Marnowanie czasu w pracy – jak tego nie robić?

Jeśli połowę czasu przeznaczonego na pracę spędzasz na przeglądaniu portalów społecznościowych, nie należy się temu dziwić. Czy przyczyną jest nieumiejętne planowanie czasu pracy i przerw? A może wina leży po stronie szefa, który wyznacza Ci zbyt małą ilość zleceń? Sprawdźmy dlaczego, na co i kiedy marnujemy czas w pracy.

Dlaczego? Mimo wiedzy, że najlepiej byłoby wykonać zadanie jak najprędzej, istnienie możliwości przełożenia go na kolejny dzień brzmi bardzo kusząco. Kwestia ta zostaje czasem nierozstrzygnięta, aż do ostatniej chwili spędzonej w pracy. Prowadzi to do tego, że w ciągu ustawowych ośmiu godzin robimy częste przerwy, których czas w dodatku sobie wydłużamy.
Z drugiej strony zaś 18% pracowników uważa, że przyczyną marnowania czasu jest zbyt mała ilość zadań (w tym przypadku trudno obwiniać o to samych pracowników, albowiem gdyby nie odwiedzali stron internetowych lub nie czytali gazet i tak nie mieliby czym się zająć). 14% respondentów sądzi, że czas dłuży się pracownikowi w pracy (co także jest wynikiem małej ilości zadań). 12% narzeka na niską pensję, a 11% jest przekonana, że to brak wyzwań jest główną przyczyną owego marnotrawstwa.
Na co? Badania przeprowadzone w 2011 roku przez fonality.com pokazują, że znacznym „zjadaczem” czasu są próby kontaktu z klientami, kontrahentami i znajomymi z pracy. Tracimy czas, ponieważ czekamy, aż ktoś odbierze telefon lub przeczyta maila. Obliczenia wykazują, że są to średnio 74 minuty! Poniżej znajduje się wykaz czynności, na które marnujemy czas, razem z ich minutowymi odpowiednikami:

• 67 minut na próby znalezienia najważniejszych informacji (w papierach bądź Internecie);
• 39 minut na przyswajanie i konfrontowanie podobnych danych;
• 33 minuty na zebrania i spotkania, które nie wnoszą niczego wartościowego do naszego życia;
• 29 minut dzienne na kurtuazyjne rozmowy ze znajomymi, z którym tak naprawdę nie mamy potrzeby rozmawiać.

A więc jak się okazuje marnujemy łącznie 242 minuty, czyli 4 godziny w pracy.
Drogocenne minuty w pracy upływają nam także na przeglądaniu stron internetowych, prasy oraz na pogawędkach ze znajomymi. Często zdarza się, że wydłużamy sobie czas przeznaczony na posiłek. Tacy pracownicy usilnie próbują zamaskować fakt, że nie poświęcają wystarczająco dużo czasu na pracę. Z poważną miną energicznie coś notują i dzięki temu sprawiają wrażenie bardzo zapracowanych. Mistrzowskie sposoby pozorowania pracy sprawiają, że mała ilość przełożonych odkrywa nasze lenistwo.
Badania firmy Gemius unaoczniły problem marnowania przez Polaków czasu przeznaczonego na pracę. Okazało się, że 93 % Polaków wykorzystuje Internet w pracy do celów prywatnych, m. in. na sprawdzanie prywatnej poczty, przeglądanie stron WWW, sprawdzanie internetowych aukcji, odwiedziny na serwisach społecznościowych, realizacja zleceń bankowych, udział w czatach, robienie zakupów, szukanie nowych pracodawców, odwiedzanie serwisów z grami online. Co piąty Polak na przeglądanie stron w sieci poświęca godzinę, co dziesiąty – dwie godziny. Gemius obliczył również, że pracownicy zamiast pracować miesięcznie 160 godzin, pracują 140. Pracodawcy tracą na tym około 5,5 tys. zł, przy założeniu, że ich zarobki wynoszą ok. 3,1 tys. zł brutto.
Statystyki pokazują, że najwięcej czasu w pracy marnują osoby młode. Średnio nieco ponad 2 godziny dziennie tracą pracownicy w wieku od 20 do 29 lat. Najmniej marnotrawią czas osoby w grupie wiekowej 40-49 lat, ale produktywność tej grupy nie jest wcale najwyższa.

Jak zaradzić? Pracownicy sądzą, że przez robienie sobie „dłuższych przerw” w pracy nie cierpią ani klienci ani pracodawcy. Problem jednak nie do końca na tym polega. Obecność tzw. „rozpraszaczy” powoduje, że pracownicy są rozkojarzeni i pracują mniej niż to wynika z umowy o pracę. Sprawdzenie skrzynki mailowej zajmuję chwilę, ale wdrożenie się z powrotem w pracę dużo więcej. Rozwiąż ten problem odpowiednią organizacją czasu pracy. Na początku każdego dnia koniecznie ustal sobie listę najistotniejszych zadań do wykonania. W kalendarzu spisz wszystko to, czym MUSISZ się zająć danego dnia. Tworząc taką listę przekonasz się, że portale społecznościowe i skrzynka mailowa nie są tak istotne, jak mogło Ci się wydawać. Warto zastosować znaną od dawna technikę Pomodoro, która pomoże Ci sprawnie i skutecznie zarządzać Twoim czasem w pracy.

autorka: Judyta Zegan