Jak sprawić, aby ostatnia godzina w pracy była tą najbardziej produktywną?

Produktywność w działaniu – czy to w pracy, czy w codziennych obowiązkach, jest podobna do maratonu. Nie można być produktywnym, jeśli pracujesz wydajnie przez jedną godzinę, a przez dwie kolejne zwalniasz tempo. Podstawą jest zatem utrzymywanie stałego poziomu. Niektórzy ludzie mają wrodzony dar koncentracji, ale nie oszukujmy się – należą oni do mniejszości. Nasza siła woli jest skończona i równomiernie wyczerpuje się w ciągu dnia. Do czasu, aż skończy się dzień pracy, nasz zapał do działania potrzebuje ciągłego zasilania. Dlatego tak trudno jest zakończyć dzień w pracy z tą samą energię, z jaką go rozpoczęliśmy – nasz mózg zwyczajnie sobie z tym nie radzi. I tu z pomocą przychodzi nam wyrabianie w sobie pewnych nawyków, które skutecznie i umiejętnie rozkładają w czasie zasoby naszej chęci do działania, nie pozwalając się im całkowicie wyczerpać przed końcem zmiany.

Zanim zaczniesz odliczać ostatnie 60 minut…

Na około 20-30 minut przed rozpoczęciem ostatniej godziny pracy wykonaj poniższe zadania, w odpowiedniej kolejności, dzięki czemu pozostały czas będziesz mógł poświęcić na dokończenie ważnych czynności.

1. Sprawdź e-mail

Przejrzyj szybko wszystkie nieprzeczytane wiadomości, następnie odpowiedz na te, które wymagają niezwłocznej reakcji przed końcem dnia. Pozostałe e-maile, na które możesz odpowiedzieć w późniejszym czasie, przenieś do osobnego folderu lub oznacz je jako nieprzeczytane, dzięki czemu na pewno o nich nie zapomnisz. Wszystkie inne wiadomości, które nie wymagają od Ciebie odpowiedzi, usuń albo zarchiwizuj.

2. Sprawdź folder ze szkicami

W ciągu dnia natłok obowiązków i różnych rozpraszaczy odrywa nas od wiadomości e-mailowych, które nie są aż tak istotne, dlatego ich lekturę oraz ewentualną odpowiedź na nie pozostawiamy na później. Teraz właśnie przyszedł najlepszy moment, aby się z nimi zmierzyć. Skończ na nie odpowiadać, wyślij je, a jeśli obawiasz się, że zagubią się one w skrzynce odbiorczej, wszystkie czynności z nimi związane przerzuć na początek kolejnego dnia.

3. Zamknij skrzynkę e-mailową i inne komunikatory

To naprawdę bardzo ważny etap. Całkowite zamknięcie e-maila, usunięcie z pola widzenia innych rozpraszaczy, m.in. Facebooka czy Twittera, a także pozostałych komunikatorów pozwala na utrzymanie właściwego poziomu koncentracji. Gdy nie widzisz na ekranie monitora żadnych powiadomień, które rozpraszałyby Twoją uwagę, a oko „nie ucieka” co chwilę w kierunku facebookowego logo, to wydajność działania wzrasta.

4. Krótka przerwa

5 minut przed rozpoczęciem ostatniej godziny w pracy poświęć na czynności niezwiązane ściśle z obowiązkami zawodowymi. Napij się wody, zjedz coś dobrego i zdrowego, skorzystaj z łazienki albo zrób kilka przysiadów. Ważne, abyś na te parę minut wstał ze swojego krzesła, opuścił stanowisko pracy i nabrał nowej energii na ostatnie 60 minut.

Ostatnie 60 minut

Po szybkiej przerwie wróć do pracy. Jeśli przebrniesz przez poniższe 4 etapy, zyskasz pewność, że zrobiłeś tak dużo, jak było to możliwe.

5. Przypatrz się na nowo swojej liście zadań

Najczęściej jest tak, że mając przygotowaną listę zadań do wykonania, przesuwamy realizację poszczególnych czynności na kolejny dzień, potem znowu na następny itd. Problemem może być to, że wpychamy na tę listę, co tylko się da i chcemy to wszystko wykonać jak najszybciej, a gdy się to nie udaje, narasta w nas frustracja i zniechęcenie. Dlatego tym razem zmień nastawienie i zrewiduj swoją listę zadań. Czy faktycznie wszystko musiało się na niej znaleźć? Jakie zadania są najważniejsze? Co może zostać przesunięte na jutro lub nawet na następny tydzień? Idąc dalej – co nadaje się do całkowitego wykreślenia z listy? Z czasem może się okazać, że zadania, których wykonanie tak uporczywie przesuwałeś w czasie, wcale nie były ważne.

6. Zapoznaj się z planem na kolejny dzień

Przed zakończeniem dnia w pracy upewnij się, że o niczym nie zapomniałeś. Rzuć okiem na plan działania na następny dzień, aby zorientować się we wszystkich planowanych spotkaniach. Dzięki temu zyskasz ogląd tego, jak bardzo pracowity dzień Cię czeka i jakie zadania powinny być dla Ciebie priorytetem.

7. Do dzieła!

Godzina to niewiele, dlatego przeznacz ją na wykonanie konkretnego zadania. Jeśli borykasz się z kilkoma równie ważnymi, dużymi projektami, wybierz ten najistotniejszy, a pozostałe przesuń na później. Końcowe minuty poświęć na to, by jak najbardziej przybliżyć się do końca zadania. Natomiast jeśli wykonujesz kilka mniejszych zleceń, skoncentruj się na jednym ich rodzaju. Będziesz o wiele bardziej produktywny, gdy pogrupujesz ze sobą podobne zadania i wykonasz je wszystkie za jednym razem w ramach jednego typu. To lepsze rozwiązanie niż chaotyczne przeskakiwanie z jednej czynności w drugą.

8. Sprawdź po raz ostatni pocztę

To ostatnie sprawdzenie skrzynki odbiorczej jest tylko po to, abyś się upewnił, że nic pilnego nie uszło Twojej uwadze. W tej czynności nie chodzi natomiast o to, by zostawać po godzinach i odpisywać w nieskończoność na przychodzące, nowe e-maile. Wszystko inne może poczekać do jutra. Poświęciłeś już przecież całą swoją uwagę i całe skupienie na pracę, więc teraz bez poczucia winy możesz zamknąć za sobą drzwi. I oto masz pewność, że wycisnąłeś dzień pracy jak cytrynę – do ostatniej kropli.

Produktywnego działania trzeba się uczyć codziennie. Niezwykle pomocne w tej nauce są odpowiednie nawyki, uzupełnione o użyteczne narzędzia, jak np. nasz prosty miniCRM. Z nim o wiele szybciej załatwisz do końca sprawy firmowe i zagwarantujesz sobie perfekcyjną wręcz organizację dnia pracy. Zarejestruj się za darmo i sprawdź, w jaki sposób aplikacja przewartościuje Twoje obowiązki.