5 objawów oznaczających, że Twoja firma potrzebuje systemu CRM

Twoja firma zmaga się na co dzień z wieloma trudnościami. Każdy, kto prowadzi biznes musi nie tylko sprawować pieczę nad tym, co robią jego ludzie, ale też dbać o organizację swojego czasu. Efektywność działań jest niezwykle ważna, a do jej osiągnięcia kluczowe jest dobre zarządzanie i skupienie na efekcie. Na rynku istnieją narzędzia, które mogą ułatwić dbanie o Twój biznes. Zobacz, jakie są objawy, wskazujące na to, że najwyższy czas wprowadzić do swojej firmy system CRM.

1.Szwankująca pamięć

Pamięć żadnego człowieka nie jest doskonała. Nawet jeśli uważasz, że Twoi pracownicy perfekcyjnie zapamiętują dane prowadzonych przez siebie klientów, a Ty sam zawsze możesz sięgnąć do zakamarków ich pamięci po potrzebne informacje, to niestety możesz się mocno zawieźć. Nie chodzi tutaj tylko o ludzką pamięć, która, nawet znakomita, nie jest idealna, lecz o pracownika na urlopie, pracownika na L4 czy też pracownika zwolnionego. Nieobecny „człowiek informacja” wszystkie dane ma w głowie. Szukasz zastępcy? Ktoś inny przejmuje klienta? Trzeba kontaktować się wypoczywającym pracownikiem lub wertować setki notatek w poszukiwaniu danych klienta. Niezbyt przyjemna perspektywa. Jeśli spotkało Cię coś takiego lub obawiasz się takiej sytuacji – to pierwszy objaw, by skorzystać z systemu CRM. Takie aplikacje mają zazwyczaj moduły umożliwiające wprowadzanie informacji o klientach oraz przypisywanie ich do Twoich pracowników. Dzięki tej funkcjonalności nie zgubisz żadnych zapisanych w systemie danych, bez względu na to, gdzie będą Twoi pracownicy.

2. Dla efektywności

Efektywność pracy zależy od wielu czynników. Ważne, by móc ją badać i wyciągać wnioski na przyszłość. Osoby, które są odpowiedzialne za sprzedaż, powinny raportować swoje działania w taki sposób, abyś na bieżąco mógł kontrolować efekty i diagnozować ewentualne problemy. Jeśli uważasz, że Twojemu biznesowi przydałoby się bardziej efektywne działanie i raportowanie, to kolejny objaw, że czas pomyśleć o systemie CRM. W większości tego rodzaju aplikacji znajdziesz moduł raportowania, który w przystępny sposób (np. poprzez czytelne wykresy) wskaże Ci wyniki sprzedażowe firmy i umożliwi nadzorowanie pracowników, odpowiedzialnych za poszczególne działania.

3. Kontakt „face to face” nie wystarcza

Kontakt między poszczególnymi działami firmy jest bardzo ważny. Pracownicy powinni umieć rozmawiać i ustalać wspólne sprawy, dbając o zrealizowanie wyznaczonych zadań. Paradoksalnie jednak nie zawsze wystarczy kontakt „face to face”. Otóż w toku codziennych zajęć, wiele spraw może umknąć, a pewne kwestie mogą okazać się niezrozumiałe, po jednokrotnym tłumaczeniu. System CRM może ułatwić kontakt między pracownikami, umożliwiając im rozmowę na wewnętrznym czacie. Dzięki temu w każdej chwili można wrócić do omawianych wcześniej kwestii, przeczytać je jeszcze raz, a kiedy mamy sporo zajęć – nie odrywać się od nich od razu, lecz spojrzeć na czat za 10 lub 15 minut, kończąc najpierw wykonywane zadanie. W ten sposób pracownik staje się bardziej efektywny i spokojniejszy, gdyż wie, że zawsze może zerknąć w historię konwersacji i sprawdzić, czy nie zapomniał o którejś ze spraw.

4. Kulawa organizacja

Zanim rozpoczniesz pracę, planujesz poszczególne kroki i analizujesz, co masz do wykonania w danym dniu lub tygodniu. Niestety wraz z upływem czasu o pewnych kwestiach zapominasz i wiele obowiązków pozostaje niewykonanych. Spisujesz notatki, przyklejasz karteczki, lecz ciągle umykają Ci ważne zadania. Zdarza się to zapewne nie tylko Tobie, ale także Twoim pracownikom. O ile łatwiej byłoby mieć do dyspozycji program umożliwiający dodawanie zadań sobie i innym, który ponadto przypominałby o ich wykonywaniu poprzez wysyłanie wygodnych powiadomień. Szwankująca organizacja to kolejny objaw, że Twój biznes potrzebuje systemu CRM. Głównym zadaniem takiej aplikacji jest właśnie organizacja czasu, by zapewnić efektywną pracę i kompletne wykonywanie zaplanowanych zadań.

5. Czasu ciągle brak

Prowadzenie firmy wiąże się niejednokrotnie z wielogodzinną obecnością i nadzorowaniem działań innych. Brak Ci czasu na wykonywanie własnych zadań, gdyż wciąż musisz pomagać swoim pracownikom, dostarczać im niezbędne materiały do pracy, które znaleźć można jedynie na Twoim komputerze, a Ty z kolei potrzebujesz danych, które są zapisane na dysku współpracownika. Przenoszenie, przesyłanie i katalogowanie informacji między komputerami i ludźmi bywa nużące i „zjada” masę czasu. I tutaj objawia się piąty powód, dla którego warto zastanowić się nad wdrożeniem aplikacji CRM do naszego przedsiębiorstwa. System taki zawiera zazwyczaj możliwość przechowywania kluczowych informacji, plików i notatek o prowadzonych interesach i zadaniach. Możesz dodać np. plik z listą wymagań klienta, zdjęcie, wzór umowy oraz wiele innych. Do takich treści dostęp mają osoby, które powiążesz z danym interesem lub zadaniem. Wydaje się pomocne, prawda?

Dostępne na rynku systemy CRM mają mniej lub bardziej rozbudowane funkcje. Ważne, żeby dobierać aplikację do swoich potrzeb, a w miarę rozwoju przedsiębiorstwa dokładać do niej konieczne możliwości, np. poprzez rozszerzenia abonamentów. Nie ma sensu decydować się na system „mający wszystko”, gdyż zamiast ułatwić naszą pracę, może przyczynić się do jej utrudnienia (duży system będzie wymagał wielu godzin nauki i przyswajania).

Sprawdź, czy któryś z powyższych objawów nie dotyczy Twojego biznesu i zapoznaj się z funkcjami miniCRM, może to właśnie nasza aplikacja pomoże w usprawnieniu działania Twojej firmy.