Jak skutecznie zarządzać czasem?

Nie masz czasu? Owszem. Czasu nie można mieć, nie można nim zarządzać, wydłużać go czy skracać. On po prostu jest. Płynie, biegnie, leci, niekiedy, zwłaszcza gdy usiłujesz załatwić coś w urzędzie albo kiedy w deszczu czekasz na autobus, wlecze się i ciągnie. Możesz jednak wypełnić swój czas efektywnie. Jak?

Zarządzanie sobą w czasie

Twoja doba ma 24 godziny. Nie rozciągniesz jej magicznie. Kiedy jednak zaczniesz zarządzać sobą i swoimi zadaniami w czasie, zauważysz, ile minut przeciekało Ci dotąd przez palce. Te pojęcia: „zarządzanie czasem” i „zarządzanie sobą w czasie”, nie są tożsame. Pierwsze sugeruje, że nie masz na nic wpływu – nie zatrzymasz czasu, nie odejmiesz sobie godziny z poniedziałku i nie dodasz jej do środy. Posługując się drugim, przejmujesz stery. Siebie, swoje działania, plany, motywacje możesz kontrolować. Nie rządzisz czasem, ale sprawiasz, że czas przestaje rządzić Tobą.

4 generacje zarządzania czasem

Stephen Covey, autor bestsellerowych poradników na temat rozwoju osobistego i przywództwa, stworzył koncepcję 4 generacji zarządzania czasem. Koncepcja ta opisuje sposoby planowania działań:

1. I generację tworzą ci, którzy planują swój czas, wykorzystując najprostszy sposób: listę zadań. To, czego nie zrobią w jeden dzień, przekładają na kolejne.
2. Do II generacji należą zwolennicy dokładniejszego planowania. Posługując się kalendarzem, ustalają czas trwania każdego zadania.
3. III generacja opisuje tych, którzy nie tylko planują, ale i ustalają priorytety, a także kontrolują efekty swoich działań.
4. Do IV generacji należą osoby, które zarządzają sobą w czasie. Chociaż wykorzystują sposoby planowania działań z poprzednich generacji, wyróżniają się nastawieniem. Wiedzą, czego chcą, ustalają bliskie i dalekie cele i samodzielnie decydują o jakości swojego życia.

Skoro czytasz ten artykuł, prawdopodobnie znajdujesz się pomiędzy III i IV poziomem. Jesteś więc o krok przed innymi, ponieważ, jak sądzi Covey, współcześnie dominuje generacja III. Aby skuteczniej wypełniać zadania, powinieneś:

• definiować swoje cele,
• planować poszczególne działania,
• wyróżniać wśród nich priorytety,
• eliminować rozpraszacze.

Jak to zrobić i nie zwariować?

Definiowanie celów

Nie wykonasz pierwszego kroku, jeśli nie wiesz, dokąd biec. Dlatego ustalanie celów jest tak ważne – kiedy masz świadomość, do czego zmierzasz, po prostu to realizujesz. Nie tracisz czasu na bezwartościowe czynności i zastanawianie się, co dalej.

Określanie celów bywa trudne. Przekonujemy się o tym wszyscy wczesną wiosną, gdy ostatecznie okazuje się, że nie wypełnimy postanowień noworocznych. Znowu, kolejny rok z rzędu. Problem jednak nie do końca tkwi w braku konsekwencji i wytrwałości. Błąd popełniamy bowiem już na etapie obmyślania zamierzeń – nie precyzujemy ich. Chcemy przebiec maraton, schudnąć 13 kilo, nauczyć się francuskiego i zwiedzać świat, ale nie określamy, jak to zrobimy. Nie ustalamy pierwszego kroku.

Definiując cele, korzystaj ze sprawdzonych sposób. Do najpopularniejszych metod określania precyzyjnych zamierzeń należą: metoda 5 filarów, metoda SMARTER oraz metoda OKR.

Metoda 5 filarów

Metoda 5 filarów jest dziełem Briana Tracy’ego, najsłynniejszego na świecie mentora w dziedzinie rozwoju osobistego i psychologii sukcesu. Tracy uważa, że szczęście i spełnienie osiągniemy tylko wtedy, gdy zadbamy o 5 sfer naszego życia: własne pragnienia, relacje z bliskimi, zdrowie, finanse osobiste oraz rozwój zawodowy.

Kiedy więc definiujesz swoje cele – marzenia, postanowienia noworoczne czy plany bliskie i dalekie – zadbaj o to, aby dotyczyły każdego z pięciu filarów.

Własne pragnienia

Myślenie o sobie postrzegamy jako egoizm. Wydaje nam się, że jeśli ktoś skupia się na swoich potrzebach, to automatycznie lekceważy potrzeby innych. Tymczasem, aby móc zatroszczyć się o żonę, dzieci, rodziców czy przyjaciół, musimy czuć się dobrze sami ze sobą. Kiedy jesteśmy sfrustrowani, przelewamy złość i rozgoryczenie na bliskich. Realizacja osobistych pragnień sprawia natomiast, że przyjaźniej patrzymy i na siebie, i na świat.

Planując osobiste cele, na moment bądź egoistą. Nie myśl o innych, o pracy, utrzymaniu domu. Zastanów się, co sprawia Ci radość. Podróże, rozwijanie pasji, a może po prostu rzeczy materialne? Mogą to być odważne marzenia – zobaczyć Wielki Kanion, zdobyć koronę maratonów, skoczyć ze spadochronem, ale i najmniejsze zachcianki – weekend poza miastem, nowa książka, gra, buty. Ważne, aby te marzenia i te zachcianki były TWOJE.

Relacje z bliskimi

Wyznaczając cele, często pomijamy działania związane z dbaniem o więzi rodzinne i przyjacielskie. Wydaje nam się, że rodzina po prostu będzie. Kiedy już jednak wiesz, co chciałbyś zrobić dla siebie, pomyśl również o swoich relacjach z bliskimi. Jak je poprawić? Może powinieneś częściej odwiedzać rodziców, odnowić kontakt z przyjacielem z liceum, od czasu do czasu zabrać żonę na randkę?

Zdrowie

Wiemy, jak ważne jest zdrowie. Panująca obecnie moda na fit, slow i clean nieustannie nam o tym przypomina. Uwzględnij więc w swoich planach postanowienia dotyczące zdrowia: przestanę palić papierosy, zacznę jeść śniadania, będę regularnie spacerować albo chodzić na siłownię i wykonywać podstawowe badania.

Finanse osobiste

Nie oszukujmy się: pieniądze są istotne. Bez nich nie zrealizujemy wielu marzeń, nie zadbamy o siebie i rodzinę. Jeśli Twoja sytuacja finansowa nie do końca Cię zadowala, zastanów się, jak ją poprawić. Obiecaj sobie oszczędzanie 100 złotych miesięcznie, założenie lokaty albo lepsze gospodarowanie domowym budżetem.

Rozwój zawodowy

Niepowodzenia w życiu zawodowym rzutują na naszą prywatność. Spędzamy w pracy około 40 godzin tygodniowo, ale jeśli miewamy w niej problemy, myślimy o nich nieustannie. Definiując cele, zastanów się więc również nad rozwojem zawodowym – możliwością wzięcia udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje, ubiegania się o podwyżkę albo awans, a może i zmiany pracy.

Metoda SMARTER

Określenie celów w obrębie każdego filaru nie wystarczy – musisz je jeszcze odpowiednio sformułować. Służy do tego metoda SMARTER. Nazwa jest akronimem, a każda litera słowa oznacza inną cechę, którą powinien charakteryzować się dobrze zdefiniowany cel:

S – specific = szczegółowy

M – measurable = mierzalny

A – attainable = atrakcyjny

R – realistic = realistyczny

T – timely = terminowy

E – exciting = ekscytujący

R – recorded = zapisany

Zacznij więc od ustalenia, co chcesz osiągnąć. Konkretnie. Cel Zacznę więcej ćwiczyć jest niejasny, rozmyty – nie wiesz dokładnie, ile oznacza „więcej”. Zamiast tego zdecyduj, że 3 razy w tygodniu będziesz chodził na siłownię albo co tydzień przejedziesz 30 kilometrów na rowerze. Tak sformułowany cel łatwo również zmierzyć – na każdym etapie jego realizacji potrafisz określić, jak wiele już osiągnąłeś (wiesz, ile treningów wykonałeś albo ile kilogramów straciłeś). Określ także termin wypełnienia swojego postanowienia, czyli jego początek i koniec. Dzięki temu unikniesz odkładania realizacji w nieskończoność. Wszystkie szczegóły dotyczące celu zanotuj i trzymaj w miejscu, do którego często zaglądasz, np. w kalendarzu czy szufladzie biurka. Zapisując coś, zwłaszcza odręcznie, podpisujesz umowę z samym sobą. Wszystko to, co utrwalone, ma dla nas większe znaczenie.

Nie podejmuj jednak postanowień, wiedząc, że ich nie zrealizujesz. Jeśli nie lubisz biegać, nie przebiegniesz maratonu. Oczywiście, każdego dnia możesz zmuszać się do treningu, prawdopodobnie jednak z każdym kilometrem będziesz się za to coraz bardziej nienawidzić. Cel powinien być więc realistyczny i atrakcyjny dla Ciebie, a droga do niego ekscytująca.

Więcej o metodzie SMART przeczytasz w tym artykule.

Metoda OKR

Jako uzupełnienie metody SMARTER stosować możesz OKR. Nazwa jest skrótem angielskiej frazy Objectives and Key Results oznaczającej cele i kluczowe rezultaty. Technikę tę stosują pracownicy największych na świecie firm: Google, LinkedIn czy Intel. Polega na wyznaczaniu 3–4 najważniejszych celów i regularnym mierzeniu stopnia ich wypełnienia.

Aby wprowadzić OKR w życie:

• Wybierz odcinek czasu, który chcesz zaplanować. Zwolennicy tej metody planami wypełniają najczęściej 3 kolejne miesiące, dany kwartał albo najbliższą porę roku.
• Określ wszystkie swoje cele (najlepiej z 5 filarów), a potem wybierz spośród nich 3–4 kluczowe. Dzięki temu skoncentrujesz się na tym, co w konkretnym czasie jest dla Ciebie najważniejsze.
• Ustaliwszy cele, do każdego z nich dobierz 1–4 miary (mierzalne rezultaty), dzięki którym przekonasz się, jakie efekty przynoszą Twoje starania. Do niektórych zamierzeń przyporządkujesz tylko jedną miarę (zrealizowane bądź nie), do innych znajdziesz kilka – np. skuteczność treningów rowerowych zmierzysz liczbą przejechanych kilometrów, zgubionych kilogramów lub centymetrów w obwodach.
• Śledź postępy. Kontrolowanie rezultatów jest najważniejszą częścią całej metody. Wykorzystać możesz arkusz w Excelu – kiedy zanotujesz w nim wyniki, program wygeneruje czytelne wykresy z Twoimi rezultatami.

Planowanie działań

Wyznaczając precyzyjny cel, wykonujesz pierwszy krok ku jego realizacji. Niezależnie od tego, czy definiujesz marzenie o podróży do Tajlandii, czy proste postanowienie o skończeniu pracy godzinę wcześniej – musisz rozpisać plan jego wykonania. Jeśli opracujesz strategię działań, żadnego z nich nie podejmiesz przypadkowo.

Getting Things Done

Getting Things Done („doprowadź sprawy do końca”) jest metodą zarządzania czasem, którą stworzył David Allena, amerykański ekspert od 35 lat zajmujący się zagadnieniami produktywności. Metoda ta opiera się na spisywaniu wszystkich spraw do załatwienia i układaniu ich w przejrzyste listy. Składa się z 5 etapów: gromadzenia, analizy, porządkowania, przeglądania i realizacji.

1. Gromadzenie

Na początek pomyśl o wszystkich sprawach, które zaprzątają Twoją głową – nie tylko obowiązkach służbowych, ale i osobistych, większych i mniejszych: żarówce do wymienienia, zakupach, rachunkach, prolongowaniu książek w bibliotece, przeglądzie samochodu, planowaniu wakacji, urodzinach córki… Wszystkie te sprawy, nawet błahe, tkwią w Twojej pamięci, wywołując uczucie psychicznego zmęczenia. Każdą z nich spisz więc na oddzielnej kartce, a następnie umieść w tzw. skrzynce spraw wpływających (przychodzących). Może się nią stać zwykła teczka, segregator, szuflada w biurku, koszyk czy folder na pulpicie komputera – ważne, abyś wszystkie sprawy gromadził w fizycznym miejscu, a nie w swojej pamięci.

2. Analiza

Kiedy sprawy znajdą się w skrzynce, każdą z nich musisz przeanalizować i zdecydować, jakie działania w związku z nimi podjąć. Po kolei wyjmuj je więc z koszyka, zadając sobie pytanie: czy mam coś z tym zrobić? Jeśli sprawa nie wymaga żadnego działania, umieść ją:

• w koszu – skasuj z pamięci komputera lub ze skrzynki odbiorczej czy po prostu wyrzuć;
• w archiwum, gdzie trafiają wszystkie dokumenty, notatki, wizytówki, instrukcje obsługi, rachunki i faktury – wszystkie te rzeczy, których akurat nie potrzebujesz, ale które mogą przydać Ci się w przyszłości;
• na liście Kiedyś/może – na liście tej zapisujesz swoje marzenia, plany i cele, czyli zamierzenia, jakie chciałbyś kiedyś zrealizować.

Sprawa, działanie, projekt

Kiedy sprawa wymaga podjęcia aktywności, staje się działaniem – najbliższą czynnością, którą musisz wykonać, aby zrealizować cel. Jeśli wypełnienie zadania zajmie Ci mniej niż 2 minuty, zrób je od razu. Pozostałe działania możesz:

• oddelegować, czyli zlecić innym osobom, a następnie jedynie skontrolować ich efekt (czynności oddelegowane zapisz na liście Oczekujące);
• wpisać do kalendarza – jeśli ma zostać wykonane w konkretnym dniu lub o konkretnej godzinie;
• zanotować na liście Następne działanie – znajdują się na niej wszystkie czynności, które musisz podjąć kolejno, ale nie w określonym czasie.

Działania, na które składa się kilka aktywności, stają się projektami. Każdy projekt zanotuj na liście Projekty, rozpisując poszczególne kroki, jakie musisz w jego obrębie wykonać. Najbliższą czynność umieść natomiast na liście Następne działanie.

3. Porządkowanie

Podczas analizy spraw ze skrzynki tworzysz kilka list: Następne działanie, Projekty, Oczekujące i Kiedyś/może, a także kalendarz i archiwum. Wszystkie działania musisz jednak uporządkować, aby zdecydować, co i kiedy wykonać. Allen sformułował 3 kryteria grupowania spraw:

• kontekst, czyli warunki, jakich potrzebujesz do realizacji działania. Najczęstszymi kontekstami są: miejsca (biuro, dom, na mieście – lokalizacje, w których musisz się znajdować), narzędzia (telefon, komputer lub internet) oraz ludzie (współpracownicy, bez których nie zrealizujesz zadania);
• dostępny czas – w obrębie każdego z kontekstów działania podziel według tego, ile czasu potrzebujesz na ich wykonanie, np.: 10 minut, 30 minut, powyżej 30 minut;
• dostępna energia – na początku pracy, kiedy poziom Twojej energii jest najwyższy, zajmij się działaniami, które wymagają skupienia lub kreatywności; na koniec dnia zostaw czynności rutynowe i powtarzalne, wykonywane bezrefleksyjnie.

4. Przegląd

Codziennie przeglądaj kalendarz oraz listę Następne działanie, skreślając wykonane działania oraz dodając nowe. Raz w tygodniu przeprowadź całą procedurę raz jeszcze: umieść nowe sprawy w skrzynce, przeanalizuj je i uporządkuj. Systematyczne przeglądy są podstawą skuteczności GTD.

5. Realizacja

Wprowadzenie w życie metody Allena bywa trudne. W codziennej pracy wykonujesz nie tylko działania zaplanowane, ale i bieżące, które pojawiają się nagle i wymagają natychmiastowej reakcji. GTD mobilizuje jednak do podjęcia aktywności – dzięki przejrzystym listom z zadaniami, uporządkowanymi według dostępnego kontekstu, czasu i energii, wiesz, czym się zająć. Niczego nie odkładasz na wieczne „później”.

To, jak wprowadzić GTD w życie, szczegółowo opisaliśmy tutaj. Jeśli ta metoda wydaje Ci się zbyt skomplikowana, na początek skorzystaj z prostszych: TRZOS oraz ALPEN.

TRZOS

TRZOS jest prostą metodą planowania zadań krótkoterminowych – dziennych lub tygodniowych. Nazwa stanowi akronim słów:

T – Terminy zadań spisać,

R – Ramy czasowe uwzględnić,

Z – Zaplanować rezerwy czasu,

O – Ograniczyć inne działania,

S – Skontrolować rezultaty.

TRZOS opiera się na spisywaniu planu dowolną techniką – na kartce papieru albo w elektronicznym notatniku. Zanotuj więc wszystkie zadania do wykonania w danym dniu bądź tygodniu, a następnie określ dokładny termin ich zakończenia. Jeśli zaplanujesz, do kiedy musisz zrealizować zlecenie, nie będziesz go odkładać w nieskończoność. Ustal też orientacyjne ramy czasowe dla poszczególnych etapów zadania. Nie wypełniaj jednak swojego planu co do minuty, zostawiając rezerwy czasowe na niespodziewane przerwy w pracy – wizytę szefa czy konieczność sporządzenia ważnego dokumentu.

Kiedy opracujesz plan, określ, które z zadań wykonasz w pierwszej kolejności. Ustalanie priorytetów pojawia się w każdej metodzie zarządzania czasem – jeżeli wiesz, co jest naprawdę ważne, skupiasz się tylko na tym i nie rozpraszasz nieistotnymi kwestiami. Po realizacji wszystkich działań skontroluj ich efekty.

Metoda ALPEN

Technika ALPEN opiera się na podobnych założeniach. Powstała w Niemczech, ale jej nazwa nie wiąże się z Alpami – jest akronimem 5 niemieckich słów:

• A (Aufgaben – zadania) – sporządź listę zadań do wykonania;
• L (Länge schätzen – szacowanie długości) – oszacuj, ile zajmie Ci realizacja poszczególnych zadań;
• P (Pufferzeiten einplanen – przerwy i pauzy) – kiedy obliczysz czas trwania wszystkich czynności, zaplanuj swój dzień, biorąc pod uwagę również przerwy w pracy;
• E (Entscheidungen treffen – priorytety) – zdecyduj o priorytetach;
• N (Nachkontrolle – kontrola) – kontroluj realizację swoich działań i w razie potrzeby przenieś zadania na kolejny dzień.

Procedura OATS

Bardziej złożoną metodą niż TRZOS czy ALPEN, ale wciąż prostszą niż GTD, jest procedura OATS. Nazwa oznacza dosłownie „owies” i pochodzi od 4 angielskich słów: Outcomes (wyniki), Activities (działania), Time (czas), Schedule (harmonogram).

Procedurę wprowadzisz w 4 krokach:

1. Wyniki – na początek zastanów się, jakie rezultaty chcesz osiągnąć w danym dniu lub tygodniu. Nie przeceniaj jednak swoich możliwości i nie bierz na siebie zbyt wiele. 3–6 wyników wystarczy, aby efektywnie wypełnić czas.
2. Działania – następnie określ działania, dzięki którym osiągniesz zaplanowane rezultaty, i zapisz je na osobnych listach. Wiąże się to z czynnikiem psychologicznym – skreślając kolejne wykonane zadania, poczujesz satysfakcję z dotychczasowej pracy i zmotywujesz się do dalszej.
3. Czas – wszystkie zadania umieść w ramach czasowych, ustalając ich początek i koniec. Jeśli wykonywałeś już wcześniej podobne działania, wiesz, ile mniej więcej czasu Ci zajmują. Kiedy jednak realizujesz zadanie po raz pierwszy, podziel je na mniejsze części i oszacuj czas, którego potrzebujesz, aby wykonać wszystkie odcinki.
4. Harmonogram – na koniec ustal kolejność realizacji działań. Najpierw wykonaj najtrudniejsze, a potem te wymagające najmniejszego skupienia.

60:40

Uzupełnieniem wszystkich metod jest reguła 60:40, nazywana też buforem czasowym. Takiego bufora potrzebuje każdy. Często, sporządzając plan, staramy się wypełnić czas pracy w 100%, co do minuty. Nie tylko optymistycznie zakładamy, że nie przydarzą się nam niespodziewane przerwy, ale i nie uwzględniamy w planie chwili na zrobienie kawy czy pójście do toalety. Tak ściśle wyznaczony harmonogram zwykle się rozsypuje, a opóźnienia wywołują frustrację i złość.

Reguła 60:40 zakłada, że czas, który rozplanowujemy na pracę, jedynie w 60% powinniśmy zarezerwować na wykonanie zadań. Pozostałe 40% przeznaczamy natomiast na czynności nieoczekiwane i spontaniczne – nagły telefon, konieczność poprawy dokumentów czy przyjemność wypicia aromatycznej kawy z dala od biurka.

Kiedy więc zakładasz, że konkretne działanie zajmie Ci 3 godziny, do czasu, który na nie poświęcisz, dodaj jeszcze godzinę, czyli buforowe 40%. Wpadki, obsuwy i rozpraszacze na pewno się przydarzą. Realistycznie planując dzień, oszczędzasz sobie wyrzutów sumienia i stresu. Jeśli uda Ci się wykonać zadanie w założonych 3 godzinach, pozostały czas możesz poświęcić na czynności mniej pilne, nadrabianie zaległości albo zasłużoną przerwę.

Prawo Parkinsona

Planując zadania do wykonania, przeciwdziałasz prawu Parkinsona, które głosi, że praca rozszerza się tak, by wypełnić cały czas zarezerwowany na jej realizację. Prawo to sformułował Cyril Parkinson pod koniec lat 50., obserwując rozrost brytyjskiej administracji. Jego zdaniem, kiedy urzędnik miał 8 godzin na realizację zadania, to wykonywał je w 8 godzin, nawet jeśli zadanie było proste i powinno zająć 4 godziny.

Często zamieniamy się w takiego stereotypowego urzędnika. Odkładamy pracę w nieskończoność albo odrywamy się od niej tak często, że nasza efektywność waha się w granicach 0. Jednocześnie wiemy, jaki wzór ceni się obecnie: zręcznego menadżera-superbohatera, który wszystkie zadania realizuje z prędkością światła i uśmiechem na ustach, a w ciągu dnia znajduje jeszcze czas na kurs włoskiego i trening triathlonu.

Zalety planowania działań

Planowanie zadań sprawia, że oszczędzasz sobie codziennej frustracji. Przestajesz być urzędnikiem: zwiększasz swoją efektywność i wydajność, realizujesz cele i wykonujesz na czas obowiązki. Dlaczego?

• O niczym nie zapominasz – listy rzeczy do zrobienia i kalendarz pamiętają za Ciebie. Spisując obowiązki, uwalniasz się od konieczności ciągłego pamiętania o wszystkim.
• Mniej się stresujesz. Nie zamartwiasz się, że o czymś zapomnisz albo że z czymś nie zdążysz. Kontrolujesz sytuację – zadania wykonujesz na bieżąco i nie dopuszczasz do nawarstwiania się zaległości, a kiedy wypadnie Ci coś niespodziewanego, masz rezerwy czasu.
• Nie spieszysz się. Pośpiech wprowadza panikę, a panika – chaos. Unikając wykonywania zadań na ostatnią chwilę, ustrzegasz się błędów, które wynikają z szybkiego tempa pracy.
• Koncentrujesz się na tym, co ważne. Wyznaczając listę i ramy czasowe zadań, mobilizujesz się do wzmożonej pracy. Jak? Kiedy wiesz, ile obowiązków przed Tobą, unikasz pożeraczy czasu – nie sprawdzasz Facebooka co 20 minut, nie układasz spinaczy ani nie myślisz o tym, co ugotować na obiad w przyszłym tygodniu albo co kupić żonie na urodziny.
• Odczuwasz satysfakcję ze swojej pracy. Na pewno znasz to wspaniałe uczucie dobrze spełnionego obowiązku, kiedy skreślasz z listy kolejne wykonane zadania. Realizacja planów daje satysfakcję, a satysfakcja mobilizuje do dalszej pracy.

Ustalanie priorytetów

W każdej technice zarządzania czasem pojawia się etap ustalania priorytetów. Samo planowanie działań bowiem nie wystarczy – spośród nich musisz jeszcze wybrać te ważniejsze i pilniejsze. Realizacja zadań po kolei doprowadziłaby w końcu do katastrofy: okazałoby się, że łatasz dach, podczas gdy piwnicę trawi ogień.

Do ustalania priorytetów służy kilka metod: macierz Eisenhowera, Pareto i ABC. Co kryje się pod tymi terminami i jak wykorzystać je w praktyce?

Macierz Einsehowera

Macierz (matryca, kwadrat) Eisenhowera jest najpopularniejszą metodą ustalania priorytetów. Nazwa pochodzi od nazwiska prezydenta Stanów Zjednoczonych i generała Amerykańskiej Armii, Dwighta Davida Eisenhowera, słynącego z doskonałego rozplanowania swoich licznych obowiązków. Metoda przyjmuje formę układu współrzędnych i opiera się na dwóch wartościach – ważności i pilności. Z ich połączenia otrzymujemy 4 ćwiartki, czyli 4 rodzaje zadań.

I ćwiartka: zadania ważne i pilne

Idealna sytuacja występuje, gdy ćwiartka ta… jest pusta. To w niej znajdują się sytuacje kryzysowe, sprawy naglące, zaniedbania i terminy, które Cię gonią – awaria samochodu, choroba dziecka, zbliżający się egzamin czy projekt do oddania. Zadania z I ćwiartki musisz wykonać w pierwszej kolejności.

II ćwiartka: zadania ważne, ale nie pilne

Aby nie dopuścić do konieczności nieustannego zarządzania kryzysami z I ćwiartki, regularnie zajmuj się zadaniami z II. Są to obowiązki równie ważne, ale ich wykonanie przebiega w dłuższym czasie. Tu znajduje się: planowanie, troska o relacje rodzinne, zdrowie i samodoskonalenie, realizacja projektów, rozwijanie pasji. Cel tych zadań jest dla Ciebie ważny, ale jego wykonywanie rozkładasz w czasie. Musisz być jednak czujny – gdy termin realizacji tych działań niebezpiecznie się zbliży, znajdą się w grupie ważnych i pilnych.

Dbanie o działania z II ćwiartki charakteryzuje osoby, które należą do IV generacji zarządzania czasem. Osoby te kontrolują swoje życie, harmonijnie łączą sfery prywatne i zawodowe, znajdują czas dla bliskich i dla siebie. Planując i realizując na bieżąco ważne zadania, efektywnie wykorzystują swój czas.

III ćwiartka: zadania nieważne, ale pilne

W III ćwiartce mieszczą się zadania, które są niezbyt istotne (nie wpłyną na realizację zaplanowanych przez Ciebie długoterminowych celów), jednak wymagają wykonania – rachunki, faktury, zakupy, wizyta u lekarza czy fryzjera. Najczęściej należą do nich też przysługi – np. kiedy obiecałeś teściowej przekopać rabatę pod sadzenie kwiatów, sprawa na wiosnę staje się pilna, choć dla Ciebie jest zupełnie nieważna. Wiele zadań z tej grupy, zwłaszcza służbowych, zlecić możesz innym osobom.

IV ćwiartka: zadania nieważne i niepilne

IV ćwiartka po brzegi wypełnia się prokrastynacją: serialami, które oglądasz z przyzwyczajenia, bezcelowym zaglądaniem na Facebooka, przeglądaniem sklepów internetowych bez potrzeby, maniakalnym sprawdzaniem skrzynki odbiorczej. Mieszczą się tutaj wszystkie rozpraszacze – kiedy je ograniczysz, odkryjesz, jak wiele czasu pochłaniały. Nie eliminuj ich jednak całkowicie. Prokrastynacja jest odpoczynkiem dla mózgu, poświęć więc chwilę w ciągu dnia na słodkie nicnierobienie.

Zasada Pareto

Zasada Pareto opisuje wiele zjawisk z dziedziny ekonomii czy zarządzania. Głosi, że 20% obiektów wiąże się z 80% zasobów. Pod „obiekty” i „zasoby” podłożyć możemy inne zmienne, np. w obszarze zarządzania czasem uzyskując regułę: 20% działań przynosi 80% efektów. Liczby te obrazują uniwersalne prawo nierównowagi wkładów i wyników. Im więcej czasu poświęcamy na konkretne zadanie, tym gorsze efekty uzyskujemy. Perfekcjonizm sprawdza się, gdy musimy dbać o najwyższą jakość. Kiedy jednak dążymy do optymalizacji naszych działań, pedantyczna troska o szczegóły nie przyniesie rezultatów.

Jak możesz wykorzystać prawo Pareto do ustalania priorytetów? Jeśli wykonujesz powtarzalne czynności, sprzedajesz te same produkty czy obsługujesz tych samych klientów, ustal, które z czynności przynoszą najlepsze efekty, albo jakie produkty i klienci generują największe zyski. A następnie… skup się na tych czynnościach, produktach i klientach.

Stosując Pareto, robisz mniej, ale więcej. Koncentrujesz się tylko na tym, co jest naprawdę ważne. Nie marnujesz czasu i energii na działania, które nie przynoszą takich efektów, jakich się spodziewasz.

Klasyfikacja ABC

Pochodną zasady Pareto jest klasyfikacja ABC. Opiera się na grupowaniu zasobów według kryteriów ważności, dlatego często stosuje się ją w logistyce, np. przy układaniu towarów w magazynie. Przydaje się również w zarządzaniu czasem. Jak?

Dzięki klasyfikacji ABC podzielisz swoje obowiązki na 3 grupy:

• A – najważniejsze zadania, priorytety, które musisz wykonać na czas, bo bez nich świat się zawali;
• B – zadania ważne, ale nie najpilniejsze; ich realizację możesz przełożyć na później lub zlecić innym osobom;
• C – zadania, których wykonanie możesz odłożyć w czasie.

Najtrudniejszą częścią metody jest ustalenie działań z grupy A – są to działania przynoszące 80% efektów albo stanowiące I i II ćwiartkę macierzy Eisenhowera. Zastanów się, co stanowi podstawę Twojej pracy, życia rodzinnego, utrzymania domu, samorozwoju. Na początek pod uwagę weź krótki odcinek czasu: dzień lub tydzień. Wyobraź sobie, jak będzie wyglądała Twoja codzienność, jeśli nie wykonasz tych zadań. Stracisz dochodowe zlecenie, odetną Ci prąd, a może jakimś zaniedbaniem sprawisz przykrość najbliższym lub unieszczęśliwisz siebie?

Kiedy ustalisz priorytety, zidentyfikuj zadania B. To prostsze – w tej grupie mieszczą się wszystkie czynności, które są istotne, ale nie wymagają natychmiastowej aktywności. Jeśli masz do przygotowania 2 oferty dla kluczowych klientów, ale jedną musisz dostarczyć na jutro, a drugą na piątek, pierwsza z nich będzie zadaniem A, a druga – B. W zbiorze B znajdą się również działania zapisane w kalendarzu, np. zapłacenie rachunku za gaz do końca miesiąca czy potwierdzenie rezerwacji wczasów na Teneryfie w połowie marca.

Grupę C tworzą plany i marzenia, które kołaczą się gdzieś po głowie, ale pozostają w sferze „kiedyś”. Warto je mieć. Problem zaczyna się wtedy, gdy działania C przeskakują nagle do zbioru A. Marzysz np. o tym, że za 5 lat wybierzesz się w upragnioną podróż po Stanach Zjednoczonych. Perspektywa jest odległa, ponieważ na całe przedsięwzięcie musisz odłożyć znaczną sumę. Jednak zamiast skupiać się na priorytetach i codziennej pracy, dokładnie planujesz, co zwiedzisz w Nowym Jorku, jak dostaniesz się do Kalifornii i czy wybierzesz się na rodeo. Marzenia zamieniają się w pożeraczy czasu, a to w żaden sposób nie przybliża Cię do ich realizacji.

Działanie

Wiesz już, w jaki sposób ustalać cele, planować działania i wybierać wśród nich priorytety. Przed Tobą najtrudniejszy krok: zmotywowanie się do pracy i praca. Doskonale zdajesz sobie sprawę z tego, że kiedy już zaczniesz, wykonasz wszystko, co zaplanowałeś. Jak jednak zacząć?

Zaufaj sile swojego mózgu. Wyobraź sobie, jakie efekty przyniosą Twoje działania. Może skończysz pracę szybciej i wybierzesz się z dziećmi do ZOO, a może dzięki nadgodzinom kupisz wymarzony samochód? Pracując, myśl o korzyściach. Aby poprawić swoją wydajność, dodatkowo skorzystaj z kilku metod.

Pomodoro

Pomodoro stanowi klasykę zarządzania czasem. Każdy, kto próbuje lepiej organizować swoją pracę, wcześniej czy później testuje tę technikę, a wielu na niej poprzestaje, z sukcesem wykorzystując jej możliwości.

Nazwa Pomodoro wywodzi się od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Metoda opiera się na działaniu w cyklach, które wyznacza właśnie czasomierz – po 25 minutach nieprzerwanej pracy następuje 5-minutowa przerwa. Po 4 pełnych cyklach przerwa wydłuża się do 30 minut. Proste, prawda? Podstawą techniki jest pełne skupienie się na wykonywanym zadaniu. W ciągu 25 minut musisz całkowicie odciąć się od wszystkich rozpraszających czynników: wyłączyć telefon, wylogować się z Facebooka i skrzynki odbiorczej, zamknąć drzwi do swojego pokoju czy biura. W tym czasie istnieje tylko praca. Kiedy natomiast czasomierz obwieści przerwę, natychmiast oderwij się od działania. Nie myśl o nim. Zrób sobie kawę, przespaceruj się, otwórz okno i przez moment bez celu wpatruj się w dal.

Dlaczego to działa? Świadomość, że na wykonanie zadania masz tylko 25 minut, mobilizuje Cię do aktywności. Maksymalnie koncentrujesz się na tym, co musisz zrobić, a wtedy Twój mózg działa wydajniej. Przerwy pozwalają natomiast zachować świeżość umysłu i siły do dalszej pracy. Taki podział sprawia, że nawet kilkugodzinne ślęczenie nad wielkim projektem staje się mniej nużące.

Metoda salami

Pomodoro uzupełnić możesz metodą salami. Zaczynając pracę nad skomplikowanym zadaniem, rozłóż je na kilka mniejszych działań – „pokrój” tak, jak kroiłbyś obłędnie pachnącą, włoską salami, czyli na plasterki. Dzięki temu nawet największy projekt, np. pod nazwą „magisterka” czy „raport roczny”, przestaje onieśmielać.

Metoda sera szwajcarskiego

W technice salami ważna jest kolejność wykonywania poszczególnych części zadania. Metoda sera szwajcarskiego dopuszcza natomiast dowolność. Z listy działań, które składają się na projekt, wybierasz dowolne i to nim się zajmujesz. Kiedy skończysz, przeskakujesz do następnej „dziury w serze” – innego fragmentu projektu. Jeśli pracujesz nad obszernym artykułem, ale kolejne akapity wstępu nie kleją się do siebie, napisz dowolną część tekstu, rozwinięcie albo nawet zakończenie. Ważne, abyś zaczął pisać. Z każdym kolejnym słowem nabierzesz rozpędu, aż w końcu przygotujesz także i wstęp. Obie techniki – i salami, i sera szwajcarskiego, opierają się na doskonale znanej wszystkim metodzie małych kroczków. Najważniejsze, żeby zacząć. Potem potoczy się samo.

Poziom energii a zarządzanie czasem

Czasem, nawet pomimo stosowania różnorakich technik, miewamy w ciągu dnia trudniejsze momenty. Staramy się skoncentrować, ale nasze myśli nieustannie gdzieś uciekają. Wpatrujemy się w ekran monitora albo kartkę z wyliczeniami i wydaje nam się, że dziś nie jesteśmy w stanie zrobić już nic więcej. Znasz to?

Problem nie tkwi jednak w Tobie. Wynika z naturalnego przebiegu poziomu energii. Kiedy śpisz, poziom ten wynosi 0. Od rana stopniowo wzrasta, a szczyt osiąga w okolicach południa. Jeśli przyjrzysz się swojej codziennej aktywności, zauważysz, że w określonych godzinach pracujesz wydajniej, z łatwością realizując nawet najtrudniejsze zadania.

Szczyt energetyczny utrzymuje się przez ok. 3 godziny i w ciągu dnia już więcej się nie powtarza. Wykorzystaj ten czas na działania, które wymagają od Ciebie maksymalnego skupienia albo największej kreatywności. Oczywiście – nie zawsze jest to możliwe. Zdarzy się, że trudnym zadaniem musisz zająć się podczas energetycznego dołka. Nigdy jednak nie marnuj swojej największej energii na rutynowe czynności albo pożeracze czasu.

Eliminacja rozpraszaczy

Za każdym razem, kiedy odrywasz się od pracy, doświadczasz efektu piły – spadku wydajności po pojawieniu się zakłócenia. Nawet jeśli rozpraszasz się tylko na moment, nie powracasz do maksymalnego poziomu skupienia od razu. Potrzebujesz chwili na ponowne rozkręcenie się.

Nieustanne odrywanie się od zajęć – po to, aby sprawdzić Facebooka, odebrać telefon albo odpowiedzieć na pytanie współpracownika – sprawia, że Twoja produktywność gwałtownie spada. Żeby efektywnie wykorzystywać czas, musisz wyeliminować ze swojego otoczenia najczęstsze rozpraszacze. Jakie? I, przede wszystkim, jak to zrobić bezboleśnie?

Media społecznościowe

Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest – niewyczerpane źródło prokrastynacji. Usiłujesz maksymalnie skupić się na zadaniu, a już minutę później orientujesz się, że właśnie po raz kolejny tego dnia bezmyślnie przewijasz zdjęcia znajomych. Przeglądanie social mediów uzależnia i rujnuje produktywność. Aby skutecznie walczyć z tym nawykiem, wykorzystać możesz dodatki do przeglądarek internetowych – LeechBlock do Mozilli czy StayFocusd do Chrome, które czasowo blokują dostęp do wybranych stron.

Aby uświadomić sobie, jak często zaglądasz do social mediów, przeprowadź krótki eksperyment. Za każdym razem, kiedy przyłapiesz się na tym, że otwierasz w przeglądarce kartę z Facebookiem, zrób 5 przysiadów, 5 pajacyków albo 5 pompek. Po całym dniu nieustannego odrywania się od pracy zapewne okaże się, że masz za sobą niezły trening.

SMS-y i maile

Przeglądanie Facebooka jest stratą czasu – o tym wiemy doskonale. Odpisywanie na SMS-y czy ciągłe sprawdzanie skrzynki mailowej daje nam jednak złudne poczucie, że pracujemy. Maile dotyczą przecież spraw służbowych, a wystukanie odpowiedzi na wiadomość zajmuje kilka sekund… Rozpraszacz pozostaje jednak rozpraszaczem.

Wprowadź więc zasadę, że skrzynkę odbiorczą sprawdzasz jedynie 2 razy dziennie, np. o 12:00 i 17:00 (uważaj jednak, aby nie przerywać swojego szczytu energetycznego), a na SMS-y odpisujesz, kiedy całkowicie uporasz się z określonym zadaniem.

Rozmowy

Kiedy dzwoni telefon, odbieramy. To odruch. Tymczasem większość naszych rozmów telefonicznych dotyczy spraw błahych, których nie musimy rozwiązywać natychmiast. Co więcej – gdybyśmy szybciej kończyli pracę, nierozpraszani telefonami, moglibyśmy zająć się nimi wcześniej. Komórkę możemy wyciszyć. Co jednak z rozmowami toczonymi na żywo?

Każde biuro żyje. Ktoś wychodzi, ktoś wchodzi, ktoś pyta o poprawki, o raport, o radę. Jak w takich warunkach skupić się na zadaniach? Coraz częściej w przedsiębiorstwach wprowadza się zasadę nieprzeszkadzania sobie w określonych godzinach. W biurze zapada cisza, a ważne sprawy omawia się przez internetowy komunikator.

Jeśli możesz pozwolić sobie na odcięcie się od bodźców, podczas pracy załóż na uszy słuchawki. Nie musisz słuchać muzyki – słuchawki stają się jedynie sygnałem, że pracujesz. Każdy zastanowi się 2 razy, czy sprawa, z którą do Ciebie przychodzi, jest na tyle ważna, aby Ci przeszkadzać.

Olśnienia i pomysły niecierpiące zwłoki

Olśnienia – wszystkie te sprawy, o których przypominasz sobie akurat wtedy, kiedy zajmujesz się pracą. Przygotowujesz więc prezentację na jutrzejszą konferencję i nagle orientujesz się, że zapomniałeś sprawdzić, jak nazywa się prezydent Boliwii. A przecież absolutnie musisz to sprawdzić. Musisz też znaleźć tę książkę, o której słyszałeś 2 miesiące temu, zaplanować weekend w górach, zapłacić rachunek i nasmarować narty.

Aby nie poddawać się nagłym olśnieniom, zawsze miej przy sobie notatnik – w formie papierowej lub elektronicznej, i zapisuj w nim wszystkie pomysły, które wpadną Ci do głowy podczas realizacji obowiązków. Dzięki temu uspokoisz swoje wyrzuty sumienia i o niczym nie zapomnisz.

Nie marnuj swojego czasu. Kiedy obiecujesz sobie działanie – działaj. Pomyśl o efektach: nowym, lśniącym samochodzie, drinkach z palemką nad morzem, uśmiechach najbliższych, zadowoleniu z własnej pracy. Planuj i ustalaj priorytety, a potem biegnij do celu. Nie pozwól, żeby rządziły Tobą wskazówki zegara. Daj sobie szansę i wypróbuj kilka metod zarządzania zadaniami. Być może okaże się, że jednak masz czas na książkę, spacer z psem albo spontaniczny wypad za miasto.