Korzystaj z GTD – getting things done!

W dzisiejszych czasach praca zmieniła swój charakter. W pracy opartej na wiedzy, nie wykonujemy tylko jednej czynności, której rezultat jest szybko widoczny. Pracujemy nad projektami, które mogą trwać latami, a na ich efekty być może trzeba będzie czekać jeszcze dłużej. Trudno wykonać coś idealnie, ponieważ w dobie Internetu i ogromnej dostępności informacji, zawsze może się okazać, że coś przeoczyliśmy, a na sprawdzenie wszystkiego po prostu nie starczyłoby życia. Często wykonujemy kilka zadań jednocześnie lub musimy się przystosować do różnych rodzajów zadań. Należy szybko uzupełniać swoje kwalifikacje, codziennie uczyć się nowych rzeczy, by sprostać zmieniającym się wymaganiom, które może przynieść każdy nowy dzień. Coraz częściej nasz czas pracy jest nienormowany. Tego typu obowiązki są codziennością, jednakże sprawiają, że środowisko pracy staje się mocno stresogenne. Klasyczne systemy zarządzania czasem, organizery, planery – papierowe czy elektroniczne – nie pomogą w radzeniu sobie z tymi obowiązkami. Należy zmienić swoje podejście do zarządzania zadaniami w czasie. W tym właśnie celu została stworzona metoda GTD.

GTD uświadamia, że wielu z nas przywiązuje zbyt dużą lub zbyt małą uwagę do rzeczywistych wymagań, przez co zmniejsza swoją efektywność, zwiększając poczucie zestresowania. Należy podchodzić do zadań z „umysłem jak woda” czyli w stanie zrelaksowania i równowagi emocjonalnej. Osiągniecie takiego stanu sprawi, że będziemy mogli skutecznie zarządzać zadaniami. David Allen podaje trzy najważniejsze wymagania dotyczące zarządzania swoimi obowiązkami:

1. Oczyść swój umysł. W twojej świadomości tkwi wiele myśli na temat niedokończonych zadań, (są to tzw. otwarte pętle) które odbierają ci zdolność skupienia się na tym, co masz w danej chwili zrobić. Musisz zebrać je wszystkie i zapisać w miejscu, do którego będziesz wrócić.
2. Określ dokładnie swoje zobowiązania. Zaplanuj działania, które musisz podjąć, by zrealizować dane zadanie.
3. Sporządź notatki przypominające o planie działań, który skonstruowałeś i włącz je do odpowiedni skonstruowanego systemu.

Wybierz jedną sprawę. Może to być na przykład zaplanowanie wyjazdu na wakacje. Teraz określ, co będziesz musiał zrobić, żeby to zadanie uznać za wykonane. W tym przypadku może być to wybranie jakiegoś miejsca. Następnie zastanów się co zrobić, aby przybliżyć się do zrealizowanie tego zadania. Masz ochotę podejść do komputera i przejrzeć oferty wakacyjnych podróży? To podstawowa zasada GTD: musisz pomyśleć o tym, co chcesz naprawdę osiągnąć zanim zaczniesz realizować zadanie. Jasne określenie spodziewanych rezultatów działań, rozplanowanie kroków do osiągnięcia tych rezultatów, sprawi, że nabierasz większej ochoty do działania. Oto zwiększyła się twoja motywacja i polepszyło się samopoczucie, dzięki przekonaniu, że kontrolujesz sytuacje i odpowiednio skupiłeś uwagę.

Wykonanie tych trzech kroków sprawi, że oczyścisz twój umysł z zadań, które tam zalegają. Kiedy sprecyzujesz rezultaty, określisz działania i zapiszesz je tak, by móc do nich wrócić w odpowiednim czasie, staniesz się zrelaksowany i twoje podejście do pracy ulegnie znacznemu polepszeniu.