Dlaczego warto korzystać z metody Time Boxing?

Oprócz techniki Pomodoro i GTD skuteczną metodą organizacji czasu jest Time Boxing. Jeśli istotne dla Ciebie jest zrealizowanie danego projektu, bądź jego części w krótkim czasie, ta technika jest dla Ciebie.

Celem Time Boxingu jest przede wszystkim ustalenie konkretnej daty końcowej realizacji zadania i zamknięcie czasu realizacji projektu w pewnym bloku czasowym. Całodniowa praca uniemożliwia „świeże” spojrzenie na projekt, którym się zajmujemy. Warto więc zastosować się do techniki Time Boxing, dzięki której następnego dnia będziesz mógł z nowym zapałem zabrać się za kontynuację pracy. Dzięki podzieleniu czasu na bloki, Twoja praca będzie bardziej zorganizowana i wydajna. Technika ta najlepiej sprawdza się w zadaniach, na które nie mamy wyznaczonego czasu realizacji. Jeśli do dyspozycji ma się ograniczoną ilość czasu warto umieć odróżnić sprawy ważne od pilnych. Musisz skierować uwagę na sprawy pierwszorzędne.

W dodatku korzystając z metody Time Boxing możesz pozwolić sobie na realizowanie kilku zadań na raz. Zamiast siedzieć nad jednym zadaniem i w pocie czoła wykonywać je w 30 minut, robisz tyle ile zdążysz, a następną część przekładasz na kolejny dzień. Następne 30 minut przeznaczasz na inny projekt.
Timeboxing to efektywny sposób na doprowadzanie spraw do końca. Wyznaczając na zadania określoną ilość czasu, możemy skupić się na rzeczach ważnych, poczuć motywację do rozpoczęcia, zapobiec przemęczeniu oraz efektywnie wykorzystywać okres wyłączenia. I na odwrót – pracując nad zadaniami do momentu ich ukończenia, prawdopodobnie nie zabierzemy się do prac bardziej kompleksowych, poczujemy, że otwarte zadania przerastają nasze możliwości, a do nowych obowiązków będziemy podchodzić mając do dyspozycji mniej czasu i motywacji.

Dlaczego Time Boxing działa?

Eliminacja rozpraszaczy. Świadomość upływającego czasu (przyjmijmy, ze jest to trzydziestominutowy blok czasowy) sprawia, że nie możemy poświęcić go na sprawdzanie skrzynki pocztowej, rozmowę z przyjacielem, czy posiłek, bowiem nie uda nam się sfinalizować zaplanowanego projektu.

Pozwala zaoszczędzić czas. Wyznaczenie czasu na wykonanie zadania uniemożliwia wydłużenie go. Bloki czasowe nie pozwalają na zmarnowanie zbyt dużej ilości czasu na jedno zadanie. Tu Time Boxing niezwykle pomaga – pracowałeś pół godziny i nie zdążyłeś? W porządku – na dokończenie zadania poświęcisz następne pół godziny jutro. Oczywiście, to co w Time Boxingu jest ważne, to realistyczna ocena wielkości zadania i koniecznego na jego realizację czasu – jeśli będziesz ustalał zbyt krótkie bloki czasowe – nigdy nie zdążysz.

Kontrola nad projektem. Czasem angażujemy się zbytnio w pracę do tego stopnia, że zatracamy pierwotny cel. Jeśli jednak projektujesz coś dla klienta według jego wytycznych i co chwilę nieco bardziej oddalasz się od pierwotnego zamysłu – wynikiem Twojej pracy będzie coś, co klient z miejsca odrzuci. Pracując w blokach czasowych, przy każdym kolejnym podchodzeniu do zadania zaczynamy wgryzać się od początku – w efekcie trzymamy się wytycznych.

autorka: Judyta Zegan