Narzędzia do zarządzania czasem

Narzędzia służące do zarządzania czasem znacznie ułatwiają nam życie. Kiedy przybywa terminów, spotkań czy projektów w końcu zdajemy sobie sprawę, że nie jesteśmy w stanie ich wszystkich magazynować w głowie, gdyż jest to trudne, męczące i zwyczajnie bez sensu. I w takim momencie z odsieczą przybywają wszelkiego rodzaju kalendarze, programy, listy, karteczki i aplikacje. Jednak wybór tych najbardziej odpowiednich nie jest sprawą prostą. Kryteria doboru są w tym przypadku bardzo indywidualne, jednak postaram się rozważyć wady i zalety tych najpopularniejszych.
Pierwszym wyborem przed którym stajemy to ten między narzędziami papierowymi lub elektronicznymi. Większość z nas używa na co dzień kalendarzy, notesów i terminarzy. Ich największymi atutami są oczywiście łatwa dostępność, mobilność i a także możliwość szybkiego notowania w każdej chwili. Jednak istnieje parę zasadniczych wad tego rodzaju narzędzi. Przede wszystkim na kartkach notesu potrafi szybko robić się bałagan, kiedy przekładamy spotkania, skreślamy terminy, upychamy gdzieś na margines notatki. Kolejnym minusem jest problem z wyszukiwaniem potrzebnych informacji, które często giną w stercie żółtych karteczek na biurku, czy w zapełnionym notesie. Co więcej, papierowy kalendarz nie przypomni nam o upływającym terminie, czy nadchodzącym spotkaniu.

Istnieją także rozwiązania elektroniczne. Do wyboru jest ich wiele, takie zarządzające danymi kontaktowymi, łączące notes, terminarz, kalendarz i książkę telefoniczną, a także wykorzystujące metody zarządzania czasem jak Getting Things Done. Ich największą zaletą jest możliwość przypomnienia nam o bieżących wydarzeniach, a także możliwość edycji notatek bez tworzenia bałaganu, a także możliwość sortowania i przeglądania notatek pod względem ważności czy czasu potrzebnego na realizację. Często możemy je także zsynchronizować z telefonem komórkowym, co pozwala na szybki i łatwy dostęp. Podstawowa wada tego typu programów, to konieczność nauczenia się obsługi, co często odstrasza wielu z nas.

Warto więc zastanowić się jakie rozwiązanie będzie najlepsze. Należy tutaj wziąć pod uwagę miejsce pracy, przyzwyczajenia i inne potrzeby. Jeśli większość czasu spędzasz w ruchu, na spotkaniach i w terenie, zdecyduj się na najbardziej mobilne narzędzie. Natomiast jeśli twoja praca polega przede wszystkim na siedzeniu przy komputerze, warto wybrać elektroniczne rozwiązanie. Jednak najważniejsze to by nie magazynować wszystkiego w głowie i nie polegać wyłącznie na sobie i swojej pamięci, gdyż potęguje to stres i obciąża nasze nerwy. Warto ułatwiać sobie życie jednocześnie dając sobie szansę na zwiększenie produktywności.