Jak zorganizować bazę kontaktów w firmie?

Będąc przedsiębiorcą, stale pozyskujesz nowe kontakty. Musisz je gdzieś przechowywać i właściwie kategoryzować, by z biegiem czasu nie zagubiły się i nie zniknęły pod stertą innych danych. Złym pomysłem jest notowanie ważnych kontaktów na papierze, który może ulec zniszczeniu lub zgubieniu. Dużo lepszą i bezpieczniejszą formą jest przechowywanie ważnych kontaktów w wersji cyfrowej. Wielu właścicieli firm już potwierdziło zasadność tego rozwiązania, decydując się na wdrożenie do swojej firmy systemu CRM. Te sprytne aplikacje nie tylko ułatwiają przechowywanie kontaktów, ale także stwarzają szereg innych możliwości.

Kontakty, jak w książce

Dobry CRM powinien być niczym książka kontaktów, którą możemy zabrać ze sobą wszędzie i udostępnić komu chcemy, będąc w dowolnym miejscu na świecie. Co to znaczy? Dokładnie to, że taki system powinien działać online. Dzięki tej opcji dostajemy do ręki aplikację, w której zamieścimy wszelkie niezbędne dane, a jednocześnie będziemy mogli udostępnić je współpracownikom. Organizując kontakty w systemie CRM, możemy je wygodnie kategoryzować – określamy, czy nowo dodawane dane dotyczą osoby, czy firmy, dodajemy krótki opis, zdjęcie i podstawowe dane, takie jak: stanowisko, adres e-mail, strona www, telefon, adres itd. Ponadto mamy możliwość otagowania konkretnego kontaktu i własnych dostosowań – dzięki możliwości dodania ważnych dla nas pól z informacjami o osobie lub firmie. Oczywiście nie każdy system CRM ma takie funkcje. Przytaczając powyższe, bazowałam na możliwościach aplikacji miniCRM.

Utrzymuj relacje

Każdy pozyskany kontakt biznesowy, trzeba pielęgnować. Jeśli tych kontaktów jest wiele, warto przyporządkować do nich swoich pracowników tak, aby czuli się odpowiedzialni za utrzymanie relacji z danym klientem. Proces ten bardzo szybko zorganizujemy, jeśli pomoże nam w tym system CRM. Dodany kontakt łatwo przypiszemy swojemu pracownikowi, zlecając mu konkretne zadania związane z kontrahentem. Do każdego z takich zadań możemy dołączyć pliki, np. zawierające dodatkowe informacje przesłane przez klienta lub rozpiskę naszych ustaleń. Tak przydzielone zadanie będziemy mogli bezproblemowo zweryfikować.

Wiedza o kliencie w jednym miejscu

Nie sposób, abyśmy w jednym notesie zapisywali wszystko, co istotne o kliencie. Problemem mógłby być zarówno czas (na ręczne pisanie poświęcamy zwykle więcej czasu, niż na komputerowe kopiuj-wklej), lecz także możliwości techniczne – ile teczek i segregatorów potrzebowalibyśmy, by pomieścić wszystkie dane i pliki, dotyczące każdego z kontrahentów? Lepiej nie liczyć. Taki sposób przetrzymywania danych wiązałby się z wieloma regałami pełnymi dokumentów, w których niełatwo byłoby się odnaleźć. Informacje w formie cyfrowej nie zajmują fizycznie miejsca i są bardzo proste do znalezienia – wystarczy wykorzystać wyszukiwarkę aplikacji, by szybko znaleźć wszystko to, czego szukamy. System CRM jest źródłem wiedzy o kliencie, a także kanałem komunikacji wewnętrznej, poprzez który możemy ekspresowo dzielić się zadaniami i informacjami pomiędzy użytkownikami aplikacji – w tym oczywiście danymi na temat klientów. Zgromadzenie kontaktów wraz z ważnymi informacjami w systemie CRM, pozwoli na stworzenie niezwykle cennej bazy wiedzy, która może okazać się nieoceniona w sytuacji np. gdy pracownik odpowiedzialny za danego klienta odchodzi z pracy lub po prostu jest na urlopie. W ten sposób łatwo i szybko przekaże informacje na temat kontrahenta innej osobie.

Historia działań pod kontrolą

W większości systemów CRM funkcjonuje coś takiego, jak historia działań lub historia relacji. MiniCRM używa obu tych historii, jednak to w tej drugiej (historii relacji) znajdziemy spis wszystkich aktywności, notatek, czynności każdego z użytkowników aplikacji wobec danego kontaktu lub interesu. Taka baza wiedzy stwarza szerokie możliwości – ekspresowo prześledzimy każde działanie pracowników i aktywności, jakie wykonał w celu nawiązania oraz utrzymania relacji z klientem.

Organizuj i przyzwyczajaj

Wdrażając system CRM do firmy, znajdźmy taką aplikację, której funkcjonalności będą zgodne z oczekiwaniami oraz celami firmy. Chodzi o to, by po jego wdrożeniu pracownicy chętnie i szybko nauczyli się korzystać z aplikacji. Dlatego tak ważna jest możliwość przetestowania aplikacji jeszcze przed wdrożeniem. Dobrze jest „przeklikać” kilka różnych testowych wersji CRM, by wybrać ten optymalny i dopasowany do naszych potrzeb. Koniecznie sprawdźcie, miniCRM, bo być może to właśnie on sprawdzi się jako odpowiedź na Wasze potrzeby – TESTUJ miniCRM.