3 proste sposoby na zwiększenie produktywności w pracy

Dobra organizacja pracy własnej oraz sprawne zarządzanie czasem to podstawy trzech prostych metod zwiększających produktywność codziennych obowiązków, nie tylko zawodowych.

1. Technika pomodoro

Technika ta, opracowana przez Włocha Francesco Cirillo, wzięła swą nazwę od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora wykorzystywanego często jako narzędzie w tej metodzie. Polega ona na wykonywaniu poszczególnych zadań bądź ich części w 25-minutowych odcinkach czasowych (tzw. pomodoro). Pomiędzy kolejnymi partiami pracy występują przerwy 5-minutowe oraz 20-30-minutowe po każdym czwartym pomodoro. Niewątpliwą zaletą tej metody jest, z racji wielu przerw, silna motywacja do wykonywania pracy. Przekłada się to na zwiększoną wydajność – korzystający z tego sposobu chce zakończyć zadanie lub jego część w określonym odcinku czasowym. Dzięki technice pomodoro możliwe staje się wykonanie większej liczby zadań. Praca przy pomocy tej metody powinna zawsze odbywać się w skupieniu, ze względu na to, że każde pomodoro jest niepodzielne. Dlatego też najlepiej sprawdza się ona w przypadku pracy w spokojnym otoczeniu, bez ryzyka, że ktoś będzie nas często rozpraszał.

2. Inbox zero, czyli pusta skrzynka odbiorcza

Metoda inbox zero to codzienne opróżnianie naszej skrzynki odbiorczej z nieprzeczytanych wiadomości. Otrzymując maila, od razu podejmujemy decyzję, co należy z nim zrobić. Nie odkładamy tego na później i wykonujemy tylko raz. W tym celu podejmujemy adekwatne do stopnia przydatności maili czynności. Są to kolejno: usuń – w przypadku maili niepotrzebnych, których nawet nie trzeba otwierać; oddeleguj lub przekaż dalej – gdy mail nie był adresowany do nas; wykonaj – wówczas, gdy wykonanie zadania określonego w mailu nie zajmie więcej nic 2 minuty; odłóż/zapisz na później – gdy zadania związane z mailem można odłożyć w czasie; archiwizuj – w przypadku maili, które mogą się przydać w przyszłości. Czyszcząc systematycznie w ten sposób skrzynkę odbiorczą, nie tylko ją porządkujemy i ułatwiamy sobie nawigację po niej, ale również wyraźnie oszczędzamy czas oraz organizujemy swoje miejsce pracy.

3. GTD – Getting Things Done

Metoda stworzona i opisana w książce przez Davida Allena, ma na celu wydajne zarządzanie czasem. Kompletuje ona wszystkie, bez względu na stopień ważności, zadania do wykonania – zarówno te, które należy zrealizować w całości, jak i częściowo. Proces zarządzania zadaniami opiera się na 5 głównych etapach: gromadzeniu – czyli zebraniu nie tylko wszystkich zadań, ale związanych z nimi szczegółowych informacji i notatek; analizowaniu, czyli wstępnej selekcji zadań pod kątem tego, czy należy podejmować ich wykonanie czy też nie; porządkowaniu zadań wymagających realizacji w trybie natychmiastowym oraz w późniejszym terminie; regularnym porządkowaniu, czyli systematycznej aktualizacji danych dotyczących wykonywanych zadań i wreszcie na realizacji zaplanowanego zadania w zależności od sytuacji, w jakiej znajduje się jego wykonawca, ilości dostępnego czasu oraz energii.