je w konkretnym dniu (spotkania, urodziny, rocznice), lub na liście Następne działanie, gdzie znajdą się wszystkie czynności, które kolejno musisz podjąć.

Działanie a projekt

Niektóre działania wymagają wielu czynności – stają się wtedy projektem. Kiedy planujesz udział w konferencji, musisz się do niej przygotować: zebrać materiał, przeanalizować go, określić, o czym chcesz opowiedzieć, stworzyć prezentację, być może zorganizować nocleg i transport, jeśli odbywa się w innym mieście.

Projekt zapisujesz więc na liście Projekty i określasz kolejną czynność, np. „zarezerwuj bilet na pociąg do Poznania”, którą notujesz jako Najbliższe działanie.

Wykonanie analizy to już połowa sukcesu. Jeśli nie określisz rodzaju swoich spraw, nie ruszysz z nimi do przodu.

Efekty analizy

Sukces tkwi w szczegółowym określaniu kolejnych działań. Gdybyśmy równie precyzyjnie formułowali postanowienia noworoczne (i zamiast szumnych obietnic, że nauczymy się hiszpańskiego, podejmowali konkretne kroki i po prostu zapisali się na pierwszą lekcję), nasza aktywność nie kończyłaby się w połowie stycznia. Jeśli bowiem nie wyznaczymy sobie pierwszego kroku, nie tylko nie dobiegniemy do mety, ale nawet nie ruszymy z miejsca. Sukcesywnie wyjmując sprawy ze skrzynek wpływających, określając działania i rozpisując projekty, wykonujesz konkretne czynności. Kiedy doprowadzisz do końca nawet najmniejszą sprawę, poczujesz satysfakcję i ulgę tak dużą, że z ochotą dokończysz kolejne obowiązki.

Etap 3. Porządkowanie

Etap trzeci polega na porządkowaniu tego, co umieściłeś w poszczególnych kategoriach – po to, aby wiedzieć, co i gdzie się znajduje. W tym kroku wybierasz również narzędzie, które Ci do tego posłuży: tradycyjny organizer, program komputerowy czy aplikację.
Do tej pory stworzyłeś:

• listę Następne działanie;
• listę Projekty,
• listę Oczekujące,
• listę Kiedyś/może,
• archiwum,
• kalendarz.

Następne działanie

Sprawy w obrębie tej listy uporządkuj według kontekstu i dostępnego czasu. Kontekstami nazywamy warunki, które konieczne są do wykonania zadania. Najczęściej dzielimy je na:

• biuro,
• dom,
• na mieście,
• komputer,
• internet,
• telefon.

Gdy pracujesz w biurze, wybierasz z listy poszczególne zadania i realizujesz je według ich ważności albo dostępnego czasu. Będąc na mieście, wykonujesz działania z listy „miasto”, a czekając na spotkanie – te wymagające użycia komputera czy telefonu.

Kalendarz

Allen proponuje, aby do kalendarza wpisywać tylko 3 rodzaje spraw:

• Działania, które musisz wykonać o konkretnej godzinie – najczęściej są to spotkania, wizyty lub rozmowy telefoniczne.
• Działania, które powinieneś wykonać w konkretnym dniu, np. zakupy albo wysłanie przelewu.
• Informacje związanie z konkretnym dniem, czyli wszystkie sprawy, o jakich powinieneś pamiętać, ale niewymagające podejmowania żadnych działań.

Logiczny system uporządkowania

Autor metody nie sprecyzował, jak porządkować pozostałe kategorie. Każdy, kto korzysta z GTD, tworzy swój własny system segregowania spraw, aby możliwie najszybciej przejrzeć kolejne listy i znaleźć potrzebne materiały. W obrębie archiwum dobrze sprawdza się klasyfikowanie alfabetyczne, projekty natomiast warto ułożyć według kolejności realizacji. Pomocne bywa też notowanie szczegółowych informacji, na przykład jeśli oddelegowujesz zadanie, powinieneś zapisać, komu i kiedy je przekazujesz.

Etap 4. Przegląd

Najważniejszym elementem GTD jest regularne przeglądanie uporządkowanych spraw. Niektóre z nich tracą na ważności, inne wymagają podjęcia kolejnych działań. Regularne sprawdzanie działań i projektów zajmuje tylko kilka minut, a ułatwia zorientowanie się w obowiązkach.

Przegląd dzienny

Każdego dnia (rano lub wieczorem) sprawdź listę Następne działania oraz kalendarz. Na bieżąco wykreślaj te, które wykonałeś, i dodawaj nowe.

Przegląd tygodniowy

Przegląd tygodniowy polega na powtórzeniu poprzednich etapów: notujesz wszystkie sprawy, wrzucasz je do skrzynek wpływających, a następnie analizujesz i porządkujesz, tworząc listy działania, projektów czy przenosząc sprawy do kosza albo archiwum. Sprawdzasz również, jakie zadania zrealizowałeś w mijającym tygodniu i jakie czekają na Ciebie w następnym.

Allen zaleca, aby przegląd tygodniowy przeprowadzać w piątek rano. To dobra pora, ponieważ pamiętasz, co wydarzyło się od poniedziałku, a jeśli pozostały Ci jeszcze zadania do wykonania, do końca dnia możesz je zrealizować. Dzięki temu uwalniasz swój weekend od myślenia o niedokończonych obowiązkach.

Etap 5. Realizacja

Ostatnim krokiem do osiągnięcia maksymalnej, bezstresowej produktywności jest… wykonanie wszystkiego, co zaplanowałeś. Brzmi banalnie prosto, prawda? W codziennej pracy zdarzają się jednak sytuacje nieoczekiwane – tak zwane pożary, które wybuchają nagle i niweczą cały skrupulatnie opracowany plan dnia. Niektóre z nich musisz wykonać natychmiast, ale niektóre możesz wpisać na odpowiednią listę.

Twoja codzienna praca opiera się więc na:

• zadaniach bieżących, które musisz pilnie zrealizować,
• zadaniach zaplanowanych, które sukcesywnie wykonujesz,
• planowaniu kolejnych działań.

Hierarchia działań w GTD

Na pewno to znasz. Tworzysz listę spraw do załatwienia, a potem wybierasz: ten raport to męka, zacznę w poniedziałek ze świeżą głową. Na tego e-maila odpiszę wieczorem, bo muszę się jeszcze zastanowić. Tamtą ofertę przygotuję jutro, przecież zaraz mam spotkanie.

GTD uwalnia Cię od obowiązku decydowania, czym powinieneś zająć się w danym momencie. O kolejności działań decyduje:

• Kontekst, a więc podział zadań ze względu na to, czego potrzeba Ci do ich wykonania: komputera, internetu, telefonu, albo czego dotyczą: biura, domu, spraw na poczcie czy w banku.
• Czas wykonania. Działania w obrębie poszczególnych kontekstów podziel według tego, ile czasu potrzebujesz na ich realizację, np.: 10 minut, 30 minut, powyżej 30 minut (pamiętaj, że obowiązki, których wypełnienie zajmie mniej niż 2 minuty, wykonujesz od razu).
• Ilość energii. Niektóre zadania są tak rutynowe, że realizujesz je bezrefleksyjnie. Inne wymagają jednak kreatywności lub maksymalnego skupienia, dlatego powinieneś zająć się nimi w pierwszej kolejności, kiedy Twój poziom energii jest najwyższy.

Narzędzia do GTD – techniczny aspekt metody

Niektórzy użytkownicy metody GTD zarządzają strumieniem zadań przy użyciu papieru: luźnych kartek, notesów, kalendarzy. Bywa, że lista spisana na kartce ma dla nas silniejszą „moc sprawczą” niż ta wystukana na klawiaturze – kiedy odręcznie sporządzimy plan, mobilizujemy się do jego wykonania, a wykreślenie zadań po zrealizowaniu sprawia nam większą satysfakcję.

Analogowo: 43 teczki

David Allen proponuje natomiast metodę wykorzystującą 43 teczki (foldery) – 12 z miesiącami oraz 31 z poszczególnymi dniami miesiąca. Aktualny miesiąc dzielisz więc na dni. Jeśli rozpoczynasz GTD 5 września, to na wierzchu kładziesz teczkę numer 5, za nią kolejne aż do 30, potem 1–4 z października, a następnie kolejne miesiące: listopad, grudzień, styczeń itd. Teczki dzienne przekładasz na bieżąco i umieszczasz w nich notatki z listą spraw.

Technologicznie: aplikacje do GTD

Najczęściej jednak korzystający z GTD porządkują zadania, używając aplikacji webowych. Metody elektroniczne bywają wygodniejsze i szybsze, trzeba jednak poświęcić nieco czasu na przetestowanie i wybór odpowiedniego narzędzia. Każde z nich spełni inne potrzeby, choć oferują podobne funkcje.

Nozbe

Nozbe jest aplikacją webową, dostępną na Windowsa, Maca, Linuksa, Androida oraz iPhona i iPada. Współpracuje z Evernote, dokumentami i kalendarzem Google, z One Drive oraz Dropboxem. Wszystkie działania wpisujesz do niej przez skrzynkę spraw. Możesz przypisać je do projektów (lub przekształcić w projekty), tagować, komentować, dzielić na specjalnie utworzone kategorie albo ze względu na czas, który potrzebujesz do ich wykonania. Aplikację możesz testować bezpłatnie przez 30 dni.

Nirvana

Autorzy Nirvany, tworząc aplikację, inspirowali się założeniami GTD, dlatego narzędzie dokładnie odpowiada wymaganiom metody. Działa w sieci, na Androidzie oraz iOS. Oferuje tworzenie list działań i projektów oraz kontekstów, tagowanie, filtrowanie i przeszukiwanie zadań, spośród których najważniejsze przesyłać można do folderu „Focus”. Jest w pełni darmowe.

Remember The Milk

Z Remember The Milk korzystać możesz za darmo w sieci, na Windowsie, Macu, Linuksie, iPhonie i iPadzie, Androidzie oraz BlackBerry 10 i Fire. Synchronizuje się między innymi z Gmailem, kalendarzem i mapami Google i Evernote, a także wysyła powiadomienia. Wprowadzone do aplikacji zadania dzielą się według daty, czasu trwania, lokalizacji, tagów czy współdzielenia z innymi.

Wunderlist

Wunderlist umożliwia tworzenie list z zadaniami, które możesz następnie dowolnie tagować i opisywać notatkami, a także przypomina o terminach. Aplikacja dostępna jest bezpłatnie na Maca, Windowsa, Androida, iPhona, iPada, Kindle Fire oraz w sieci.

Podobne funkcjonalności znajdziesz również w Any.do, Things oraz OmniFocus.

Problemy z zarządzaniem pracą zazwyczaj nie wiążą się z brakiem czasu, a z brakiem planów. Im więcej myślisz o jakiejś sprawie, tym bardziej Cię to męczy. Dlatego tak ważne jest ustalenie konkretnych działań. Kiedy wszystkie problemy, o których musisz pamiętać, przekażesz do stabilnego systemu, poczujesz ulgę, a to zmotywuje Cię do działania. Wypróbuj GTD i zapanuj nad swoimi obowiązkami.