Zasada Pareto. Czym jest i jak ją stosować?

Zasada Pareto (80/20 czy “80 na 20”) to technika, która umożliwia określenie kierunków działań prowadzących do poprawy, jakości wyrobów, usług i procesów, stała opierająca się na nierównomierności ponoszonych strat. Podaje, że 20% przyczyn decyduje o 80% skutków.

Jest to analiza zdarzeń, które już zaszły. Nie można stosować jej do planowanych zadań i wykonywanych po raz pierwszy, ponieważ niemożliwe jest do przewidzenia, który czynnik pochłonie 20%, a który 80%. Zasada Pareto została zauważona przez Vilfreda Pareto. Jako pierwszy nazwy tej użył Jospeh Juran. Zasada ta pokazuje proporcje, z których wynika, że 80% dóbr znajduje się w rękach 20% społeczeństwa. “Na 80% rezultatów przypada 20% nakładów”. Potwierdzeniem tej reguły są wyniki obserwacji, przykłady: 20% operacji w procesie produkcyjnym warunkuje 80% kosztów wytwarzania, przez 80% czasu używamy 20% posiadanych rzeczy, 80% skarg w supermarketach pochodzi od 20% klientów. Metodę tą stosujemy chcąc przeciwdziałać negatywnym zjawiskom o największej częstotliwości występowania oraz przysparzającym największych kosztów.

Istnieją cztery kroki wprowadzenia w życie metody Pareto. Pierwszym krokiem jest wyznaczenie kryteriów, czyli określenie rezultatów, jakie ma spełnić ta metoda. Następnie dzielimy już określone kryteria na szczegółowe płaszczyzny, którym będziesz mógł przyjrzeć się w poszukiwaniu zasady Pareto. Przyjmując, że koncertujesz się na czynnościach generujących zysk, pośrednio lub bezpośrednio, w trzecim etapie szukasz czynności powtarzalnych. Analizując czynności takie jak robocze spotkania z zespołem, zastanów się, które przyczyniły się w największym stopniu do generowania zysku. Co wniosły? Jaki temat był przewodni w rozmowach? Czym się wyróżniały te spotkania? Biorąc pod uwagę generowanie zysku możemy również zająć się pochłaniaczami czasu, czyli czynnościami powtarzalnymi. Przykład: codziennie zastanawiasz się przez długi czas, co zjesz w przerwie na lunch i w jakim lokalu, określ miejsce, w które chodzisz najczęściej i odpowiedz na pytanie, czym się charakteryzuje? Co sprawia, że często tam przychodzisz? Wybierając jeden z elementów: generowanie zysku lub pochłanianie czasu przez czynności notoryczne, możemy wyodrębnić 20% spotkań lub 20% jedzonych posiłków w wybranym lokalu, poprzez obserwację.

Zasada 80/20 nie może być stosowana do każdej sytuacji „O ile można założyć, że 20% liter występuje w 80% słów to znajomość tylko tych 20% nie wystarczy, żeby czytać i pisać”. Metodę Pareto możesz zastosować na potrzeby swojej firmy. Analizując zyski, które przynoszą wytwarzane produkty możesz zauważyć, że 20% produktów przynosi Twojej firmie 80% zysków. Wyciągając wnioski z przeprowadzonej analizy możesz zwiększyć nakłady na najbardziej dochodowe produkty. Zasada ta ułatwia również organizację czasu (maksymalizacja wyników w minimalnym czasie) oraz ułatwia organizację pracy w grupie.

autorka: Klaudia Czerniak