- Określ cel. Jeśli rozpoczynasz podróż musisz wiedzieć dokąd się udajesz, a jeśli rozpoczynasz pracę, musisz wiedzieć, co właściwie masz robić. Cel to efekt końcowy, który chcesz osiągnąć. Zapisz go, dzięki temu odciążysz swoją pamięć, by móc skupić się na działaniu, a jednocześnie twój umysł będzie nieustannie na nim skoncentrowany. Znając główny cel masz możliwość odpowiedniego rozplanowania zadań.
- Stwórz listę zadań. Czasem realizacja wyjątkowo skomplikowanego działania wydaje się równie wykonalna jak zjedzenie słonia. Ok., zjedzenie słonia w całości jest rzeczywiście niewykonalne, ale zawsze można zjeść słonia po kawałku. Co to oznacza? Każdy duży projekt składa się z serii mniejszych zadań. Musisz wyodrębnić te zadania i zapisać je. Takie postępowanie nazwane jest techniką salami. Łatwiej jest wykonać wiele małych, jasno określonych zadań niż jedno wielkie i nieprecyzyjnie sformułowane. Dziel więc projekty na zbiory mniejszych czynności, tak jasno określonych, byś w czasie ich realizacji nie musiał się już nad nimi zastanawiać.
- Ustal priorytety. Wybierz najważniejsze czynności z listy i zajmij się nimi w pierwszej kolejności. Pozwoli ci to zapanować nad planem dnia. Często przeceniamy swoje tempo pracy i okazuje się, że nie udaje nam się zrobić wszystkiego, co zaplanowaliśmy. W takiej sytuacji dobrze jest wiedzieć, ze załatwiliśmy najważniejsze sprawy. Pamiętaj, że lista zadań jest tylko dokumentem roboczym, a w trakcie realizacji projektu wiele może się zmieniać, więc nie wahaj się modyfikować jej w razie potrzeby.
- Rozplanuj czynności w czasie. Każdemu zadaniu przypisz określony czas realizacji oraz ustal termin jego zakończenia. Oszacuj ile czasu potrzebujesz na każdą czynność i kiedy ją wykonasz. Harmonogram musi być elastyczny. Postaraj się określić ile czasu należy mieć w zapasie, aby pozwolić sobie na nieoczekiwane zdarzenia, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć i kontrolować. Uwzględnij czynnik ludzki, nie w końcu jesteś robotem. Aby poprawić wykonalność swojego harmonogramu należy odwołać się do tzw. zasady 60/40.Według niej każdy z nas może zaplanować jedynie 60% czasu (dnia, tygodnia, miesiąca). Pozostały czas czyli 40% zajmują zajęcia niezaplanowane, wypadki niezależne od nas oraz spontaniczne potrzeby. Reguła ta chroni przed nadmiernym, nierealistycznym planowaniem, które nie tylko nie pomaga, ale prowadzi do frustracji i zmniejszenia efektywności. Warto też poznać swój osobisty rytm pracy, by najważniejsze zadania wykonywać, kiedy organizm ma największe możliwości.
- Aktualizuj swój plan codziennie. Skreślaj zadania, które już wykonałeś i kontroluj te, których nie udało ci się wykonać. To normalne, że niekiedy nie udaje się zrealizować całej listy zadań. Czasem przytłaczają nas nieprzewidziane zdarzenia. Bliżej należy przyjrzeć się sytuacji, w której listy nie udaje się zrealizować przez kilka dni z rzędu. Wtedy trzeba się zastanowić nad zalegającym na liście zadaniem. Może jest niepotrzebne, może należy je jeszcze raz przemyśleć, może wystarczy je sformułować w inny sposób albo jest na tyle mało ważne, że możesz je delegować. Znajdź czas, raz dziennie, by rozmyślać nad swoim planem.
Zaplanowane? Teraz pozostaje już tylko zakrzyknąć: do dzieła!
Krzysztof Kowalik
Praktyk z 10 letnim doświadczeniem w branży internetowej. W miniCRM zajmuje się monitorowaniem pracy zespołu programistów. Poza pracą piłkarz i miłośnik gór.
Dlaczego warto przetestować miniCRM?
600+
Firm codziennie
loguje się do miniCRM
95%
Klientów poleca
nas swoim znajomym