Jak ustalać priorytety?

Priorytet – czyli jak zdążyć na czas i nie zwariować

Czasami jednak obowiązki w liczbie przekraczającej nasze możliwości fizyczne są nam narzucone z góry. Tylko nasza odpowiednia organizacja jest w stanie sprawić, że wyjdziemy z tych zadań obronną ręką. O tym jak nie zostawiać pracy na ostatnią chwilę pisaliśmy już wcześniej. Dzisiaj zajmiemy się podziałem obowiązków oraz ustalaniem priorytetów.

Na samym początku najlepiej stworzyć listę zadań do wykonania. Jeżeli będziemy je mieć w formie pisanej, otrzymamy przejrzysty ogląd tego, co mamy do zrobienia. Następnie musimy wybrać z tej listy te zadania, które są w danej chwili najważniejsze. Jeżeli jesteśmy w podbramkowej sytuacji i zostało nam niewiele czasu na ogarnięcie wszystkiego, wybierzmy z listy jedynie te zadania, które absolutnie muszą być zrobione. Z kolei jeśli czas zbytnio nas nie ogranicza, zastosujmy zasadę 80/20 zwaną tez zasadą Pareto. O tej metodzie również pisaliśmy już wcześniej. Dla przypomnienia: zasada Pareto głosi, że tylko 20% podjętych działań generuje 80% wyników. Twoja rola polega więc na tym, aby ze sporządzonej listy wybrać te dwadzieścia procent zadań.  Pamiętaj jednak, że poprawne określenie priorytetów w każdej dziedzinie życia wymaga trochę więcej czasu i głębszej analizy.

A jak przeprowadzić tą głębszą analizę? Na początek uświadom sobie, że nie wszystkie Twoje działania są jednakowo ważne. Możesz je podzielić na cztery kategorie:

• działania ważne i pilne ( np. zadania z wyznaczoną datą realizacji)
• działania ważne i niepilne (np. nauka nowego języka)
• działania nieważne i pilne ( np. niektóre spotkania)
• działania nieważne i niepilne ( np. odwiedzanie portali społecznościowych)

Dobrze byłoby, gdybyś umiał klasyfikować swoje obowiązki do każdej z powyższych kategorii. Zwróć jednak uwagę, że to, co ważne jest dla innych, nie będzie tak samo istotne dla Ciebie. Bardzo trudno jest  niekiedy rozpoznać, co jest tak naprawdę ważne i pilne a co nie. Aby jednak temu sprostać, muśmy uświadomić sobie, że każdy z nas pełni jakąś rolę życiową. I to nie jedną, lecz kilka. Jesteś zatem przedsiębiorcą, ale tez synem/córką, matką/ojcem itp. Jeśli skupimy się tylko na tym, by wybrać priorytety w jednej roli, ucierpią na tym pozostałe. Cały sens polega na tym, aby wybrać to, co najważniejsze dla każdej z ról. I to będą właśnie nasze właściwe priorytety.

Przy ustalaniu priorytetów istotne jest również to, jakie znaczenie będą one miały za jakiś czas. Jeśli zadanie, które masz do wykonania, nie będzie miało większego znaczenia w przyszłości i nie przyniesie żadnych konsekwencji dla Ciebie lub Twoich najbliższych, oznacza to, że nie jest ono aż tak ważne. To co najważniejsze zazwyczaj nie jest pilne, a efekty można dostrzec dopiero z perspektywy czasu.

Zastanów się zatem nad rolami, które pełnisz w społeczeństwie, wyznacz najważniejsze dla nich cele i zastanów się, czy za kilka lat będą one tak samo ważne. Myśląc i działając w ten sposób zyskasz nie tylko więcej czasu, ale i spokoju.