Technika Pomodoro – czyli jak skutecznie zwiększyć wydajność pracy

Masz do wykonania drobne zadanie i zaczynasz jego realizację o 8, a kończysz o 17? Zapewne zdarzyło Ci się kiedyś rozpocząć jednego dnia 3 projekty i nie skończyć żadnego? To wyraźne objawy braku umiejętności zarządzania czasem. Lekarstwem na to „schorzenie” staje się technika Pomodoro, której pomysłodawcą jest Włoch – Francesco Cirillo.

Jak powstało Pomodoro?

Pod koniec lat 80. Francesco Cirillo, jako młody student, miewał problemy z przygotowaniem się do egzaminów. Wiele czasu poświęcał na naukę, ale nie widział jej efektów. Zastanawiając się nad organizacją swojego czasu, zauważył, że zbyt często odrywa się od podręczników i rozprasza nieistotnymi czynnościami. Nastawił więc kuchenny minutnik (model o kształcie pomidora, który od lat cieszy się popularnością w północnych Włoszech) na 25 minut i postanowił wykorzystać ten czas do maksimum. Po pełnym obrocie „pomidora” robił sobie 5-minutowe przerwy. Egzaminy zdał. Metoda zadziałała.

Technika Pomodoro krok po kroku

Autor techniki radzi, aby każdy seans z Pomodoro zacząć od sporządzenia listy zadań. Listę tę najlepiej stworzyć dzień wcześniej bądź rano, przed rozpoczęciem pracy. Spis powinien zawierać wszystkie zaplanowane na dany dzień zadania do wykonania, posortowane według ważności.

Pierwsze zadanie i Pomodoro

Słowem Pomodoro określamy 25-minutowe cykle, w ciągu których powinniśmy wykonać zadanie bądź jego część (w zależności od tego, jak obszerny materiał mamy do zrealizowania). Istotne jest to, aby praca była wykonywana przy maksymalnym skupieniu. W razie inwazji rozpraszających myśli warto mieć w zasięgu ręki kartkę i długopis. Notowanie obowiązków (zarówno czynności koniecznych do wykonania, jak i tych wynikających z kaprysu), które zaprzątają głowę, sprawia, że nie myślimy o nich podczas realizacji zadań z listy Pomodoro.

Pomodoro nie istnieje

Aby metoda zadziałała, warunek jest jeden: okresu Pomodoro nie wolno wydłużać ani skracać! Włączamy więc timer i na 25 minut skupiamy się tylko i wyłącznie na wykonaniu zadania. Ignorujemy przychodzące SMS-y, powiadomienia o nowych e-mailach, przemożną chęć zerknięcia na Facebooka. Bez maksymalnej koncentracji na pracy Pomodoro nie istnieje.

Warto jednak podjąć ten wysiłek. Kiedy timer obwieści zakończenie cyklu, poczujemy satysfakcję z własnej produktywności. Skreślamy wykonane zadanie, a następnie z radością obserwujemy, jak szybko skraca się cała lista.

Przerwa

Kolejnym etapem jest obowiązkowa, 5-minutowa przerwa, podczas której prostujemy zesztywniałe kości, sprawdzamy pocztę bądź robimy sobie kawę. Miłośnicy tej techniki przyznają, że pierwsza pauza była dla nich trudną do wykonania powinnością. Kiedy już maksymalnie się nad czymś skupimy, niełatwo nam się od tego oderwać. Przerwa jest jednak konieczna, aby zachować świeżość umysłu i chęć do pracy.

Kontynuacja cyklu

Po 4 cyklach Pomodoro robimy sobie dłuższą, 30-minutową przerwę. Ten czas możemy wykorzystać na spacer, rozmowę ze znajomymi bądź wypad na kawę. Ważne, abyśmy zrobili coś, co pozwoli nam psychicznie i fizycznie oderwać się od czynności związanych z pracą.

Początkowo nie jest łatwo przyzwyczaić się do cyklu narzucającego czas pracy i przerw. Okazuje się jednak, że taki podział jest bardzo korzystny dla organizmu. Umysł mobilizuje do pracy świadomość, że mamy jedynie 25 minut na wykonanie konkretnego zadania. Dowiedziono naukowo, że mózg pracuje w tym czasie wydajniej. Dzięki przerwom nie czujemy się znużeni kilkugodzinną pracą. Pozwala to odświeżyć umysł i powrócić do zadania z nieutraconym jeszcze zapałem. Choć pierwsze spotkania z techniką Pomodoro są zazwyczaj trudne, pamiętajmy, że istotny jest efekt pracy.

Zalety Pomodoro

Pomodoro obłaskawia wielkie zadania. Aby zadziałało, nawet największe projekty musimy podzielić na kilka mniejszych działań. Gigant pod tytułem „wykonać raport półroczny” tylko onieśmiela i zniechęca. Jeśli jednak mamy przed sobą najbliższy, niewielki krok, chętniej zabierzemy się do jego wykonania.

Motywuje do działania Łatwiej nam skoncentrować się na zadaniu, kiedy wiemy, że za moment – bez wyrzutów sumienia, że marnujemy czas – zrobimy sobie kawę albo zajrzymy na Facebooka. Obietnica krótkiej przerwy motywuje do wzmożonej pracy.

Pozwala zapanować nad czasem. Niekiedy praca bywa wyścigiem z przesuwającymi się wskazówkami zegara, a każda upływająca minuta dekoncentruje nas coraz bardziej. Z Pomodoro czas staje się sprzymierzeńcem. Mamy 25 minut na wykonanie zadania i wykorzystujemy każdą sekundę, aby zdążyć.

Eliminuje rozpraszacze. Pomodoro uczy, jak radzić sobie ze wszystkim, co rozprasza i odrywa od zadania. Kiedy mamy świadomość, jak niewiele czasu pozostało nam na ukończenie działania, nie tracimy cennych minut na zbędne czynności. Już po kilku dniach pracy z tą techniką zauważymy, że ignorujemy przychodzące powiadomienia albo SMS-y.

Pozwala zachować świeżość umysłu. Ponieważ widzimy efekty swojej pracy, czujemy się uspokojeni. Krótkie przerwy pomagają się natomiast zregenerować i odświeżyć głowę. Dzięki temu nawet wielogodzinna praca przebiega sprawniej.

Kilka wskazówek

• Do pracy z Pomodoro musimy się przygotować. Sporządzamy listę zadań, porządkujemy biurko, odkładamy na bok telefon, wyłączamy w przeglądarce kartę z Facebookiem. Przyda się też kartka i długopis do zapisywania pomysłów, które przyjdą nam do głowy podczas wykonywania zadań. Mózg zwykle płata figle i w czasie wzmożonej aktywności przypomina o niezapłaconym rachunku albo konieczności kupna nowego fotela.
• Wykorzystujemy 25-minutowy cykl do maksimum – jeśli skończymy zadanie wcześniej, nie wydłużamy sobie przerwy, ale zajmujemy się kolejnym działaniem z listy.
• Nie spędzamy przerw przed ekranem monitora. Ruszamy się, spacerujemy po biurze czy domu, wychodzimy na chwilę na balkon albo po prostu patrzymy przez okno.
• Cykle możemy modyfikować, dostosowując je do swoich potrzeb. Może się okazać, że najlepsze efekty osiągamy, pracując nieprzerwanie przez 35 minut – nie zmuszajmy się więc do kończenia działania po 25 minutach, ale potem odpowiednio wydłużmy sobie przerwę. Ważne, aby wybrać jedną długość cyklu i konsekwentnie ją stosować.

Aplikacje do Pomodoro:

• iOS: My Little Pomodoro
• iOS: Timey
• Android: ClearFocus
• Web: Tomato Timer
• Mozilla: Tomato Clock

Pomodoro nie zmusi nas do pracy ani nie sprawi, że z radością zaczniemy wypełniać obowiązki. Stosując tę technikę, uświadomimy sobie jednak, jak wiele czasu tracimy na bezsensowne czynności. Wypełniając 25-minutowe cykle sumienną pracą, powoli i efektywnie zrealizujemy każdy, nawet największy projekt.