Temat komunikacji jest obecny w każdej firmie. Pewnie niejednemu z was przyszło nawet wziąć udział w szkoleniu z tej materii. Niestety z doświadczenia, opowieści znajomych i tych zasłyszanych w miejskich autobusach można wywnioskować, że zazwyczaj niewiele takie działania wnoszą do życia firmy.
Szef ma poczucie, że wypełnił swój obowiązek – organizuje przecież szkolenia dla pracowników. Pracownicy mogą odhaczyć kolejne “wolniejsze” godziny w kalendarzach i cieszyć się z minut spędzonych na ukradkowym przewijaniu Facebooka pod stołem.
Wiemy o tym, że bez sprawnej komunikacji wewnętrznej firma nie będzie dobrze funkcjonować. Niektórzy nawet tak bardzo wierzą w te słowa, że wypisują je jako motywujący cytat w przedsionku firmy. Jak to zwykle bywa – od teorii do praktyki daleka droga. Potem zdarza się tak, że nad przysłowiowym ekspresem z kawą dowiadujemy się o tym, że dział X miał spotkanie w temacie naszego projektu, na które nie zostaliśmy zaproszeni albo co gorsza zapoznajemy się w tym miejscu z aktualnymi celami firmy.
Problem z komunikacją może narastać w momencie, kiedy firma zaczyna zatrudniać ludzi, pracujących zdalnie. Siedziba w Krakowie, programista w Koziej Wólce, a pomoc klienta nadaje gdzieś znad plaży w Sao Paolo. Bywają pracodawcy, dla których to zjawisko jest nie do przeskoczenia, właśnie ze względu na problemy komunikacyjne. Poza granicami naszego kraju nie trzeba jednak długo szukać, żeby odnaleźć przykłady firm, które odnoszą na tym polu sukcesy. Mój ulubiony przykład to Buffer, którego zespół pracuje w 11 strefach czasowych i radzi sobie z tym bardzo dobrze (co zresztą można sprawdzić tutaj).
Na działalność tego typu firm patrzy się z perspektywy jak na swego rodzaju utopię, niemożliwą do zrealizowania. Zamiast to robić, lepiej zacząć podglądać ich działania i spróbować je wprowadzić we własnej działalności.
Jak to zrobić?
1. Zacznij od siebie
Może być wiele powodów dlaczego komunikacja w firmie nie jest dobra. Brak czasu, narzędzi, wypracowanej kultury dzielenia się informacjami. Jednak podstawową barierą w tym temacie są zawsze ludzie i ich podejście do pracy w ogóle. Dlatego też, żeby coś zmienić, najlepiej zacząć od samego siebie. Brzmi to nieco banalnie, ale jest szczególnie ważne jeśli mamy bezpośredni wpływ na to jak firma funkcjonuje, np. do naszych obowiązków należy opieka nad zespołem.
Uważasz, że powinno być mniej, codziennych, nudnych spotkań dla całej firmy? Zamień je na jedno w tygodniu, na którym każdy opowie, czym zajmował się przez cały tydzień, co mu się udało i jakie stoją przed nim kolejne zadania. Jeśli wkurza cię, że ktoś nie odpisuje na twoje e-maile, nawet jeśli wykonuje powierzone zadania – przejrzyj swoją skrzynkę i sprawdź jak wiele wiadomości bez odpowiedzi am pozostawiłeś.
2. Powiedz “tak” narzędziom online
….ale używaj ich z głową. Narzędzia i aplikacje internetowe kuszą. Powstają nowe, ciągle lepsze, które mają nam pomóc w zarządzaniu czasem, projektami i właśnie z komunikacją. Jednak, żeby rzeczywiście służyły wymienionym celom warto ograniczyć ich liczbę do niezbędnego minimum. Zbyt dużo aplikacji = chaos. Pracownicy zapominają logować się do poszczególnych narzędzi, a przekazywane za ich pomocą informacje mogą łatwo się zgubić lub też zwyczajnie można je przeoczyć. Dodatkowo wprowadzania i testowanie wciąż nowych rozwiązań powoduje wśród pracowników frustrację – zamiast robić swoje, poświęcają czas na zapoznawanie z kolejnymi programami.
Rozwiązaniem jest stworzenie jednego zestawu narzędzi do komunikacji w firmie i konsekwentne jego wykorzystywanie przez wszystkich pracowników firmy.
Przykładowy zestaw narzędzi:
Zarządzanie projektami i zadaniami w firmie – Trello (płatne)
Trello to świetne narzędzie do zarządzania projektami. Pozwala na tworzenie kart, list zadań, przydzielanie poszczególnych osób, załączanie plików, komentowanie, czy też wyznaczanie terminów.
Tworzenie i przechowywanie dokumentów – Google docs (darmowe)
Google docsa nie trzeba chyba nikomu przedstawiać. Podstawową zaletą tego narzędzia jest możliwość udostępniania całemu zespołowi wszystkich dokumentów, możliwość wprowadzania komentarzy oraz to, że mamy do niego dostęp z każdego urządzenia.
Wideo konferencje – Swiggle (płatne)
Swiggle to aplikacja, która może przypaść do gustu szczególnie zespołom pracującym z różnych miejsc. Pozwala na przeprowadzanie wideo-rozmów bez konieczności zapraszania wszystkich pracowników na spotkanie, tak jak to jest np. w Skype, czy Hangout. W Swiggle mamy widok na cały zespół i możemy zagadać do każdego, tak jakby ta osoba siedziała obok nas, klikając w zdjęcie.
Czat – HipCzat (płatne)
Hipczat to rodzaj komunikatora grupowego. Pozwala na tworzenie grup, przesyłanie plików. Jest też dostępny w wersji na mobile.
Jeśli jedno narzędzie jest dominujące w firmie lub dziale warto zastanowić się nad wyborem takiego, które ma w sobie również funkcje związane z komunikacją, np. wbudowany czat grupowy miniCRM. Takie rozwiązanie zostało wprowadzone również w miniCRM, dzięki temu sprawy dotyczące obsługi klientów mogą być omawiane od razu w jednym miejscu.
3. Spotkania w cztery oczy
Nowe technologie, mobilność, sprawiły że możemy współpracować z ludźmi z całego świata praktycznie nie wychodząc z domu. Wyobraź sobie jednak open space, cały zespół w jednym pomieszczeniu, ale wszyscy rozmawiają ze sobą tylko za pomocą czatu. W ten sposób traci się jedną z najważniejszych rzeczy w komunikacji – kontakt wzrokowy, a tym samym trudno nawiązać i utrzymać jakąkolwiek relację. Wspominałam wcześniej o tym, że warto korzystać z narzędzi online, ale na pewno nie należy przeceniać ich możliwości. Tam, gdzie to konieczne wykorzystaj ją w pełni np. rozmawiając za pomocą wideo-komunikatorów z pracownikami zdalnymi. Tam, gdzie to możliwe, koniecznie rozmawiaj z ludźmi w cztery oczy!
4. Modne słowo na T
Tym modnym słowem jest “transparentność”. Słownik języka polskiego podpowiada, że “transparentny” to inaczej jawny. Transparentność to popularne w ostatnim czasie hasło i w przypadku prowadzenia biznesu oznacza publiczne udostępnianie informacji na temat całej działalności firmy. Najgorsze sytuacje, na których cierpi komunikacja wewnętrzna to takie, kiedy pracownicy dowiadują się czegoś istotnego przypadkiem. Sprawia to, że czują się wykluczeni i pominięci. Dodatkowo żyjemy w czasach, w których dostęp do informacji jest tak łatwy, że w sytuacji, gdy coś jest utajnione, czujemy się delikatnie mówiąc niekomfortowo. Firmy, które postawiły sobie za cel bycie transparentnym unikają takich i podobnych sytuacji poprzez dzielenie się z pracownikami wszystkimi informacjami na temat firmy, czyli np. celami, zarobkami, dochodami, kosztami itd. W wielu przypadkach cały zespół ma możliwość śledzenia czym aktualnie zajmują się poszczególe osoby, jakie mają zadania, czy też do wglądu są wszystkie e-maile. Jakby na to nie patrzeć praca zajmuje wielki obszar naszego życia, a jeśli mamy na jej temat pełną wiedzę…po prostu lepiej nam się pracuje.
Jestem ciekawa jak postrzegasz temat komunikacji w firmie? Co sprawia, że jest ona dobra lub zła? Zachęcam do wypowiedzi na naszym Facebooku :-)
Maksymilian Śleziak
W branży internetowej od 10 lat. W miniCRM odpowiedzialny za rozwój aplikacji i działania promocyjne. Prywatnie interesuje się kolarstwem górskim i sprzętem Apple.
Dlaczego warto przetestować miniCRM?
Firm codziennie
loguje się do miniCRM
Klientów poleca
nas swoim znajomym