Skuteczne planowanie zadań. Jak to się robi?

Planowanie to proces podejmowania decyzji. Ma za zadanie przewidzieć warunki, które nastąpią w przyszłości. Jest to proces ciągły, na który składają się uporządkowane działania. Wytycza cele i określa najprostszą drogę do ich realizacji. Składa się z kilku etapów, tj. określenie celów, wyznaczenie dróg postepowania, wybór alternatywnej ścieżki postępowania, wytyczenie zasad kontroli realizacji celów (sposób realizacji celów, system mierników wykonania), wykonanie planów oraz jego kosztów i wprowadzenie go w życie.

Pojęcie planowania mieści się w kategorii Zarządzania. Wyróżnia, w zależności od rozłożenia w czasie i ogólności, trzy rodzaje: planowanie strategiczne (zmiany o charakterze trwałym, najdłuższy czas realizacji), taktyczne (usprawnienie działań, okres około roku), operatywne (zmiany w działania bieżących, krótki okres czasowy).

Skuteczne planowania zadań należy rozpocząć od stworzenia dobrego planu. Plan musi być realny. Musimy określić czy posiadamy wystarczające środki do jego realizacji oraz rozpoznać warunki, w jakich działamy. Wyznaczone cele muszą być spójne, nie mogą się wykluczać. Przejrzystość i ścisłość planu ułatwią nam wprowadzenie go w życie zgodnie z przewidywaniami. Kolejnymi cechami dobrego planu jest terminowość, konkretność, perspektywiczność, czyli umiejętność wybieganie w przyszłość oraz elastyczność, która pozwoli nam na dopasowanie się do zmiennych warunków. Następnie należy określić sposób realizacji planu i długofalowość.

Chcąc zaplanować strategię dla swojej firmy musimy poznać klienta i konkurencję. Następnie dopasować się do sytuacji rynkowej i zdobyć przewagę nad konkurentami. Planowanie strategiczne jest określane, jako podejmowanie decyzji pozwalających przebyć drogę z obecnego miejsca firmy do zamierzonego etapu znajdującego się w przyszłości. Po zebraniu informacji, dokonaniu analizy, przygotowaniu i wdrożeniu planu wykonanie powinno okazać się łatwym zadaniem. Jednak planowanie nie zawsze jest proste. Mimo wykonywania określonych zadań odpowiednio możemy nie zdążyć na czas. Przyczyną jest zbyt duża ilość obowiązków, które musimy wykonać w zaplanowanym przedziale czasu.

Powinniśmy wtedy określić ważność zadania do wykonania, opierając się na czterech kategoriach segregacji: pozbyć się, przełożyć na później, wykonać, powierzyć komuś innemu. Jeżeli mamy możliwość pozbycia się jakiegoś zadania, powinniśmy to zrobić. Ułatwi nam to pracę i udostępni czas na wykonywanie ważniejszych czynności. Po wyrzuceniu „śmieci” musimy wykonać selekcje odkładając mniej ważne rzeczy na później. Najlepszym sposobem na uzyskanie czasu jest oddelegowanie zadań, zlecając wykonanie ich innej osobie. Osoba ta musi mieć możliwość wykonania tej pracy. Może jednak okazać się, że nie ma możliwości na segregacje według tych trzech kategorii, wtedy pozostaje nam wykonanie zadań przez nas samych. Mobilizacja i konsekwentne wypełnianie postanowień powinno zapewni nam skuteczność.

autorka: Klaudia Czerniak