GTD – Dlaczego warto?

Metoda zarządzania czasem Getting Things Done, opracowana przez Davida Allena, przeznaczona jest dla ludzi biznesu. Jesteś człowiekiem biznesu? Chcesz poprawić efektywność swojej pracy i być produktywnym? Stwórz swój własny system, który w odpowiednim czasie przypomni ci o wykonaniu zadania.

Skuteczność tej metody wymaga konsekwentnego stosowania. Dlaczego warto z niej korzystać? Lepiej zorganizowany będziesz mógł wykonać więcej pracy w tym samym czasie.

Metoda GTD odrzuca zasadę: co masz zrobić dziś, zrób jutro będziesz miał dwa dni wolnego. Uczy planować i skupiać się na jednym zadaniu oraz efektywnie zarządzać czasem pracy, dając przy tym komfort psychiczny w czasie wolnym. Pozwoli ci na podejmowanie szybkich i skutecznych decyzji.

Metoda GTD składa się z pięciu kroków:

1. Proces kolekcjonowania uwolni Twoją głowę i przestrzeń. Spisując rzeczy do zrobienia stworzysz tzw. „skrzynkę spraw przychodzących”. Sporządzonalista powinna oddzielać Twojeżycie zawodowe od osobistego. David Allen stworzył spis rzeczy, z którymi powinniśmy coś zrobić, są to m.in.: projekty rozpoczęte oraz te, które chcemy rozpocząć, marketing oraz promocja Twojej firmy, co powinieneś zaplanować oraz zorganizować, na co czekasz od innych.

2. Proces analizowania oddziela sprawy ważne od śmieci. Wyszczególnia projekty, które należy rozdzielić na mniejsze zadania oraz te, które musisz delegować innym.
Proces ten umożliwi ci zrobienie od razu spraw, które możesz zrobić w tzw. 2 minuty oraz skatalogować te zadania, które wymagają więcej czasu na wykonanie.

3. Proces porządkowania ułatwia swobodne poruszanie się w stworzonym przez ciebie„systemie”. Zadania układamy w odpowiednich „segregatorach” wg. podstawowych kategorii, które możemy modyfikować odpowiednio do swoich potrzeb:

• lista projektów,
• materiał pomocniczy do realizacji projektów,
• materiał referencyjny (materiały, które mogą się przydać w przyszłości),
• lista spraw „kiedyś / może”,
• lista spraw oczekiwanych,
• lista najbliższych działań,
• kalendarz.

4. Proces przeglądania umożliwia rozplanowanie zadań oraz zapanowanie nad nimi. Usprawnia nasz system. Przegląd dzielimy na dwa typy działań: dzienny (nie powinien zająć więcej niż kwadrans) i tygodniowy ( są to poprzednie trzy etapy zbierania zadań i wprowadzenie ich do systemu).

5. Proces realizacji usprawnia nasze działania poprzez dwa modele: czterokryteriowy model wyboru natychmiastowych działań oraz trzyczęściowy model oceny codziennej pracy. W pierwszym modelu określasz kontekst, czyli warunki, w jakich możesz realizować swoje zadania, priorytety, dostępny czas i energię. W drugim modelu wykonujesz działania pojawiające się na bieżąco oraz uprzednio zdefiniowane, które realizujesz zgodnie z zaplanowaną listą. Po zrealizowaniu zaplanowanych zadań, planujesz nowe.

Metoda GTD pokazuje jak uzyskać więcej czasu odpowiednio organizując sobie prace. Początkowo trudno jest przyzwyczaić do tego, że mamy działać według określonych zasad. „Rządzi” nami lista. Efekty jednak wynagradzają wszelkie trudności i wątpliwości.

autorka: Klaudia Czerniak