Metoda OATS – Zarządzanie czasem

Jeżeli „męczymy się” z jakąś metodą warto poszukać innej. Pamiętajmy, że sposoby na odpowiednie zarządzanie czasem mają nam ułatwiać pracę, a nie jeszcze bardziej ją utrudniać. A tak dzieje się kiedy „na siłę” próbujemy zastosować się do zaleceń, które najzwyczajniej w świecie nie są dla nas. Dla tych, którzy nie znaleźli jeszcze swojej osobistej metody, proponujemy kolejny sposób na organizację czasu. Technika o której dzisiaj powiemy kryje się pod tajemniczym skrótem OATS. Skrót ten pochodzi od pierwszych liter angielskich wyrazów Outcomes, Activities, Time i Schedule. W polskim tłumaczeniu można to rozumieć jako Wyniki, Działania, Czas i Harmonogram. Sukces tej metody polega na kolejnym stosowaniu się do wyżej wymienionych punktów. Przyjrzyjmy się zatem szerzej tym poszczególnym elementom.

Wyniki – każdy, kto kiedykolwiek pracował w jakimś przedsiębiorstwie, wie, że to najważniejszy cel naszego działania. Wyniki mogą być narzucone z góry lub sami musimy je sobie wyznaczyć. Chodzi o to byśmy wiedzieli do czego zmierzamy. Zaleca się aby w perspektywie tygodnia było to ok. 3-6 wyników. W zależności od stopnia trudności danego zadania wyników może być mniej. Nie planujmy jednak na tydzień więcej niż sześć celów, gdyż zwyczajnie może zabraknąć nam czasu na ich zrealizowanie. Lepiej zrobić mniej a dokładnie. Kiedy ustalimy już, co chcemy osiągnąć możemy przejść do realizacji drugiego elementu czyli Działania.

Działania polegają na wyodrębnieniu wszystkich czynności, które będą nam niezbędne do osiągnięcia każdego z wyników. Najlepiej stworzyć osobną listę działań dla każdego z nich. Realizując po kolei określone zadania, skreślamy je z naszej listy. Po osiągnięciu zamierzonego wyniku lista stanie się pusta. Taki sposób pracy nie tylko ją systematyzuje, ale pozwala również na zwiększenie poziomu naszej motywacji. Dokładnie bowiem wiemy co prowadzi nas do osiągnięcia zamierzonego wyniku, odczuwamy satysfakcję po wykreśleniu z listy wszystkich czynności oraz zyskujemy energię do dalszej pracy nad osiągnięciem kolejnego wyniku.

Tworząc listę zadań musimy jednak pamiętać, żeby oszacować również czas potrzebny na ich wykonanie. Aby zrobić to prawidłowo, musimy zastanowić się, czy może już kiedyś wykonywaliśmy podobne zadanie. Jeśli tak przypomnijmy sobie ile czasu nam to zajęło i na tej podstawie zaplanujmy obecne działanie. W przypadku gdy zdanie jest dla nas zupełnie nowe, podzielmy go na mniejsze części i spróbujmy obliczyć ile czasu zajmie nam wykonanie każdej z nich. Na końcu zsumujmy przewidywany czas i dodajmy do tego jeszcze klika godzin. Ta rezerwa czasowa ważna jest nie tylko na wypadek gdybyśmy źle oszacowali czas naszej pracy. Potrzebna jest ona również w sytuacji, kiedy zaskoczą nas niezaplanowane działania, np. okaże się, że nagle będziemy musieli gdzieś pojechać i cały harmonogram, który stworzyliśmy ulegnie zakłóceniom. Zatem jeśli oszacujemy że wykonanie danej czynności zajmie nam trzy godziny dajmy sobie sześć. Jeżeli zostanie nam czasu, na pewno będziemy umieli go jakoś zagospodarować.

Kiedy określimy już wyniki jakie chcemy osiągnąć, zaplanujemy zadania oraz czas na ich wykonanie, warto zastanowić się nad harmonogramem naszej pracy. Uwzględnijmy w nim odpowiedni czas na przerwy, posiłek, wykonanie telefonu itp. Pamiętajmy również o tym, aby trudniejsze zadania wykonywać w czasie kiedy jesteśmy najbardziej produktywni. Tylko tak zaplanowana praca może przynieść nam zamierzony efekt bez przesadnego zmęczenia.

Jak można zatem zobaczyć OATS to kolejna technika zarządzania czasem. Warto zatem choć raz spróbować popracować według tej metody, a może okaże się, że jest to coś dla nas i będziemy chcieli zostać przy niej na dłużej. Jeśli nie, szukajmy dalej. Prędzej czy później na pewno znajdziemy coś dla siebie.