Stopka mailowa – jakie elementy powinna zawierać?

Każdy e-mail pisany w stylu formalnym winien być opatrzony odpowiednimi zwrotami. Zasady te obowiązują również w kontaktach biznesowych, w sytuacji, gdy piszemy do klienta. Dziś zajmiemy się zakończeniem e-maila i nie chodzi tu o końcowe zwroty grzecznościowe w stylu „pozdrawiam”, „z poważaniem” czy „z wyrazami szacunku”, ale o to, jakie elementy powinna zwierać stopka mailowa przedstawiciela handlowego. Czasami nie przywiązujemy wagi do jej wyglądu, a okazuje się, że może ona przekonać do nas klienta i wzmocnić z nim naszą relację biznesową. Zdziwieni? Niepotrzebnie. Nierzadko trwałe stosunki handlowe mogą się właśnie zrodzić za sprawą tak nieistotnego z pozoru szczegółu jak stopka mailowa.

Czcionka

Czcionka mówi o Tobie dużo i może podświadomie wywołać u odbiorcy określone emocje i skojarzenia. Courier np. został tak zaprojektowany, aby przypominać styl maszyny do pisania, ma zatem coś z modnego vintage’u. Z jednej strony mamy czcionki utrudniające czytanie, z drugiej czcionki szeryfowe i bezszeryfowe – estetyczne w odbiorze i łatwe w lekturze. Ostatecznie wybór czcionki zależy od Ciebie, ale staraj się wybierać ją świadomie i celowo.

Imię i nazwisko

Rzecz podstawowa i jakże ważna. Nie ma znaczenia, jeżeli wcześniej podpisałeś już e-mail swoim imieniem i nazwiskiem, powtórz je jeszcze w stopce. Skrzynka odbiorcza Twoich klientów i kontrahentów pęka zapewne od podobnych wiadomości, dlatego tak istotne jest, aby Twoje dane personalne zostały zapamiętane przez odbiorcę. Ten moment zapamiętania imienia i nazwiska jest kluczowy dla relacji biznesowej, od niego rozpoczyna się budowanie zaufania. Ucząc się czyjegoś imienia i nazwiska, okazujemy partnerowi szacunek i zaczynamy tworzyć z nim znaczące więzi handlowe.

Profil mediów społecznościowych

Media społecznościowe to nieograniczone źródło wiedzy o ludziach. Dlatego otrzymując e-mail od nowej osoby pierwsze, co robimy, to sprawdzamy profil nadawcy w social media. LinkedIn czy Twitter umożliwiają klientowi zasięgnięcie o Tobie kilku informacji, zanim zdecyduje się on odpisać na e-maila. Świadomi znaczenia mediów społecznościowych przedstawiciele handlowi sami zapraszają swoich klientów do przejrzenia ich profili w social media, co sprzyja budowaniu własnej wiarygodności i rozpoczyna tworzenie silnych więzi biznesowych. Zawrzyj w stopce odnośnik do Twojego profilu na LinkedIn lub Twitterze, lub do prowadzonej przez Ciebie strony internetowej.

Blog

Przedstawiciele handlowi nieustannie szukają sposobów, które wzmocnią ich wiarygodność w oczach klientów. Zdają sobie bowiem sprawę z tego, że ludzie nie chcą kupować u kogoś, do kogo nie mają zaufania i kogo produktów nie znają. Dodanie w stopce mailowej linka do prowadzonego bloga jest jednym z łatwiejszych sposobów na budowanie autentyczności. Pomaga również kupującemu dotrzeć do informacji o produkcie, których z pewnością szuka.

Numery telefonu

Kontakt telefoniczny nie odszedł jeszcze do lamusa. Dostarczając klientowi różnych kanałów kontaktu z Tobą, sprawiasz, że może on wybrać ten, który jest dla niego najwygodniejszy. Miej na uwadze to, że współczesny nabywca, konsument żyje w biegu i chce mieć możliwość posiadania pod ręką preferowanej formy łączności, tak aby móc łatwo i szybko się z Tobą skomunikować. Dlatego zamieść w stopce mailowej swoje numery telefonu – biurowy i komórkowy.

Strona internetowa firmy

To kolejny ważny składnik stopki mailowej. Przed zakupem klienci robią własne „śledztwo” na temat firmy, a mają ku temu nieograniczone możliwości. Poprzez dołączenie do stopki strony internetowej firmy, czynisz ją bardziej przyjazną i bliższą dla odbiorcy oraz dajesz im dostęp do wielu cennych informacji o produktach.

Zdjęcie

Obraz ma dużo większe oddziaływanie niż słowo pisane. Wynika z to z możliwości percepcyjnych mózgu, który przetwarza obraz o wiele szybciej niż tekst. Wspominaliśmy o tym we wcześniejszym wpisie. Dodatkowo większa liczba populacji ma tzw. pamięć fotograficzną. Dlaczego zatem nie wykorzystać tej wiedzy podczas tworzenia tak niepozornego elementu, jakim jest stopka mailowa? Jeśli chcesz, aby Twoi odbiorcy mieli poczucie, że znają Cię od pierwszego maila, nie bój się dołączyć do stopki swojego zdjęcia, zrodzisz dzięki niemu u klienta poczucie zaufania względem Ciebie.

Wszystkie wymienione elementy zawarte w stopce mailowej rozluźniają formalną jak dotąd relację między firmą a klientem. Odbiorca, widząc informacje dołączone do stopki w każdym nadesłanym mailu, utrwala sobie obraz firmy w swoim umyśle. Potraktujcie zatem stopkę mailową jako dodatkową szansę, aby zachwycić i oczarować swoich klientów – sobą i jednocześnie swoją firmą.

Co prawda nasz miniCRM nie służy do wysyłania newsletterów czy mailingów, ale na pewno wspiera sprzedaż i może pomóc Twojej firmie zwiększyć jej konkurencyjność. Zarejestruj się na stronie naszej aplikacji i sprawdź, jakie funkcje ma Ci do zaoferowania.