Porządki w biurze

Biuro powinno być twoim centrum zarządzania, dlatego musi być jak najlepiej urządzone. Jest to twoje fizyczne lokum, w którym gromadzisz wszystkie niezbędne do pracy sprzęty i dokumenty, więc powinieneś móc doskonale się w nim orientować. Nieporządek utrudnia organizację i zmniejsza wydajność. Dlatego warto już teraz zająć się usprawnieniem twojej codziennej pracy poprzez reorganizację biura. Nie odkładaj tego na później. Zrób to jak tylko skończysz czytać ten tekst.

Kiedy zabierasz się za porządki w biurze, musisz zadbać o to, by każdy ważny dokument znalazł się w odpowiednim miejscu. Oto siedem kroków, które pozwolą ci zrealizować ten cel.
Krok pierwszy. Zorganizuj miejsce gdzie zgromadzisz wszystkie dokumenty. Będzie to tymczasowe miejsce przechowywania (tzw. skrzynka spraw przychodzących. Zachowaj ją na stałe, to przydatny patent pomagający w utrzymaniu kontroli nad biurowym chaosem), do czasu, gdy pod koniec porządkowania biura, zdecydujesz, co z nimi zrobić. Może to być to koszyk, w ostateczności zwyczajne kartonowe pudło. Na początku nie wszystko się w nim zmieści, możesz układać rzeczy wokół niego na podłodze. Nie przywiązuj się do tego miejsca, ważne jest byś po zgromadzeniu dokumentów, jak najszybciej zabrał się do ich porządkowania według ustalonego systemu.

Krok drugi. Porządki należy zacząć od blatu biurka, ponieważ tam zapewne znajduje się najwięcej ważnych dokumentów, a jednocześnie niepotrzebnych przedmiotów. Zabierz je stamtąd. Następnie przejrzyj szuflady, potem uprzątnij wszystko, co leży na wierzchu szafek, regałów i blatów. Na koniec przejdź wnętrza szafek. Dokumenty mają trafić do skrzynki, śmieci do kosza.
Krok trzeci. Obejrzyj ściany, półki, podłogę,. Czy nie ma na nich jakiś przedmiotów, które mogą cię rozpraszać? Zajmij się nimi. Zbierz także dokumenty, jeśli się tam znajdują.
Krok czwarty. Jeśli masz poupychane swoje papiery gdziekolwiek indziej poza biurem, nadeszła chwila by dołączyć je do wcześniej zebranych w skrzynce. Im bardziej skupione są twoje sprawy w jednym miejscu, tym łatwiej nad nimi zapanować.

Krok piąty. Rozejrzyj się dookoła. Czy biuro jest urządzone funkcjonalnie. Czy możesz zrobić coś by było bardziej przyjazne. Może potrzebujesz więcej szafek? Zajmij się przestawianiem mebli, odpowiednim ustawieniem sprzętu, zadbaj o to by oświetlenie sprzyjało pracy.
Krok szósty. Kiedy już uprzątnąłeś wszystkie kąty, przejrzyj wyposażenie biura pod kątem posiadania akcesoriów ułatwiających pracę. Biuro czy stanowisko pracy powinno być wyposażone w szuflady na dokumenty (przynajmniej trzy), ryzę czystego papieru, długopis, ołówek, karteczki samoprzylepne, spinacze biurowe, klipsy do papieru, zszywacz i zszywki, taśmę klejącą, gumki recepturki, teczki, kalendarz, kosz na śmieci.

Krok siódmy. Zajmij się porządkowaniem dokumentów ze skrzynki. Musisz stworzyć własny system ich katalogowania. Bardzo przydatne będzie zajrzenie do książki Davida Allena Getting Things Done. Sztuka bezstresowej efektywności, w której autor zaproponował cały system gromadzenia dokumentów, ułatwiający zarządzanie nimi w pracy. Przydatny będzie również tekst na temat GTD na tym blogu.

autorka: Ewelina Michta