Jak skutecznie planować zadania przy pomocy metodologii GTD?

Każdy chciałby, aby praca, która wykonuje zakończyła się jak najszybciej i z jak najlepszym efektem. Skuteczne zaplanowanie pracy jest więc niezbędnikiem, bez którego wzrost jakości wykonywanych zadań nie może zaistnieć. Jak się okazuje, doskonałą metodą umożliwiającą efektywną organizacje pracy jest technika GTD, czyli Getting Things Done, co dosłownie w języku polskim oznacza doprowadzenie pracy do końca. Ma ona na celu uwolnienie umysłu od obowiązku pamiętania o wszystkich zobowiązaniach oraz planach.

Twórcą tej metody jest David Allen. Według niego najważniejszym elementem w zarządzaniu czasem jest kontrola nad obowiązkiem. Istotna jest również perspektywa, która pozwala na ujęcie aktualnych planów w kontekstach tj.:

• Bieżące zadania
• Bieżące projekty
• Obszary odpowiedzialności
• Cele roczne
• Wizja na 5 lat
• Całe życie

David Allen wyróżnił w technice GTD pięć procesów. Są nimi kolekcjonowanie, analiza, porządkowanie, przegląd oraz realizacja. Kolekcjonowanie to zebranie wszystkich obowiązków, planów, notatek w jedno miejsce, które David Allen nazwał „koszykiem”. Może nią być internetowa skrzynka pocztowa bądź kalendarz. W kolekcjonowaniu chodzi o to, aby wszystko co chaotycznie kołacze się po głowie zostało przeniesione w konkretne miejsce. Pozwala to na oczyszczenie umysłu. Oczywiście nie można zapomnieć o systematycznym opróżnianiu koszyka.

W procesie analizy należy pamiętać o tym, aby rozpocząć ją od początku koszyka oraz zajmować się tylko jednym zadaniem, a także nigdy nie wkładać niczego z powrotem do koszyka! Kolejnym etapem jest porządkowanie tego, co pozostało nam do zrobienia. David Allen sądzi, że najlepiej jest wykonać to kontekstowo. Najpopularniejsze z nich to na przykład biuro, nauka, dom, zakupy. David Allen zaleca, aby przynajmniej raz w tygodniu dokonać przeglądu wszystkich zadań z koszyka. Końcowym etapem jest realizacja zanotowanych zobowiązań. Kiedy już wiesz, że dzięki GTD możesz zwiększyć swoją efektywność powinieneś niezwłocznie zabrać się do działania!

Poziom realizacji według teorii GTD składa się z trzech etapów: planowania pracy, wykonywania zaplanowanej pracy oraz wykonywania pracy nie zaplanowanej. Bierzemy pod uwagę cztery aspekty: czas, energię, kontekst oraz priorytety. Bardzo istotny jest kontekst, czyli umiejscowienie naszych zadań w przestrzeni. Wybierz ich tyle ile jest koniecznie i nie zaśmiecaj swojego kalendarza bez potrzeby. Przypisz każdemu zadaniu odpowiadający mu kontekst, a następnie realizuj zadania według nich. Korzystając z komputera zrealizuj kontekst maile, następnie zajmij się telefonami, a jak będziesz na mieście załatw wszystkie sprawy, które masz zapisane w kontekście miasto. Pozwala to zaoszczędzić czas i energię.