5 skutecznych kroków do lepszego zarządzania projektami

Każda firma czy organizacja, każde mniejsze lub większe przedsiębiorstwo realizują na poszczególnych etapach swojej pracy określone projekty. Umiejętność sprawnego zarządzania nimi to przede wszystkim konsekwencja w dostosowywaniu się do wcześniej opracowanego planu, tak by osiągnąć z góry założony cel. Zarządzanie projektem to nie tylko nadzór nad nim jednej osoby, ale praca zbiorowa, w której każdy element spełnia określoną rolę i wpływa swoim działaniem na jego ostateczne powodzenie. Istnieje kilka prostych sposobów na to, aby kierowanie projektem przyniosło jak najlepsze efekty.

1. Narzędzia do zarządzania relacjami z klientami

Dobry kontakt z klientem zlecającym wykonanie danego projektu to kluczowa sprawa w efektywnej pracy nad projektem. W zarządzaniu relacjami z naszymi usługobiorcami pomogą systemy informatyczne CRM (np. miniCRM.pl). Ich bogata oferta sprawia, iż każda firma może dostosować funkcje i moduły aplikacji do swoich indywidualnych potrzeb oraz charakteru wykonywanej pracy.

2. Narzędzia do zarządzania projektami

Podobnie jak z CRM przedsiębiorstwo może skorzystać z oddzielnych systemów stworzonych specjalnie do zarządzania projektami. Do wyboru są różne kombinacje. W zależności od projektu firma może wybrać oddzielną aplikację tylko do zarządzania rozbudowanymi projektami, może połączyć jej funkcje z opcjami CRM lub zdecydować się wyłącznie na jego rozszerzoną wersję.

3. Odpowiednie szablony

Do sprawnego zarządzania projektami potrzebne są również pomocne harmonogramy i plany pracy. Wybór odpowiedniego szablonu, dostosowanego do charakteru działania pracowników, rozłoży pracę nad projektem na poszczególne etapy. Ponadto, jeśli taki szablon się sprawdzi, może on zostać wykorzystany podczas realizacji kolejnych projektów, co znacznie skróci czas ich wykonania.

4. Dobra komunikacja z klientem

W utrzymywaniu dobrych relacji z usługobiorcami pomoże, oczywiście, system CRM, jednak bezpośredni i regularny kontakt z klientem zlecającym wykonanie projektu jest sprawą kluczową. To okazja do systematycznego zdania relacji z przebiegu pracy, rozwiania wątpliwości i rozwiązania problemów, jakie pojawiły się podczas realizowania projektu. Pozostawaj z klientem w stałym kontakcie, dzięki czemu projekt będzie dopracowany w każdym szczególe.

5. Doceniaj swoich pracowników

Praca nad projektem to wysiłek wielu ludzi, każdy z nich wpływa na jego ostateczny kształt. Zarządzając projektem, nie zapominaj zatem o tym, aby doceniać pracę jego wykonawców. W każdej sytuacji podkreślaj, że jest to Wasze grupowe działanie i wspólny sukces.

Na sprawne zarządzanie projektami składa się wiele czynników – relacje z klientem, z ich wykonawcami, a także dobra organizacja pracy własnej. Skupiając się na ulepszeniu tych właśnie czynników, ostateczny kształt projektu z pewnością spełni oczekiwania wszystkich.