Planowanie zadań. Czy warto korzystać z metody GTD?

Metoda GTD poleca planowanie według pięcioetapowego procesu:

1. Definiowanie celów i zasad
   Kiedy zaczynasz planować w twojej głowie pojawia się określona intencja, która przemienia się ostatecznie w cel. Cel określaj zgodnie z przyjętymi przez siebie zasadami. Na przykład kiedy chcesz wybrać się na obiad, chęć zjedzenia posiłku staje się twoim celem, a rodzaj restauracji, koszt posiłku itp. to zasady w ramach których określasz swój cel. Jeżeli nie będziesz wiedział dokąd chcesz się udać, nigdy tam nie dojdziesz. Dlatego tak ważne jest określenie celu. Cel uświadamia nam czym właściwie jest działanie. Cel musi być jasny i dostatecznie sprecyzowany. Natomiast zasady określają w jaki sposób realizować cel oraz wyznaczają standardy idealnego działania.
2. Wyobrażenie sobie rezultatów końcowych
   Planując od razu myślisz jak zakończy się dane przedsięwzięcie. Wyobrażasz sobie jak będzie smakował sukces, kiedy zakończysz działanie, jak zareagują inni pracownicy, jak ma się czuć klient. W omawianym przykładzie wybrania się na obiad, natychmiast wyobrażasz sobie siebie w restauracji, smak jedzenia, atmosferę itp. Wizja efektu końcowego napędza do działania. Im klarowniejsza wizja, tym lepszy podstawę do napędzania kreatywności ma twój umysł.
3. Burza mózgu
   Kiedy już ustaliłeś swoją wizję, zaczyna się etap w którym zadajesz sobie pytania jak zrealizować to o czym myślałeś. Zadajesz sobie pytania w stylu: o której powinienem iść? W co się ubrać? Itp. Twój umysł pracuje na wyższych obrotach. Myśli nie są uporządkowane, pojawiają się aspekty planu, o których nawet wcześniej nie myślałeś. Najważniejsze z tym myśli zapisujesz w swojej pamięci. Przy bardziej skomplikowanym projekcie należy zapisywać na kartce lub w innym bezpiecznym miejscu, do którego będzie można powrócić bez problemu. Bardzo przydatne na tym etapie jest tworzenie graficznego obrazu przepływających pomysłów to znaczy tak zwanych „map myśli”. Główne przykazania dobrej burzy mózgu to: nie krytykuj, skup się na ilości, a nie jakości, odpuść sobie na tym etapie analizę i porządkowanie.
4. Porządkowanie
   W tym etapie zabierasz się do porządkowania wcześniej wygenerowanych pomysłów. Określasz listę działań w czasie. Mówisz sobie: „po pierwsze muszę sprawdzić czy restauracja jest czynna, po drugie muszę się przebrać…”. Dzięki temu plan nabiera realnych kształtów. W porządkowaniu można posłużyć się zewnętrznymi narzędziami takimi jak wykres GANTTA. Określ na tym etapie podstawową strukturę, a twój umysł sam wypełni powstałe luki.
5. Zaplanowanie najbliższych działań
   Kiedy już przejdziesz niemal wszystkie etapy procesu planowania skupiasz się na działaniu, a więc na pierwszej czynności, którą musisz wykonać, aby przybliżyć się do realizacji założonego celu. Cała twoja uwaga jest skupiona na tym pierwszym realnym i konkretnym działaniu. Określenie tego działania jest pierwszym testem sensowności całego projektu.

Ten model planowania jest według Allena naturalny dla człowieka, jednak niewielu z nas tak naprawdę stosuje każdy etap w swoim życiu. Niestety pomijamy nawet kilka etapów, co upośledza w rezultacie nasze zdolności do planowania działań i w efekcie ich realizację. Dlatego od dziś warto przyjrzeć się swojemu modelowi planowania i starać się dopasować go do propozycji GTD.