Zasada Pareto

Masz trzy dni na przeprowadzenie profesjonalnego szkolenia dla kadry pracowników? Jesteś zirytowany i zdenerwowany, bo wiesz, że w rzeczywistości czas jego trwania wymaga przynajmniej tygodnia wykładów i ćwiczeń? W takiej sytuacji warto skorzystać z zasady Pareto, która pomaga przy minimalnych nakładach pracy wygenerować maksymalną ilość rezultatów. Zasada ta bardzo dobrze sprawdza się w kryzysowych sytuacjach. Inaczej jest nazywana zasadą 80/20.

Skąd nazwa 80/20? Nazwa jest wynikiem proporcji: na 80% rezultatów przypada 20% nakładów Twojej pracy, bądź wysiłku wszystkich pracowników firmy, dla której pracujesz. Jest ona spowodowana obserwacją jaką prawie sto lat temu przeprowadził i opisał w swojej książce Vilfredo Pareto. Nie był on twórcą tej metody, ale zauważył interesującą proporcję, a mianowicie, że tylko 20% społeczeństwa jest w posiadaniu 80% dóbr całego świata. Uniwersalności tej metody dowodzi fakt, że ma zastosowanie nie tylko w ekonomii, ale wielu innych dziedzinach życia. Nie sprawdza się ona w dosłownie każdej sytuacji. W przypadku niepowtarzalnych czynności praktycznie nie ma możliwości zastosowania zasady 80/20 przed realizacją.

Jak wprowadzić w życie zasadę 80/20?

Kryteria. Wyznaczenie kryteriów to nieodłączny element zasady Pareto. Określ kryteria jakie ma spełniać 80% rezultatów, które chcesz wygenerować z 20% pracy.  Podział na mniejsze obszary. Po wyznaczeniu kryteriów wyodrębnij szczegółowe obszary, którym przyjrzysz się w poszukiwaniu zasady 80/20. Jeśli Twoim celem jest skupienie się, przyjmijmy, że wybrałeś skupienie się na czynnościach, z których przypadnie Ci 80% zysku, dzięki czemu wyeliminujesz tzw. „pożeracze” czasu.

Powtarzalność. Poszukaj wśród wszystkich czynności tych powtarzalnych. Np. rozmowy telefoniczne, spotkania z klientami, redagowanie dokumentów, tworzenie produktów, itp. Przeanalizuj te czynności uwzględniając zasadę 80/20. Zastanów się, które z dotychczasowych rozmów telefonicznych w największym stopniu przyczyniły się do wygenerowania zysku. Z kim prowadziłeś te rozmowy? Na jaki temat? Co było charakterystycznego? Analogicznie postępuj w innych sytuacjach, np. podczas spotkań lub podczas tworzenia projektu.

Skorzystaj z zasady! Na podstawie powyższych obserwacji możesz wyodrębnić to 20% spotkań, rozmów, projektów. Odpowiednim przykładem unaoczniającym zastosowanie zasady Pareto jest sytuacja, w której w niedługim czasie musisz profesjonalnie wyszkolić jakąś grupę ludzi. Załóżmy, że nauczyciel geografii stara się przekazać jak największą ilość informacji uczniom przed egzaminem maturalnym. Problem polega na tym, że nie ma czasu, aby przekazać 100% materiału, który stanowi niezaprzeczalną podstawę, aby zdać maturę z dobrym wynikiem. Na czym więc się skupia? Zastanawia się, które informacje są najważniejsze i pozwolą uczniom osiągnąć sukces. Stara się skupić jedynie na tych elementach, które kilkakrotnie pojawiły się na maturach z poprzednich lat oraz tych, które oprócz nich mogą się ewentualnie na niej pojawić. Przy doborze samych zagadnień, zadaje sobie pytanie: “Jeśli mógłbym ich nauczyć tylko jednej rzeczy, to jaka umiejętność przyniosłaby największy efekt?”. Potem stara się wraz z uczniami wypracować tę część materiału. Następnym pytaniem jakie sobie zadaje jest “Jaka następna umiejętność przyniesie maksymalny przyrost skuteczności tych ludzi?” i oczywiście tę wiedzę także stara się wyłożyć uczniom.

Proces ten się powtarza i trwa, aż do ostatniej godziny fakultetów. W rezultacie nauczyciel osiągnął maksimum tego, co można było zrobić. Wielu, szczególnie początkujących nauczycieli stresuje się niepotrzebnie taką sytuacją usiłując za wszelką cenę zrobić “wszystkiego po trochu”, co prowadzi do rozproszenia zasobów i mimo wysiłków często nie przynosi pożądanych wyników. Postaraj się skorzystać z zasady Pareto postępując analogicznie do sytuacji nauczyciela geografii.
Koncentracja na 20% nakładów może przynieść zadowalające korzyści. Dzięki tej metodzie zaoszczędzamy dużo czasu. Oprócz koncentracji na działaniach efektywnych, rezygnujemy z tych działań, które nie przyniosą nam dużego zysku.

autorka: Judyta Zegan